# Transcrições de: SmartSuite Mastery Playlist from ProcessDriven ## Tipo: Playlist Data: 09-01-2025 06: 05: 14 ## Vídeo 1: <https://www.youtube.com/watch?v=WytAWvNgyQ8> (Idioma: en) Se está à procura de uma plataforma de gerenciamento de trabalho que junte todos os seus tarefas, projetos e informações CRM em um só local, isso pode ser um pouco sobrecarregado. Além disso, existem muitas ferramentas nesse espaço, todas elas anunciam a mesma coisa. Apesar de parecerem as mesmas a primeira vista, não é até que você diga mais a fundo que você pode verificar onde as diferenças estão. E, para aqueles que já trabalharam com mais de 1200 empresas enquanto elas estavam tentando construir a sua plataforma de gerenciamento de trabalho, gostaria de compartilhar um pouco de um curto-circuito que uso para avaliar qual é a ferramenta indicada para uma empresa. Porque, entre você e eu, não realmente existe a melhor ferramenta. Há a melhor ferramenta para você num determinado momento, mas o que é melhor para você não é o mesmo para outra pessoa que está na sala de eneza a sua esquerda. Portanto, o que eu quero hoje é compartilhar esse curto-circuito que é usar o prioritizacións das ferramentas de software como uma ferramenta de tomada de decisões para determinar qual ferramenta vale a pena olhar um pouco mais a fundo. Hoje eu vou falar sobre as três áreas em que eu realmente sentio que o SmartSuite está se destacando e está colocando mais ênfase do que alguns concorrentes. E se essas três áreas são algo que seja prioridade para sua organização, se estiverem no topo da sua lista de compra, isso é uma possível indicação de que deve fazer sentido para você olhar mais a fundo nessa área. Se essas áreas não forem interessantes para você, óbvio que o oposto é sugerido aqui. Mas eu vou estar falando sobre três conquistas hoje. As coisas que fazem o SmartSuite diferentes dos concorrentes, e desde já, se estas áreas não forem interessantes para você, onde quer que você esteja no processo de difusão. Essas áreas e essas prioridades – eu acho que vão ser muito interessantes para você independentemente do seu estado no caminho de descoberta. Bem, tecnologia de gerenciamento de processos, seja lá trabalho ou qualquer coisa como isso, estamos vendo que esta se tornando cada vez mais importante. Então essa é a primeira área: você está precisando de uma tecnologia de gerenciamento de processos que tenha seu foco revolvido em permissões e controle. É por isso que está aqui: porque se você estiver procurando uma ferramenta que tenha controle e poder de administração, talvez encontre algo aqui que será realmente alinhado com o que está à procura. Além disso, há muitas ferramentas de trabalho disponíveis. Mas a maioria delas se concentra na flexibilidade. São calçadas de bancos de dados que podem ser editados de qualquer forma e isso causa o caos para as equipes que necessitam de processos mais fortes ou famílias mais importantes. Se eu vou ao site de SmartSuite e eu mergulo um pouco pelas suas permissões entre outras coisas, você vai ver isso. Na sua interface você vai ver que podemos definir permissões em cada uma das suas app. PS: Se você quiser seguir ao longo desta mesma tutorial no seu próprio computador, o link que estamos usando para SmartSuite está na descrição deste vídeo. Agora voltando as coisas. SmartSuite, esta ferramenta lançada recentemente no espaço está colocando as permissões muito quase no topo da prioridade da lista. Eles acrescentaram tempo e atenção ao trabalho em sua interface para garantir que tenhamos oportunidade de bloquear as permissões. Isto garante que as coisas não sejam accidentalmente editadas e até mesmo quando entrarmos em opções avançadas, podemos garantir que o conteúdo possa ser editado em vários níveis. Agora, por suposto, poder define permissões ao nível da solução ou do App no mundo da SmartSuite, assim como em outras ferramentas, mas isso é apenas o início do que SmartSuite incorpora a permissão. Eles acrescentaram mais tempo à essa funcionalidade, num meu ponto de vista, que a maioria das ferramentas comparáveis a esse preço. Parece que a permissão é quase uma prática da ERP já redistribuída para o resto de nós – todos os seres humanos – independente de nós seres mera mortais. Por que? Porque observando mais a fundo de SmartSuite, apenas encontramos mais e mais opções de permissão. Por exemplo, na página atual da permissão, eles indicam que eles vão estar esperando em breve a introdução de permissões de nível de campo. Isto significa que elevaremos ainda mais o nível de detalhe do controle dos dados. É bom esperar o que isso irá trazer. Ainda, no nosso próprio sistema de interface, quando entremos em alguns desses campos, há uma tentativa constante de adicionar documentação em todos os passos da interface. Isso vai parar em conjunto com as permissões, pero se eu entro num campo dado, poderia definir valores padrão, o que é muito legal, também tenho a chance de terHelp text para explicar exatamente quem é o campo, o que ele é usado para. Também para cada visualização que temos, podemos adicionar descrições para explicar o que estáhá representado lá. Além disso, para as soluções próprias, podemos adicionar documentação para explicar exatamente o que cada solução é sobre. E isso é realmente útil e é uma boa maneira de garantir que sempre vamos manter nossos dados em um único lugar. Pode-se sempre ter instruções para dizer: faça isso e não faça aquilo e não faça aquilo. É importante sempre estar se comunicando a todo nível sobre o que pode ser editado e a direção em que a edição deve se mover. Em outras ferramentas até agora, isso, o texto de ajuda, as guias customizadas realmente precisamos de fazer mais coisas, basesar-se em interpretação ou fazer planos de viagens para garantir nível de documentação igual a este. Para times de trabalho lógicos, entusiastas da metodologia de ProcessDriven, há muito apelo na ferramenta e nisso não importam qual recurso você entrar. Quase todo recurso moderno, pelo menos no meu ponto de vista, tem um nível muito pequeno de atenção para documentação e permissões em comparação com as ferramentas que você vai encontrar aqui. E eu não acho que isso deve ser um acidente. Euroți não acho que esta prioridade à permissão do foco é apenas por acidente. Primeiro, era um vazio no mercado para ferramentas de gerenciamento de trabalho. Havia pouca coisa disponível que servisse essa necessidade. É um detalhe, mas eu acho que isso é realmente um recurso que vale a pena seguir de olho. Se você está sofrendo nessas áreas, isso pode ser um ponto de partida para equipes que têm dificuldades aqui. Provavelmente será um bom lugar atender. Agora vamos para o recurso núm. 2. O segundo recurso que é importante manter um olhar atento é na personalização da interface, organização da informação. Apesar de eu ainda escolher chamar o SmartSuite de uma plataforma de gerenciamento de trabalho, ela está quase no meio entre uma verdadeira banca de dados e um gerenciador de tarefas. O que eu quero dizer é que quando entrarmos na SmartSuite, temos a capacidade de personalizar cada campo de dados quase como com o Notion, o Coda Ou a Air Table Isso significa que podemos navegar de dado a dado e personalizar de acordo com a informação que quisermos armazenar. Mas ainda temos a estrutura das app normais como as do Monday ou do ClickUp. assim, o SmartSuite está muito no meio. Se eu clicarmos para entrar na tela de tarefas, podemos ver que já temos, na primeira coluna en exemplo, o Goal. E eu posso renomear isso a qualquer hora para ser, por exemplo, pet ou cão ou X que eu quiser que o campo seja. Também posso personalizar coisas como datas ou donos ou assinaturas. Posso removê-la inteira ou renomeá-la para algo como Leitor, assim por diante. Todo o tipo de dado aqui, posso editar e alterar baseado na informação que eu quero armazenar. Se eu passarmos para outras visualização, isso se torna ainda mais útil quando começo a ver informações de formas diferentes. Com o jeito, se eu tiver informações de tipo visualização, não estou preso apenas às interpretações que preciso para entender quem fazais ou qual seu porte. Então assim que entrarmos na visualização em questão, você pode ver tudo muito melhor. Outra coisa é que quando entramos nesses Recs, também temos mais personalização do que normalmente esperamos. Dentro de cada um desses Recs, posso criar seções colapsáveis e mudar a forma