claude-plugins/crm-ops/skills/expense/SKILL.md

name, description

name	description
expense	Gestao de despesas Desk CRM com PDF obrigatorio. Registar, categorizar e analisar despesas com verificacao de duplicados por reference_no, upload SFTP e arquivo mensal automatico.

/expense - Gestao de Despesas

Skill para gestao de despesas com verificacao obrigatoria de categorias existentes.

Quando Usar

• Registar nova despesa
• Criar/gerir categorias de despesas
• Consultar despesas por periodo/categoria
• Associar despesas a projectos/clientes
• Analise e relatorios de despesas
• Processar despesas de tickets de contabilidade (departamento 3)
• Importar recibos de servicos (Anthropic, Hetzner, etc.)

Quando NAO Usar

• Para facturas a clientes (usar /invoice)
• Para orcamentos (usar /orcamento)
• Para pagamentos recebidos (usar /crm)

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REGRA CRITICA: CATEGORIAS

PROIBIDO criar categoria sem verificar se ja existe.

1. Listar categorias: get_expense_categories(with_stats=true)
2. Pesquisar por nome similar na lista
3. SE encontrar match ou similar: USAR a categoria existente
4. SE realmente nao existe: PERGUNTAR "Nao encontrei categoria para X. Criar nova?"
5. SO CRIAR apos confirmacao explicita

Violacao desta regra causa duplicados que prejudicam relatorios financeiros.

Para mapeamento completo de fornecedores, emails e padroes PDF para categorias: ver references/category-mapping.md

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Protocolo: Registar Despesa

Gate PDF obrigatorio: Sem documento, nao regista. Unica excepcao: bypass explicito do utilizador (AT/Salario sem recibo).

1. GATE PDF: Verificar que existe ficheiro PDF
   - SE utilizador forneceu PDF: prosseguir
   - SE nao forneceu: PEDIR o ficheiro
   - SE nao tem e pede bypass: PERGUNTAR "Confirmas despesa sem documento?"
   - Bypass valido apenas para: AT, Salarios, transferencias bancarias
2. LER O PDF: Extrair dados reais do documento
   - NUNCA copiar valor de um PDF para outro
   - EXTRAIR reference_no (numero factura) — OBRIGATORIO para dedup
3. OBRIGATORIO: get_expense_categories(with_stats=true)
4. Identificar categoria correcta na lista
5. VERIFICAR DUPLICADOS (3 camadas — OBRIGATORIO):
   Camada 0 — Referencia de factura (PRIMARIA):
   - get_expenses(search: "<reference_no>")
   - Se alguma despesa tem reference_no IGUAL → DUPLICADO → PARAR
   Camada 1 — Fornecedor + Valor + Data:
   - get_expenses(search: "<fornecedor>")
   - Mesmo fornecedor + valor (±0.05) + data (±3 dias) = duplicado
   Camada 2 — Expense name:
   - get_expenses(search: "<fornecedor> - <reference_no>")
   - Se match exacto → duplicado
   Se QUALQUER camada detecta duplicado → NAO criar, informar utilizador
6. Recolher dados:
   - category_id, amount, currency (EUR=3, USD=2), date (YYYY-MM-DD)
   - reference_no (numero factura — OBRIGATORIO)
   - note (incluir numero factura), send_invoice_to_customer = 0
   - Opcionais: client_id, project_id, billable, tax
7. CONFIRMAR com utilizador (mostrar resumo)
8. create_expense (INCLUIR reference_no no payload)
9. UPLOAD PDF ao Desk via SFTP:
   a. mkdir -p no servidor: /home/ealmeida/desk.descomplicar.pt/uploads/expenses/<id>
   b. mcp__ssh-unified__sftp_upload(server:"desk", local_path, remote_path)
   c. chown -R ealmeida:ealmeida
   d. INSERT INTO tblfiles (rel_id, rel_type='expense', ...)
10. ARQUIVO MENSAL: Mover PDF para Contabilidade/YYYY/NN-NomeMes/
11. Confirmar criacao ao utilizador

Protocolo: Criar Categoria

1. get_expense_categories() - listar todas
2. Verificar se existe categoria similar
3. SE existe similar: USAR ESSA, nao criar
4. SE nao existe: perguntar confirmacao ao utilizador
5. SO APOS confirmacao: criar

Protocolo: Consultar Despesas

1. get_expenses com filtros: category, date_from/date_to, client_id, project_id, limit
2. Apresentar resumo ao utilizador

Protocolo: Analise de Despesas

1. expense_analytics: period ("month"/"quarter"/"year"), breakdown_by ("category"/"client"/"project")
2. Apresentar insights: total por categoria, tendencias, categorias mais usadas

Processar Despesas de Tickets

Para protocolo completo de processamento de tickets de contabilidade: ver references/ticket-processing.md

Resumo: Obter ticket -> verificar anexos -> verificar duplicados (3 camadas) -> extrair dados -> confirmar -> criar despesa -> upload PDF -> arquivo mensal.

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Comandos

Comando	Descricao
/expense create	Registar nova despesa
/expense list	Listar despesas recentes
/expense categories	Listar categorias disponiveis
/expense report [periodo]	Relatorio de despesas
/expense search [termo]	Pesquisar despesas

MCP Tools

Despesas: get_expenses, create_expense, update_expense, delete_expense, bill_expense_to_customer Categorias: get_expense_categories (usar with_stats=true) Analise: expense_analytics

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Anti-Patterns (NUNCA fazer)

Categorias:

1. Criar categoria sem listar existentes primeiro
2. Assumir que categoria nao existe
3. Criar categoria com nome similar a existente

Despesas: 4. Criar despesa sem category_id 5. Nao validar data (formato YYYY-MM-DD) 6. Criar despesa sem verificar duplicados primeiro (3 camadas obrigatorias) 7. Criar despesa sem reference_no (chave primaria de dedup)

Valores de PDFs: 8. Assumir que ficheiros com nomes semelhantes tem o mesmo valor 9. SEMPRE ler CADA PDF individualmente para extrair o valor real

Tickets: 10. Processar ticket sem verificar anexos PDF 11. Assumir que ticket com recibo = despesa nao lancada

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Checklist Pre-Operacao

• Listar categorias existentes
• Validar categoria correcta
• Extrair reference_no do PDF/factura
• Verificar duplicados (3 camadas)
• Confirmar dados com utilizador
• Usar formato data YYYY-MM-DD
• Incluir reference_no no create_expense
• Incluir nota descritiva

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Referencias

• references/category-mapping.md - Mapeamento fornecedores, emails, padroes PDF, campos, moedas, SQL
• references/ticket-processing.md - Protocolo completo de processamento de tickets
• references/changelog.md - Historico de alteracoes

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Self-Healing

Antes de executar, ler ~/.claude-work/healing/expense.jsonl (se existir). Cada linha é um padrão de erro conhecido:

{"date":"YYYY-MM-DD","issue":"descrição do problema","fix":"como evitar","source":"user|auto"}

Se encontrares um padrão relevante ao contexto actual, aplica o fix preventivamente. Após cada erro ou correcção do utilizador nesta skill, adicionar nova linha ao healing log com o padrão aprendido.

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Criado: 2026-02-05 | Actualizado: 2026-03-30 | Fix: dedup 3 camadas com reference_no (DES-137)

Healing Log