como meu Record aparece. Novamente, tudo isso é muito semelhante a o que vimos no ClickUp, mas a forma pela qual isso está organizado é muito interessante. Lá eu consigo adicionar novos campos de qualquer tipo. Isso é adicionado para a minha interface e organizado em seções que eu posso definir em uma base por App. Então, por exemplo, aí eu tenho Description, Law enquanto se deseja separar algumas peças aí, posso adicionar seções extras apenas para demonstrar datas e podo arrumar todos os campos e dados que tenho em pequenas seções de forma organizada. Ainda no nosso próprio sistema de interface, eu também poderia mudar o layout dos Recs. Qualquer vez que eu abram um Rec, consigo mover campos ou Incluir os que não estavam antes. Ou mesmo mover colunas AROUND. Ou até mesmo colocar mais uma linha se precisar. Os layouts às vezes podem desaparecer de repente, pero é um recurso que funciona bem e é bom. Qualquer um que use esta ferramenta vai descobrir que o SmartSuite é com certeza uma alternativa poderosa para se trabalhar com dados cada vez mais complicados e complexos. E é apenas a minha opinião. Se você der uma olhadinha nesse vídeo, vai conseguir uma visão panorâmica de onde fica o SmartSuite e quem competem. No final daquele vídeo eu aconselho você a dar uma olhada e experimentar as ferramentas disponíveis. O SmartSuite oferece isto: nosso acompanhamento, documentação e recebimento de ajuda. Devemos esperar mais sugestões futura de recursos e novas atualizações à interface do ferramento sempre de forma continua. # SmartSuite: Guia Detalhado ## Introdução Este documento fornece uma visão detalhada das principais funcionalidades da SmartSuite, uma plataforma de gerenciamento de trabalho. ## Recursos de Personalização - Personalização de todos os campos - Personalização da aparência dos campos - Capacidade de alterar o layout e o estilo dos campos ### Importância da Personalização - Usabilidade fácil para usuários de média nível ou de entrada - Curva de aprendizado menor comparado com outras ferramentas - Interface mais simples para os usuários finais ### Alvo - Ideal para usuários menos habilidosos em tecnologia - Ótimo para usuários que preferem não ter tudo à prima vista ## Ónaire em Integrations e Auto-executivos A SmartSuite enfatiza as parcerias e integrações mais do que competidores. Atualmente estão trabalhando no Automations, o que é um harmonlavago no mercado. ### Auto-executivos da SmartSuite - Gatilhos e ações para a criação de registos - Nível de complexidade em integrations é impressionante - Priorizando um abordagem de parceria ### Integrations - Integração com ferramentas populares como Slack, Gmail, Twilio, HubSpot e Calendly - Integrations Ricas disponíveis no Centro de Integrations - Potencialmente poderoso quando integrado com múltiplas ferramentas ## Disponibilidade do Tempo como Gatilho O tempo está disponível como um gatilho dentro das SmartSuite Automations, que é um recurso prometedor. ### Impacto Potencial - Equipes que pretendem começar a automatizar seriamente - Equipes que se dirigem para fluxos de trabalho mais automatizados - Pequenas empresas que procuram uma plataforma de automatização a um preço acessível ## Conclusão - A SmartSuite é uma ferramenta nova que está em desenvolvimento desde 2019, com ênfase em estabilidade e perfeição - Ideal para usuários que priorizam controle, personalização e a democratização da automatização - Recomendado para aqueles que desejam que sua equipa possa configurar e monitorizar automatizações dentro de uma única plataforma ## Vídeo 2 ([Link](https://www.youtube.com/watch?v=Ait73MF14vQ) - Idioma: Inglês) Neste vídeo, a hierarquia da SmartSuite é explicada usando metáforas e analogias de organização com caneta e papel para ajudar os principiantes a entender e lembrar da linguiagem dentro do universo da SmartSuite. O objetivo deste vídeo é ajudar os espectadores a compreender como a SmartSuite se relaciona e onde começar o seu dia na SmartSuite. A SmartSuite patrocina este canal, então os espectadores são incentivados a checar a plataforma através do link de afiliado fornecido na descrição do vídeo. # Organização da Vida Pessoal com Ferramentas Digitais: Uma Metafora do SmartSuite Este documento pretende explicar a metafora do uso do SmartSuite como solução digital para a organização da vida pessoal, utilizando uma apresentação escrita que compara a funcionalidade do SmartSuite a um sistema físico de vários pedaços de papel armazenados num saco Ziplock. ## Introdução do Sistema Analógico *Para estruturar esta informação, podemos querer acrescentar mais estrutura adicionando mais colunas para clara, por exemplo: * 1. **Título**: O que isto serve? 2. **Priorização**: Quantão importante é isto? 3. **Tipo**: Tarefa, Aviso, etc. 4. **Prazo**: Quando é este devido? Porém, para o caso da analogia, vamos seguir a estrutura original da apresentação escrita. Nos sistemas físicos, nossos vários pedaços de papel representam tarefas individuais ou avisos, que são colocados num saco Ziplock para manterem-nos organizados. Este sistema pode parecer um pouco obsoleto, mas é capaz de funcionar. Na era digital, podemos implementar o mesmo método numa peça de software, como o SmartSuite, que oferece inúmeros benefícios. ### Inside SmartSuite Dentro do SmartSuite, encontramos "Ziplock sacos" chamados de Soluções. Cada Solução representa um tema ou problema que estamos a tentar resolver. Estas Soluções estão divididos em peças menores chamadas de Apps. Apesar de que podemos ver apenas uma App de cada vez no SmartSuite, justificando o nostalgia pelo sistema físico que temos, podemos criar mais Apps para cada Solução para gerir várias tarefas e avisos. ### Personalizando Layout das Apps Em contraste com pedaços de papel físicos, o SmartSuite nos permite alterar o layout das nossas Apps para formatos como Visão de Cartão, Visão Kanban, Visão de Mapa, ou Calendário, sem alterar os dados eles mesmos. Além disso, podemos salvar e referenciar estes formatos alterados, facilitando o acesso para mudar entre eles quando necessário. Por exemplo, podemos criar uma "Visão Chris" que destaca tudo que está relacionado com Chris, uma "Visão de Ciara" para tudo que está relacionado com Ciara, e muitas outras. Esta flexibilidade permite ao SmartSuite ser adaptado às nossas necessidades, tornando-o uma ferramenta formidável e dinâmica para organização da vida pessoal. ### Personalizando Cabeçalhos de Coluna e Campos A semelhança com um pedaço de papel físico, podemos customizar os cabeçalhos das colunas nos SmartSuite, de forma a adequá-las às nossas necessidades, por exemplo, mudando "Tarefa" para "Feste" ou "Festas. " Podemos também adicionar mais campos nas nossas recordações de acordo com as nossas preferências, como nível de prioridade, esforço necessário, moeda, número de telêfone, endereço de email, ou votação. ### Adicionando Comentários Um dos maiores vantagens do uso do SmartSuite é a capacidade de comunicar-se com outras pessoas utilizando a funcionalidade de comentários. Isto permite-nos considerar o SmartSuite como uma mensageira instantânea ou ligação de textos, tornando-o fácil de colaborar, pedir ajuda, ou atribuir tarefas a outras pessoas. ## Transição para as Capacidades Plenas do SmartSuite Enquanto que a analogia entre um sistema físico e o SmartSuite é útil para se compreender os princípios básicos, apenas o escrava o velho. Dentro do SmartSuite, podemos fazer muito mais do que um sistema físico, como: 1. Zoomer em records para ver toda a informação sem esmolchar. 2. Escrever descrições completas dentro dos records mesmos. 3. Adicionar mais campos aos records, como o nível de prioridade, esforço requerido, campos personalizados, campos numéricos, campos de telefone, campos de email e colunas de votação. 4. Ocultar e mostrar colunas como necessário. 5. Utilizar comentários para comunicar com outras pessoas e colaborar. Em conclusão, o SmartSuite oferece uma solução poderosa e flexível para a organização da vida pessoal, uma ferramenta fácil de entender para aqueles que estão a se transitionar de sistemas baseados em papel para o mundo digital. Se você gostaria de seguir nesta aula, use o link fornecido neste documento para se registrar para o SmartSuite e explorar a plataforma a seu próprio risco. Feliz organizing! # Tour de Início para Usuários Iniciantes do SmartSuite: Navegando e Utilizando Características Únicas Neste tutorial, vamos conduzir você por algumas características únicas do SmartSuite e demonstrar suas vantagens para navegar o software, organizar seu dia e garantir que as tarefas não se percam. Antes de entrar em detalhes, não esqueça de conhecer o link de afiliados do SmartSuite [aqui](URL_for_affiliate_link) para explorar as características por si mesmo. ## Resumo da Tela Principal ### Logo e Botão Inicial do SmartSuite No canto superior esquerdo da tela, você encontrará o logo do SmartSuite. Ao clicar nela, será levado para a página inicial principal onde você poderá facilmente acessar todas as suas Soluções. ``` Caso o plataforma seja white-labeled, ela apresentará o logotipo da sua empresa em vez disso. ``` ### Barra de Pesquisa A escondida no canto superior direito está a barra de pesquisa. Essa característica é essencial para localizar itens perdidos ou informação criada dentro do SmartSuite. Simplesmente digite a consulta desejada e pressione Enter ou aperte a tecla de Retorno no teclado. ### Centro de Notificações No canto direito da tela, você encontrará o Centro de Notificações. Receba notificações quando você é citado ou uma mensagem é postada por outra pessoa em um ambiente colaborativo. ``` A esquerda do Centro de Notificações, você encontrará os itens Marcados, servindo como sua barra de marcadores pessoais. ``` ### Lançamento de Tarefas e Ícone de Verificação Clique no ícone de Marcação para visualizar todas as suas tarefas em aberto. As tarefas são recursos do SmartSuite para – ajudá-lo a consolidar todas as tarefas atribuídas em um lugar para melhor organização. Gerencie essas tarefas alterando o seu Status ou movendo-as para seu Concluído Lançamento de Tarefas. ## Vantagens de Usar o SmartSuite - **Recurso de Pesquisa**: Permite localizar arquivos, comentários ou outra informação rapidamente - **Tarefas**: Ajudam a gerenciar várias tarefas sob um único tecto, como data de entrega, Prioridade ou Solução - **Itens Marcados**: Permite acessar as áreas frequentesmente utilizadas ou precisas instantaneamente Tobe em mente que este documento só procura destacar algumas características únicas do SmartSuite. Para tópicos avançados e intermediários, por favor, mire abaixo nos comentários para que possamos criar conteúdo sequencial de acordo com suas sugestões. Seu feedback é muito importante para ajudar-nos a melhorar e fornecer a você o conhecimento que precisa. Divirta-se ao explorar o SmartSuite e desbloquear seu potencial! --- Vídeo 3: [https://www.youtube.com/watch?v=CHnPU_cZGbM (Idioma: en)](URL_for_video_3) Para quem está criando conteúdo para marketing de sua empresa ou como um atividade lateral, gerenciar a si mesmo e seus pensamentos em torno de um único conteúdo pode se tornar retoquí Velha estaremos guiando você por uma tour do software para o qual pode gerenciar efetivamente seu conteúdo chamado SmartSuite. Antes de entrarmos nos detalhes, vamos falar sobre os fluxos de trabalho e por que esta ferramenta é tão interessante para criadores de conteúdo. --- - _Nota Importante_: Se você não estiver interessado nas razões por trás do SmartSuite e apenas deseja pular para os aspectos práticos, use as marcações de tempo fornecidas abaixo para prosseguir. Caso contrário, continue lendo sobre a relevância de fluxos de trabalho e como o SmartSuite poderá ser a solução que você está procurando. - **Fluxos de Trabalho**: Quando começa seu jornada de criação de conteúdo, você pode iniciar com uma ideia para um conteúdo determinado. Crie o conteúdo, e isso é. Os recursos de gerenciamento de tarefas tradicionais podem funcionar bem nesta fase inicial. No entanto, quando se trata de gerenciar fluxos de repuração de conteúdo complexo envolvendo várias etapas (por exemplo, vídeo, blog, rede social, etc. ), os recursos tradicionais se tornam fascinantes e se torna difícil rastrear o progresso de cada peça de conteúdo. - **SmartSuite**: O SmartSuite cai na área de gerenciamento de trabalho e consegue estabelecer um equilíbrio entre recursos de gerenciamento de tarefas e banco de dados. Permite que você crie aplicações ou seções dentro do SmartSuite chamadas de "Soluções", em que você pode escolher criar Tarefas, definir datas de vencimento e destinatários ou armazenar dados gerais como playlists, contribuinte, ou diretório de hóspedes de podcast. Você possui a flexibilidade de misturar e combinar tarefas e dados dentro do SmartSuite. **Link de Afiliado do SmartSuite**: [URL_for_affiliate_link] (Obrigado ao SmartSuite por patrocínio deste vídeo! ) Quase lá! Agora que establishment levamos vantagens da utilização do SmartSuite para gerenciamento de conteúdo, vamos divedir nos aspectos práticos e tomar uma tour do software. --- Inicialmente, vamos criar uma Solução chamada "Ideias de Tópicos". --- Com sua nova Solução intitulada "Ideias de Tópicos", você notará que emerge com campos predefinidos como título, descrição e data de vencimento. Você pode personalizar esses campos ou acrescentar mais baseado em seu gerenciamento de conteúdo necessidades. Para criar uma nova ideia de tópico, clique no botão "Adicionar Registro" ou simplesmente aperte Enter. Aí, você pode inserir sua ideia de tópico e quaisquer detalhes relevantes. --- Quando todas as suas ideias de tópicos estão configuradas, você pode escolher exibi-las em várias visualizações como vista de cartão, vista de grade, vista de galeria e vista de tabuleiro. Essa flexibilidade ajuda a organizar e visualizar suas idéias de conteúdo de forma visual e esforço menos. Além disso, o SmartSuite permite agrupar as suas ideias de tópicos baseado em filtros variados como data de vencimento, categoria de tópico ou qualquer campo que você tenha adicionado. Isso simplifica a localização e gerenciamento de ideias específicas sem se sentir muito preso. --- Pensamentos Finais ================== O SmartSuite se destaca como uma excelente solução para criadores de conteúdo que necessitam de uma ferramenta capaz de gerenciar fluxos complexos de trabalho. Com sua capacidade de lidar efetivamente com tarefas e dados, você pode organizar suas projects em uma forma visual e esforço menos. Não se esqueça de nosso link de afiliados do SmartSuite abaixo e teste suas características de maneira gratuita para ver se ele atende às suas necessidades de gerenciamento de conteúdo. Boa sorte na criação de conteúdo! Vídeo 3: [https://www.youtube.com/watch?v=CHnPU_cZGbM (Idioma: en)](URL_for_video_3) # SmartSuite: Ferramenta Versátil para Gestão de Bases de Dados, Gerenciamento de Tarefas e Criação de Conteúdo Este documento apresenta uma visão geral da SmartSuite, uma ferramenta que demonstra sua capacidade de criar bases de dados, gerenciar tarefas e facilitar a criação de conteúdo. As seguintes seções fornecerão uma explicação estruturada, formatada e correta das principais características da SmartSuite. ## Ideias de Tópicos e Playlists de Bases de Dados A SmartSuite oferece duas áreas primárias: 1. **Biblioteca de Ideias para Bases de Dados** - Esta atua como um depósito de informação em vez de tarefas. Pode armazenar vários tipos de dados, como playlists de um canal do YouTube, colaboradores, convidados de podcast ou categorias. 2. **Biblioteca de Playlists** - Esta área gerencia as playlists de seu canal do YouTube. Pode também ser usada para criar bases de dados para outras finalidades, como categorias ou colaboradores. Ambas as áreas, em conjunto, demonstram a versatilidade da SmartSuite em lidar com vários tipos de dados, mesmo que eles não sejam tarefas per se, mas sim coleções de informação. ## Criação de Conteúdo A terceira aba da SmartSuite é dedicada à criação de conteúdo. Aqui, você pode: - Criar Registros para cada peça de conteúdo que deseja criar - Utilizar campos como Gerenciador(a) de Projeto, rastreamento de tempo, cronógrafo, datas de criação e barras de processo - Atribuir tarefas a membros da equipe configurando campos para serem tratados como Campos para Atribuição - Criar listas de controle para cada peça de conteúdo, com tarefas atribuídas e prazo de entrega - Aninhar tarefas dentro das peças de conteúdo usando Subilhas (se necessário) - Organizar tarefas usando Seções, que podem ser encoladas ou expandidas como necessário ## Relações e Características de Rascunho A SmartSuite também oferece recurso Relação e Rascunho, semelhante aos aplicativos como Notion, ClickUp e Coda. Estes recursos permitirão-lhe ligar registros uns aos outros e criar fórmulas baseadas nas relações. ## Gráficos e Painéis A SmartSuite permite a criação de gráficos e painéis para gamificação da criação de conteúdo. Estes podem fornecer insights em várias axes da produção de conteúdo, como o número de peças de conteúdo produzidas este mês ou o progresso geral de seu conteúdo. Em conclusão, a SmartSuite oferece um mix único de recursos de Gestão de Bases de Dados, Gerenciamento de Tarefas e Criação de Conteúdo, tornando-a uma ferramenta valiosa para criadores de conteúdo em busca de otimizar seus fluxos de trabalho. Para saber mais sobre a SmartSuite, considere testá-la usando o link de afiliado abaixo deste documento ou deixar um comentário com a palavra "detalhes" para solicitar uma divulgação detalhada sobre a configuração e características. # Vídeo 4: Área de Documentação Centralizada usando o SmartSuite A sua empresa gerencia uma grande quantidade de informação, e esta informação é atualmente armazenada nos cérebros humanos. No entanto, a memória humana não é sempre confiável, e informações essenciais podem ser perdidas ou esquecidas. Como resultado, é essencial criar uma área de documentação centralizada para a sua empresa. Neste vídeo, vamos mostrar-lhe como utilizar o software SmartSuite para construir um hub para armazenar informações importantes. ## Configurando a sua Área de Documentação Para começar, abra o SmartSuite e crie uma nova Solução. Como este conceito não está disponível como modelo ainda, vamos começar do zero. Dê ao seu Solution o nome "Documentação" e escolha uma cor e um ícone divertido. Em seguida, verá uma Solução em branco. Aqui, pode criar várias Apps para armazenar informações. Para este vídeo, vamos criar uma App chamada SOP (Procedimento Padrão Operacional). Dentro da área SOP, crie vários bancos de dados de "passos a passo" para a sua empresa. Estes SOPs devem se concentrar em ações específicas e devem ter menos de oito passos. Por exemplo, pode criar um SOP para fazer um pão tostado ou untar o pão. Estes vão servir como dados de exemplo para trabalhar. Depois, dê um nome ao seu Visual, como "Todos os SOPs por Departamento". Pode renomear o Visual clicando nos três pontos e fazendo as alterações necessárias. Agora, vamos construir os SOPs por departamento. Comece por apagar quaisquer campos desnecessários, como prioridade, data de vencimento, responsável e estado. Deixe apenas os campos que encontrar úteis. Pode personalizar os nomes de campo e valores para melhor se adequar às suas necessidades. Por exemplo, em vez de "responsável, " pode alterar para "proprietário do SOP". Além disso, considere renomear o campo "estado" para um nome mais apropriado, como "condição do SOP". Escolha valores que melhor descrevam a condição do SOP. Finalmente, crie o campo "Título do SOP" para definir claramente o título de cada SOP. Garanta que os títulos sejam únicos e possam ser facilmente compreendidos. Dentro de cada SOP, encontrará campos predefinidos como "condição do SOP", "proprietário do SOP" e "título do SOP" pré-bakados. Apague quaisquer campos desnecessários e personalize os campos restantes conforme necessário. O campo principal que precisará é o campo "Procedimento", onde escreverá os passos do processo usando o editor de documentos integrado do SmartSuite. Aqui, pode incluir tabelas, tabelas de conteúdos, imagens e qualquer outra informação necessária para criar um SOP completo. Com um layout de SOP básico em vigor, pode agora criar SOPs específicos para diferentes áreas da sua empresa, garantindo que informações importantes sejam armazenadas em uma localização centralizada para acesso fácil e referência futura. # Documentando as SOPs no SmartSuite: Um Guia Este guia irá te guiar pela processo de documentação de Procedimentos Operacionais Normais (SOPs) no SmartSuite, utilizando como exemplo a adição de um campo de departamento às SOPs. ## Adição de um Campo de Departamento às SOPs Para adicionar um campo de departamento às nossas SOPs, siga estas etapas: 1. **Escolha o tipo de campo: ** Para atribuições múltiplas de departamentos, escolha a opção "Seleção Múltipla". Renomeie o campo como "Departamentos" ou "Categorias", a mando sua preferência. 2. **selecione a visibilidade: ** Mude a visibilidade do campo para que seja visível em campos selecionados. 3. **Personalize a aparência: ** Pode personalizar a aparência das opções de departamento, como a alteração da cor ou layout. Defina um valor de preenchimento predeterminado se necessário, como o preenchimento predefinido de tudo para "Ops. " 4. **Escolha o método de entrada: ** Escolha se o campo de departamento será um dropdown ou um checkbox. Para este exemplo, será usado um checkbox. 5. **Limite novas opções: ** Desative a capacidade de pessoas criarem novas opções para impedir a criação de departamentos comerciais a seu critério. 6. **Verifique o campo adicionado: ** No Tarefa, encontrará o campo adicionado de departamentos como checkboxes. 7. **Agrupe as SOPs por departamento: ** Para agrupar as SOPs por departamento, basta selecionar o departamento no Ver e as SOPs serão agrupadas de acordo. ## Organização do Seu Centro de Documentação No SmartSuite, pode criar várias Apps na área de documentação para diferentes tipos de informação. Aqui está algumas opções: 1. **Criar uma área de SOPs: ** Para documentar procedimentos de como-se-faz. 2. **Criar uma área de Pesquisa de Mercado: ** Para rastrear artigos e editores relacionados à pesquisa de mercado. 3. **Criar uma área de Wiki: ** Para depósitar conhecimento sobre assuntos gerais que não estão relacionados a processos específicos. ## Conclusão A criação de um centro de documentação no SmartSuite permite sistematizar os seus processos de negócio, rastrear e organizar a informação e de acessá-la facilmente a novos membros da equipa. Com a possibilidade de criar várias Apps, agrupar SOPs por departamento e personalizar a aparência, o SmartSuite oferece uma solução flexível e eficiente para gestão da sua documentação de negócio. ## Recursos adicionais - [Vídeo 5: Comparando Papéis de Tabela Google vs. Plataformas de Gestão de Projetos](https://www.youtube.com/watch?v=gfUe3d2_1u4) (Idioma: Inglês) - [Saiba mais sobre o modelo de projecto do SmartSuite gratuito aqui](Link do modelo de projecto do SmartSuite) <— Modifique o link para o link real do modelo de projecto do SmartSuite. - Deixe um comentário aqui se tiver alguma pergunta ou se quiser compartilhar a tua opinião. - Não esqueça de marcar como favorito e inscrever-te para apoiar este canal. Obrigada por assistir! Goia-se bem. 💻 # Opções de Investimento: Planilha vs Ferramenta de Gerenciamento de Trabalho Este artigo comparará as vantagens e desvantagens de utilizar um conjunto de planilhas contra uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para gerir dados, tarefas e processos de trabalho. ## Preço e Flexibilidade Quando se trata de preços, a opção de planilhas é normalmente mais custo-eefetivo. No entanto, você obtém o que pagou, pois ferramentas de gerenciamento de trabalho oferecem mais flexibilidade e funcionalidades. ### Flexibilidade das Planilhas As planilhas oferecem uma quantia extraordinária de flexibilidade, permitindo que você altere quase qualquer coisa, desde o que chamarem as caixas de texto até como as operações são executadas. Ferramentas como o Excel e Google Sheets possuem características extremamente poderosas que permitem personalizar a plataforma extensivamente. No entanto, este alto grau de liberdade também pode ser um desafio devido a potenciais erros e conflitos entre add-ons e macros de terceiros. ### Flexibilidade das Ferramentas de Gerenciamento de Trabalho Ferramentas de gerenciamento de trabalho, como a SmartSuite, oferecem flexibilidade similar, mantendo a segurança. Você pode alterar nomes de propriedades, customizar matemática dentro da plataforma, adicionar cálculos ou somas em seções ou colunas específicas, e até mesmo ocultar ou exibir informações específicas. Além disso, ferramentas de gerenciamento de trabalho oferecem funcionalidade adicional para controle de flexibilidade. Por exemplo, ferramentas de gerenciamento de trabalho podem ser configuradas para limitar o acesso para edição dos usuários. Então, se desejado, apenas usuários específicos, como Layla, poderão ter acesso integral a informações específicas, enquanto outros somente podem visualizar ou comentar. Isso elimina o risco de excluires acidentais, erros ou apenas usos indevidos que podem ocorrer com planilhas protegidas. ## Compartilhamento, extensão e personalização de dados ### Vantagens das Planilhas 1. **Facilidade de Compartilhamento**: As planilhas são universalmente reconhecidas e extremamente fáceis de compartilhar com parceiros externos. Eles são adaptáveis para trocas de informações e exportações, fazendo delas uma escolha ideal para universalidade. 2. **Extensões e Macros**: As planilhas têm uma história longa e ampla adoção, resultando em uma quantidade considerável de ferramentas, add-ons e macros disponíveis para personalizar a funcionalidade da plataforma. Isto permite aos usuários ajustar sua planilha para atender especificidades. ### Desvantagens das Planilhas 1. **Risco de Conflito**: A flexibilidade das planilhas pode levantar potenciais conflitos, especialmente quando muitos usuários modificam a mesma planilha. Os add-ons ou macros podem falhar ou dizer o conflito com um another. Isto requer que usuários tenham um nível de conhecimento e gerenciamento elevado para evitar problemas. ### Vantagens da Ferramenta de Gerenciamento de Trabalho 1. **Visualizações Alternativas**: As ferramentas de gerenciamento de trabalho permitem a exibição dos mesmos dados de maneiras diferentes sem alterar sua estrutura, como mostrar propriedades em um mapa sem ter que copiar e colar dados para differentes planilhas. 2. **Gestão de Tarefas**: As ferramentas de gerenciamento de trabalho estão equipadas com recursos de gerenciamento de tarefas amigáveis do usuário, como listas de tarefas e lembretes, fornecendo estrutura a suas tarefas e mantendo todo o mundo no mesmo ritmo. 3. **Autoatendimento**: As ferramentas de gerenciamento de trabalho oferecem a capacidade de automatizar processos dentro da plataforma, economizando tempo e esforço em comparação com a gestão manual de tarefas em uma planilha. Em conclusão, se um conjunto de planilhas ou uma ferramenta de gerenciamento de trabalho for melhor para você depende de seu caso específico. As planilhas são ideais para rastreamento simples e compartilhamento fácil, mas podem ser complicadas para gerenciar, especialmente quando falhas são introduzidas por add-ons de terceiros. Em contrapartida, as ferramentas de gerenciamento de trabalho oferecem uma alternativa mais segura e flexível, com recursos adicionais como gerenciamento de tarefas e autoatendimento para otimizar os seus fluxos de trabalho. # SmartSuite: Plataforma de Gerenciamento de Trabalho Amigável Se você trabalha com vários colaboradores e sua atividade é miúdia de dados e tarefas, pode estar a procura de um sistema que ajude a gerenciar seu trabalho eficientemente. Em tal caso, eu recomendaria fortemente considerar uma plataforma de gerenciamento de trabalho como o SmartSuite. O SmartSuite pode reduzir significativamente a quantidade de trabalho, talvez até equivalente a um funcionário, automatizando as tarefas de gerenciamento de projetos com seu Automation e outras ferramentas. A diferença entre uma planilha e uma plataforma de gerenciamento de trabalho é evidente quando vê o que se passa em seus processos de negócios. A questão a se perguntar é, "A planilha realmente é a resposta aqui? " ## Vídeo 6: [Link](https://www.youtube.com/watch?v=EVE5Vb7deQ4) (Idioma: en) Comparado a outros software de gerenciamento de trabalho que conheço, o SmartSuite é um dos menos intimidos que encontrei. Seu interface é simples e fácil de usar, como sugere as pessoas felizes do arte-stock na sua página web. Ao passar de ClickUp para o SmartSuite, foi surpresa encontrar um poderio escondido atrás da aparência alegre do SmartSuite. Neste vídeo, gostaria de dedicá-lo a esses recursos poderosos. ## 1. Seções As Seções no SmartSuite são construídas em várias posições dentro da interface, mas a mais destacada é o uso de Seções nos detalhes dos Registros em si. ## 2. Seções Colapsáveis O SmartSuite permite a nós colapsar e expandingir determinadas áreas de nosso conjunto de dados fazendo Seções em qualquer posição na interface. Podemos mesmo definir estas Seções para ficarem colapsadas por defeito. Essa funcionalidade ajuda a aumentar a taxa de carregamento em uma determinada tarefa e torna tudo parecer mais clarinho do que interfaces rígidas em outras ferramentas. ## 3. Opção de Voto O SmartSuite oferece uma opção de voto, que é um tipo de campo que permite que os usuários vote em um determinado tópico dentro da interface. Atualmente, esta funcionalidade está exclusivamente focada nos utilizadores interiores, mas poderá depois vir a ser disponibilizada para todos. ## 4. Guia de Soluções Construído em cada Solução no SmartSuite é o Guia de Soluções, um documento que permite aos usuários adicionar informação sobre a Solução em si. Modelos mostram como isso é feito de forma bela, com explicações, significados, termos e mais. ## 5. Configuração padrão dos Campos Por padrão, novos Registros no SmartSuite terão um valor específico, sem a necessidade de usar Automations ou trabalho manual. Isso garante que se trata realmente de um pulpo facil. ## 6. Inclusão de Descrições para Cada Opção O SmartSuite permite aos nós incluir descrições para cada opção em um campo de Mailhão. Além disso, estamos à vontade de aproveitar listas pré-definidas para idades, países, continentes e mais, salvando-nos da escrita manual de dados. ## 7. Perfis Os Perfis no SmartSuite são uma coleção de recursos relacionados com as pessoas que fornecem informação sobre as pessoas, seus departamentos, equipas, tipos de membros, hobbies, sobre, habilidades e aniversários. Os colaboradores podem facilmente acessar essa informação sem qualquer comunicação manual. ## 8. Estado de Disponibilidade O Estado de Disponibilidade permite aos usuários definir determinados estados para si, como estar de férias ou fora de escritório. Estes estados podem então ser vistos pela interface de acordo com a disponibilidade do usuário. ## 9. Calendário Público e Sistema de Feedback O SmartSuite adotou um calendário público e um sistema de feedback usando Canny, permitindo que os usuários submeta requisitos para novos recursos e obtenha feedback diretamente do CEO e da equipe SmartSuite. ## 10. Comunidade O SmartSuite fornece uma comunidade onde os usuários podem se conectar, compartilhar ideias e conseguir ajuda. A seção Pro tip do SmartSuite, por exemplo, já forneceu particularmente ajuda na criação deste vídeo. Incluímos o link para esta seção na descrição abaixo, se quer ver. # Vídeo 7: <https://www.youtube.com/watch?v=OcElnNcKX9Y (Idioma: en)> ## Sumário Neste tutorial de vídeo, você será apresentado a uma abordagem custo-efetiva e simples para o gerenciamento de recursos humanos (HR) utilizando uma ferramenta chamada SmartSuite. A SmartSuite é uma plataforma de gerenciamento de trabalho sem código, que oferece soluções entre uma ferramenta de gerenciamento de bancos de dados, como o Airtable, e uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, como a Asana. A SmartSuite permite que você centralize todos os dados e informações necessários para gerenciar sua função de recursos humanos em um único local, além de permitir que essa plataforma se comunique com as outras ferramentas que você já está utilizando. Este tutorial abordará a configuração de um sistema de gerenciamento de recursos humanos completo na SmartSuite, apresentando diferentes recursos e características úteis para facilitar o gerenciamento de seu departamento de recursos humanos. ## HR HQ Antes de começar a configurar, vamos criar uma solução nova para nossa SmartSuite chamada "HR HQ". Você pode fazer isso através do painel "Adicionar Novo", no qual você deve escolher a opção "Iniciar com Modelo". Nunca há tempo para começar do zero, portanto, nós vamos utilizar um modelo para ajudar a nos dar uma base rápida com estruturas e checklists pré-definidos. Navegue até a área "Gestão de Pessoal" e escolha o modelo "Gestão de Recursos Humanos e Reclutação". Em seguida, utilize o modelo selecionado para começar a configurar sua SmartSuite. É importante observar que estão disponíveis muitos outros modelos úteis, então não se encoste a sócios a seus superiores se optar por adotar um diferente. Após selecionar um modelo e carregá-lo na SmartSuite, você será direcionado para o painel de visão geral da sua solução. Isso irá mostrar o nome da solução e algumas customizações, tais como a opção de texto para alterar o nome da solução e adicionar alguns ícones personalizados. Você também pode manter as permissões do usuário para ajustar o acesso à solução de acordo com suas necessidades. ## Apps e Arquivos Depois de configurar a solução, você será encaminhado para os Apps e Arquivos da sua SmartSuite. Ao navegar até essa seção, você verá diferentes Apps, com diversos tipos de dados e informações organizados de forma diferente para facilitar o gerenciamento de sua função de recursos humanos. Neste vídeo, vamos enfocar a área "Onboarding", pois é ela que nos fornecerá recursos e dicas úteis para o gerenciamento de quando uma nova pessoa ingressa na empresa. Nesta seção, você pode alterar o nome do seu App e customizar o e-mail de confirmação de conta para informar os usuários da estrutura e como usá-la para melhor funcionamento. Isso inclui a criação de novos usuários, criação de vetores de trabalho, criação de documentação, além de gerenciar nossas tarefas e itens a serem concluídos. Para criar um novo trabalho, você só precisa dar um clique onde diz "Criar Uma Vaga". Isso te permitirá criar um novo item de trabalho com o título e uma descrição e depois você pode configurar o restante # Área de Ondibordagem no Modelo de Gestão de Pessoal Esta secção descreve a área de onibordagem no Modelo de Gestão de Pessoal. Quando tem a necessidade de onibordar um novo funcionário, pode ser criado um novo registro manualmente ou por automatização. O registro conterá campos para as informações pessoais e podem ser feitos campos obrigatórios ou únicos como necessário. ## Ligação da Informação Entre Aplicativos Dentro da SmartSuite, pode-se ligar vários aplicativos usando Registos Relacionados. Por exemplo, podem ser criados ligações entre a área de onibordagem e o arquivo do funcionário. ! [Exemplo de Registos Relacionados](linkrecord_example. png) No exemplo acima, o arquivo do funcionário é ligado à área de onibordagem usando Registos Relacionados. Isso permite acesso fácil aos arquivos dos funcionários e organização da informação. ## Área de Pessoal e Registos A Área de Pessoal contém todas as informações sobre os colaboradores, incluindo seus nomes, datas de nascimento, raça, alérgias e mais. Adicionalmente, as intersecções colapsáveis permitem uma organização adicional da informação. ### Personalização de Campos e Visualizações Cada registro em SmartSuite tem os mesmos campos dentro de um aplicativo. Os campos podem ser removidos ou editados para atender às necessidades da equipe. Também, as visualizações inúteis podem ser removidas para otimizar a plataforma. ### Deletando Dados Demonstração Os dados demonstração podem ser deletados da estructura, mas não serão deletados quaisquer personalizações feitas à plataforma. ### Adicionando Dados Quando a plataforma for personalizada às necessidades da equipe, os dados podem ser adicionados aos vários aplicativos. Isto inclui o onibordamento de novos membros da equipe e a adição de membros atuais e suas informações. ### Ampliando os Usos da SmartSuite A SmartSuite pode ser usada para várias funções da HR e outras partes da empresa. Planos pagos permitem a adição de várias soluções, permitindo que a plataforma seja usada para vários processos e equipes. ## Usando o Link de Afiliado Para começar com a SmartSuite, utilize o link de afiliado fornecido aqui. Siga estes passos para tornar a plataforma sua própria: 1. Vá para a App de Onibordagem e clique num registro. 2. Resuma quaisquer campos que não são necessários ou edite os campos para adaptá-los à sua equipe. 3. Remova visualizações inúteis ou edite-as para se adaptarem ao seu estilo. 4. Remova os dados demonstração para excluir os dados padrão da estrutura. 5. Insira seus dados na plataforma. Depois de personalizado, comece a usar a SmartSuite para organizar seus processos da HR. Embora isto seja apenas um exemplo de um subprocesso da HR, quando aprender a criar campos e organizar páginas, poderá expandir o seu uso a outras áreas da HR e da empresa em geral. ## Alternativa ao Notion A SmartSuite é uma alternativa ao Notion, oferecendo uma solução mais confiável e controlada de gestão de trabalho de base de dados para equipes pequenas. [Video 8: https://www.youtube.com/watch?v=aeERcnqm81U (Lingua: Inglês)](https://www.youtube.com/watch?v=aeERcnqm81U) Se estiver à procura de uma base de dados flexível para organizar suas equipes, tarefas, projetos e mais, considere a SmartSuite como uma alternativa ao Notion. # Comparando Notion e SmartSuite: uma análise detalhada Neste vídeo, compararei e contrastarei Notion e SmartSuite para ajudá-lo a entender como essas duas ferramentas se encaixam no mercado. A minha comparação destaca as semelhanças, bem como algumas diferenças, para ajudar você a decidir qual ferramenta seria talvez a melhor opção para o seu time e os projetos que está a organizar. ## Perfil da empresa * A Notion, uma empresa sediada na Califórnia fundada em 2016, recebeu um total de $343, 2 milhões em financiamento de Capital de Risco e é oficialmente considerada como unicórnio. * A SmartSuite, empresa mais jovem fundada em 2019, é uma organização privada que ainda não recebeu nenhum financiamento. ## Preços * A Notion oferece uma variedade de planos, sendo o plano gratuito mais atraente. O plano gratuito permite uma quantidade ilimitada de páginas e blocos, até cinco convidados, e é gratuito. Os planos pagos vão de $4 a $8 por mês por pessoa, e há também um plano empresarial disponível para opções adicionais. * A SmartSuite é uma opção ligeiramente mais cara, sem custo por utilizador por mês para o seu plano de equipe. No entanto, os planos Profissional e Empresarial oferecem mais recursos, mas acompanhados de um preço mais elevado em comparação com os planos Notion publicamente preçados. ## Funções Ambas a Notion e a SmartSuite compartilham várias funções-chave: * **Bases de Dados Flexíveis: ** Ambas as ferramentas permitem a criação de bases de dados personalizáveis que podem ser utilizadas para organizar tarefas, projetos ou qualquer tipo de dados. * **Exibições: ** Ambas as ferramentas oferecem várias opções de Exibição, tais como cartão, calendário, lista, galeria e cronologia, para visualizar informação em diferentes maneiras. * **Histórico de Atividades: ** Ambas as ferramentas permitem aos utilizadores ver a história das modificações feitas a cada Registo e oferecem a possibilidade de comentar e discutir. * **Edições em Massa: ** Ambas as ferramentas permitem aos utilizadores realizar múltiplas edições aos Registos em massa. * **Ligação de Dados: ** Ambas as ferramentas permitem aos utilizadores ligar dados entre diferentes Registos, fazendo facilmente a conexão de informação relacionada. ## Diferenças * **Personalização: ** A Notion oferece mais flexibilidade em termos de personalização, permitindo aos utilizadores adicionar imagens de capa, ícones e customizar tamanhos e posições de Campo para criar páginas que se adaptem às preferências pessoais. * **Integração: ** A SmartSuite oferece mais integrações profundas com aplicativos de terceiros, fazendo com que seja mais fácil conectar com outras ferramentas e serviços. * **Funcionalidade e segurança: ** A SmartSuite oferece mais funcionalidade restritiva e permissões interno construídas, que podem ser vantajosas para organizações maiores com requisitos específicos de segurança. ## Conclusão Finalmente, a escolha entre Notion e SmartSuite dependerá de suas necessidades específicas e pressuposto. Ambas as ferramentas proporcionam funcionalidades poderosas e podem ser customizadas para se adaptar a uma ampla gama de casos de uso. Se valoriza a personalização e a flexibilidade, a Notion poderá ser a melhor opção. Se requer mais recursos avançados de segurança ou integrações extensivas, a SmartSuite será provavelmente mais adequada. É recomendado tentar ambas as ferramentas para determinar qual melhor se adapta às suas necessidades de equipa. # Notion vs SmartSuite: Uma Análise Comparativa Este documento fornece uma análise comparativa entre Notion e SmartSuite, duas ferramentas de produtividade populares. ## Características Destacadas do Notion O Notion oferece diversas características únicas que o tornam uma escolha atraente para a manutenção de anotações e de dados não estruturados. ### 1. Layout Flexível e Modelos O Notion permite que você crie um layout que se adeque às suas preferências, Variando de bancos de dados para depósitos de dados in-estruturados. Ele tem uma real vantagem no planejamento de anotações e dados in-estruturados, se você não quiser que tudo seja um Registro dentro de seu banco de dados. ### 2. Modelos para Casos de Uso Pessoais e de Estudante Na área de Modelos, o Notion oferece recursos focados em casos de uso pessoais e de estudante. Ele desempenha-se excelentemente em áreas como listas de leitura e sistemas de anotação de Cornell, onde outras ferramentas focadas em negócios podem ter dificuldades. ### 3. Cortador de Página da Web do Notion O Cortador de Página da Web do Notion é um líder no espaço de anotação de dados on-line e coleta de informação. Ele permite que você capture informações de várias páginas web com facilidade. ### 4. Bloques Sincronizados O recurso de Bloques Sincronizados do Notion permite que você crie e utilize blocos de informação repetida em várias páginas, salvando-você do trabalho de reescrever a mesma informação. ### 5. Informações Embutidas O Notion permite que você incorpore informações externas em previews, oferecendo uma série de setup prontos para vários tipos de informação. ## Características Destacadas da SmartSuite Em comparação, a SmartSuite se concentra mais na gerênciamento de tarefas e na organização. ### 1. Organização de Tarefas A SmartSuite domina a organização das tarefas, com uma interface de usuário intuitiva que permite que você gerencie atribuições eficientemente. ### 2. Escondimento de Informação A SmartSuite permite que você esconda informações dentro de Seções, tornando mais fácil gerenciar informações para membros da equipe que talvez não precisem do nível de detalhamento da mesma. ### 3. Visualizações Compartilháveis A SmartSuite permite que você compartilhe visualizações com pessoas externas, uma functionalidade que o Notion ainda não oferece. ### 4. Painéis Os Painéis da SmartSuite permitem que você divulgue e resuma informação visualmente, oferecendo um método mais automatizado de visualizar suas informações em comparação com o Notion. ### 5. Permissões e Perfis A SmartSuite oferece permissões e perfis pré-construídos, tornando mais fácil gerenciar o acesso e os papéis dentro da sua equipe. Cada ferramenta apresenta suas pontas altas, e a escolha entre el Notion e SmartSuite dependerá de suas necessidades específicas e preferências. # SmartSuite vs Notion: Uma Análise Comparativa para Gerenciamento de Projetos e Relações com Clientes (CRM) Neste guia, abordaremos as vantagens e aplicabilidade de SmartSuite e Notion, duas ferramentas populares para o gerenciamento de projetos e de relacionamento com clientes (CRM). ## Introdução No topo da página, abordaremos as características chave de SmartSuite e Notion, enfatizando suas forças e as possibilidades de uso para times e indivíduos. ### SmartSuite - Sistema pré-construído para equipas remotas - Características de perfil, como o status online/offline, informações pessoais, preferências, hobbies, certificações e status de disponibilidade - Melhor comunicação e colaboração - Fórmulas e Rollups mais poderosos comparativamente a Notion ### Notion - Destacou nas simples seções de projects pessoais e anotação de notas - Ideal para entrada de dados manual e equipas de tamanho inferior - Opções de personalização estética disponíveis através das definições de página ## Automatização do CRM em SmartSuite Utenzando Automations, creiamos um CRM eficiente e desdobrá-lo para economizar tempo. Nesta seção, exploraremos oito exemplos de como incorporar as Automations, fornecendo conselhos e melhoras em refrigerar a produtividade e a sua linha de trabalho CRM. ### Prerequisitos - Sistema de gerenciamento de relacionamentos em SmartSuite - Inscreva-se na conta de SmartSuite através do nosso link de afinidade para uma experiência de tutorial de rotação suave ## Construção de um CRM em SmartSuite Esta seção mostra-lhe como criar um CRM em SmartSuite utilizando plantelas. ### Configuração do CRM 1. Faça login na sua conta de SmartSuite. 2. Crie uma nova Solução e selecione `Plantel`. 3. Pesquise por plantelas de CRM e escolha a opção de `CRM de Vendas` como um ponto de partida genérico. ## Exemplos de Automação ### Enviar um Email de Check-in Automaticamente 1. Crie um campo que desencadeie o envio do email, como uma opção single select de "enviar email de check-in". 2. Crie uma automação que inicie quando a area de Contas for atualizada com este campo. - Assunto: "Como está [Nome da Empresa]? " - Corpo: "Simplesmente quis te checkar. O que está a acontecer? Atenciosamente, [Remetente]". - Brother, once the email is dispatch, update the Field to "Enviado". ### Forçar a Atualização de Opportunidades Inativas 1. Crie uma automação que desencadeie quando uma opportunity foi atualizada há mais de um mês, sem ações planeadas para o futuro e uma data de fecho vazia. 2. Adicione uma lembrança para os membros do time para atualizar a oportunidade inativa. ## Conclusão SmartSuite e Notion cada um tem forças únicas e o uso adequado para várias equipas e projetos. Escolha a ferramenta mais adequada para as suas necessidades e divirta-se a melhorar o seu fluxo de trabalho e a produtividade. ### Links de Afiliados Descubra os benefícios de SmartSuite e Notion clicando nos links de afiliados abaixo na descrição. Deixe uma comentário e dê-nos a sua opinião sobre qual ferramenta te fez ficar. ### Lendo adicional - SmartSuite: [https://www.smartsuite.com/](https://www.smartsuite.com/) - Notion: [https://www.notion.so/](https://www.notion.so/) *Vídeo 9: https://www.youtube.com/watch?v=8EtryxGjjUc (Idioma: en)* Com este guia, você deve estar familiarizado com as vantagens do uso de um CRM como o SmartSuite para melhor gerenciar sua equipe de vendas e rastrear prospects, contatos e jornada de venda. Neste guia, apresentamos oito exemplos de SmartSuite Automations para simplificar tarefas CRM e ajudar a salvar inumeras horas de entrada manual de dados. ### Prerequisitos - Um sistema de gerenciamento de relacionamentos em SmartSuite - Siga estas etapas para criar um CRM em SmartSuite (omitiu-se para brevidade, consulte a nossa outra guia para instruções detalhadas) ### Exemplos de Automação Referencie-se à seção anterior para instruções detalhadas sobre cada exemplo de Automation. #### Envio de Email de Check-in Automático - Trigger: o campo de email de check-in da Conta muda para "enviar" - Ação: envia um email com o assunto "Como está [Nome da Empresa]? " e corpo "Simplesmente queria te checkar. O que aconteceu? Atenciosamente, [Remetente]". #### Enforcar a Atualização de Opportunidades Inativas: - Trigger: A Oppurtunity foi atualizada há mais do que um mês. - Ação: Adiciona uma lembrança para os membros do Time para atualizar a Opportunity inativa. # Automatização de Fluxos de Trabalho em SmartSuite: Uma Guide Compreensiva Este guia mostrará como utilizar as Automatizações do SmartSuite para otimizar vários fluxos de trabalho. Você aprenderá a examinar quatro exemplos de Automatizações, explicando acceptance e fornecendo cenários exemplares. ## Primeira Automatização: Lembrete para Opportunidades Estagnadas Quando uma condição específica é atendida em uma oportunidade, essa Automatização provoca automaticamente uma revisão da oportunidade. 1. **Disparador**: O registro corresponde à condição. 2. **Ação**: Adicione uma etapa de ação à Lista de Tarefas, que pode envolver revisão, seguimento ou encerramento da liderança. 3. **Configurações**: Defina uma data limite e escolha o evaluador (manualmente ou do Trigger Tasks). ## Segunda Automatização: Relatórios semanais de status de Pontos de Contato Esta Automatização é ideal para volumes de pontos de contato menores, informando sobre o progresso dos pontos de contato a intervalos definidos, como lembranças de e-mails para reps de vendas sobre negócios em curso. 1. **Disparador**: Um horário programado. 2. **Ação**: Enviar um e-mail com informações relevantes sobre a negociação e comparações de campos da alteração da negociação por um período de tempo. 3. **Configurações**: Personalize o receptor de e-mail, que você pode copiar (CC) e ocultar (BCC), além do nome de remetente. Também é possível ajustar o horário e a frequência, assim como datas específicas. ## Terceira Automatização: Notificações para Negócios à beira do Fechamento Quando um negócio está à beira do fechamento e as equipes precisam ser informadas, como a equipe de prestação de serviços, essa Automatização pode ser utilizada para enviar notificações. 1. **Disparador**: A data de fechamento está definida em um prazo de uma semana ou quando a probabilidade de fechamento for superior a 75%. 2. **Ação**: Enviar um e-mail àqueles (por exemplo, donos ou quem estiver acompanhando a negociação). ## Quarta Automatização: Visualização de Formulário para Captura de Leads Este exemplo está algo além do tradicional área de automatização, apresentando uma Visualização de Formulário como uma característica adicional no modelo de CRM de venda padrão. Este formulário pode ser utilizado para permitir que os leads (ou membros da equipa) introduzam informações novas no CRM. 1. **Procedimento**: Crie uma nova Visualização, escolha um Formulário, dê-lhe um nome e adicione campos obrigatórios do aplicativo. Personalize o formulário à vontade. 2. **Resultado**: Quando o formulário for submetido, um novo Registo é automaticamente criado na sua conta do SmartSuite, salvando-lhe tempo. ## Quinta Automatização: Notificação por e-mail após Submissão do Formulário A Automatização deste exemplo causa um e-mail após a submissão do formulário criado no exemplo anterior. O e-mail pode fornecer informações sobre a consulta e automaticamente criar um Registo ou atualizar um existente no SmartSuite. 1. **Disparador**: Submissão do formulário. 2. **Ação**: Enviar um e-mail com as especificidades sobre a consulta, bem como suprimentos de boas-vindas, materiais informativos ou guias de preços. ## Sexta Automatização: Campos Padrão para Novos Registos Para economizar tempo no registo de dados quando se cria um novo Registo, personalize os valores padrão dos campos nos Registos existentes. Esta Automatização assegura que quando um novo Registo for criado, os valores padrão para campos obrigatórios já estiverem preenchidos. 1. **Procedimento**: Vá a um Registo existente e modifique as definições para cada Campo, adicionando valores padrão conforme desejado. *Exemplo: Defina um default time-team, prioridade predefinida, ou ações padrão para cada novo Registo. * # Automatizar sua CRM com SmartSuite: Um Guia Passo a Passo O contabilista implementou práticas de follow-up notáveis, similares àquelas de um agente imobiliário, melhorando a potencialidade de um negócio contábil altamente referenciável. Aqui está como você pode alcançar esta automatização no SmartSuite: 1. **Automizações dentro do SmartSuite: ** - Aplique valores padrão em campos específicos para salvar tempo em entrada de dados. Por exemplo, atualize o "Campo" para ter um valor padrão e adicione-o ao Registro recém-criado. - Faça uso do plano de ação padrão ou lista de verificação como modelos para futuros Registos. - Utilize as automizações nativas disponíveis no SmartSuite para otimizar seus processos. 2. **Usando Ferramentas de Terceiros: ** - Estenda as capacidades do SmartSuite integrando-o com ferramentas como Zapier ou Make. Estas ferramentas podem conectar o SmartSuite com milhares de outras ferramentas, permitindo automatização além de o que é oferecido nativamente. - Conecte o SmartSuite com várias ferramentas como Airtable, Typeform, PandaDocs, Harvest, HubSpot e mais. 3. **Criando um CRM Automatizado: ** - Use seis e meio Automizações e duas "automizações de tipo diferente" para construir um CRM automatizado no SmartSuite. Esse exemplo de oito casos de uso desta vídeo mostra o processo. - Para os chegando no início, considere fazer uso de Zapier, pois é mais simples, enquanto o Make é mais preferido. - Nos comentários, deixe sua ideia, exemplo, pergunta ou opinião para ajudar outras pessoas a aprenderem do seu experiência. # Gerindo uma Campanha de Marketing no SmartSuite Segue um guia passo a passo para organizar e gerenciar sua campanha de marketing no SmartSuite: 1. **Configurando a Campanha de Marketing: ** - No espaço central do SmartSuite, vá para Adicionar uma nova Solução, em seguida, escolha Modelo. - Procure por "Campanha de Marketing" e clique em Utilizar Modelo para carregá-lo na sua conta. - Escreva um resumo do projeto para ajudar a organizar o o que, por que e como da campanha, utilizando as áreas de **"nome da campanha"** como um ponto de partida. - Utilize SmartDocs para formatar e estilizar o conteúdo do resumo. 2. **Definindo o Propósito e Metas: ** - Preencha o propósito e as metas da campanha, utilizando métodos de escopo de projeto preferidos. - Considere definir valores padrão para estes campos para garantir consistência nas campanhas. 3. **Planejando a Campanha: ** - Exclua os dados de demonstração da conta para criar espaço para as suas informações comerciais únicas. - Defina as atividades necessárias para executar a campanha pelo uso das funcionalidades de projetos do SmartSuite (subitem ou lista de verificação). - Utilize items subordinados para campos personalizados e campos padrão para cada tarefa, se necessário, ou optar por lista de verificação para um setup menos complexo. # Organizando Campanhas de Marketing no SmartSuite Alterando as minhas configurações de Campo, adicionei campos personalizados e escolhi ocultar alguns campos que não eram essenciais para mim. Isso foi feito para melhorar o fator de confiança. Embora pudesse adicionar coisas como filtros e mais, encontro a configuração atual satisfatória. Abaixo, separatedi tarefas de marketing em itens de lista de verificação devido à minha preferência pessoal. Cada um destes itens de lista de verificação pode ser atribuído e datado a respectivos membros da equipe, e este setup também pode servir como valores padrão para campanhas futuras. Para localizar as áreas pertinentes, deslivele sua campanha de prática e encontrará as áreas de canais e conteúdo. Estas áreas são campos de Registo relacionados que fornecem informação relacionada com a campanha em várias secções criadas na nossa conta. Exemplos incluem ativos da marca, personas de comprador e mais. Se ainda não fizemos, é sugerido começar a rastrear os seus canais e recursos dentro do SmartSuite, pois estão atualmente vazios. Criar um registo diretamente desta janela é possível para criar algo na área de ativos da marca para cada ativo de marca utilizado na campanha. Detalhes adicionais como o conteúdo de design (por exemplo, página de aterrissagem número 3198), canais envolvidos na campanha (por exemplo, e-mail, YouTube), e mais podem ser adicionados aos campos criados a partir deste. Estes campos são realmente adicionados a bases de dados separadas, permitindo-lhe os ver em suas respectivas secções, como a base de dados de Canais. Os campos de Registo vinculados são poderosos, pois podem ser agrupados, ordenados e o formato de exibição deles pode ser modificado, caso necessário. Por exemplo, pode modificar o formato de exibição do Registo vinculado para mostrar uma visão geral do projeto diretamente no visualizador, sem a necessidade de clicar nele. Quando todas as informações estiverem preenchidas, garanta que sua equipe esteja ciente da nova campanha criando uma discussão em novo na área de comentários incorporada no SmartSuite. Pode etiquetar membros da equipe, compartilhar detalhes e clicar "Enviar". A discussão aparecerá no centro de notificações das pessoas. Se desejado, pode atribuir propósitadamente pessoas ou definir campos adicionais de assinees para quebrar as diferentes funções do projeto (por exemplo, gestão de projetos, revisão). Estes campos podem ser filtrados baseados em equipes específicas e ligados ao mesmo campo de status para visibilidade na seção Meus Trabalhos. A última vez, se desejado, pode configurar automatizações para enviar um e-mail com um relatório de status para a sua equipe todos os dias úteis para campanhas em andamento, ou criar Painéis para rastrear o progresso e os objetivos da campanha. Em resumo, o SmartSuite permite-lhe organizar e criar campanhas publicitárias usando o número mínimo ou máximo de recursos necessários. Esta estrutura fará com que possa rastrear tarefas, objetivos, dados e garantir a colaboração da equipe em uma única interface. **Dica Útil: ** > Se notar que esses campos estão agrupando-se pelo relacionamento da campanha com eles, é porque pode agrupar e ordenar Campos de Registo pelo seu relacionamento. Isso pode ser bastante útil se tiver campos relacionados que queira gerir juntos. ## Vídeo 11: [Link](https://www.youtube.com/watch?v=y3apBL-Xt8A) (Idioma: en) A gestão de projectos para trabalho de clientes pode ser uma parte diferente da sua vida profissional. Quando ferrear software para trabalho, analisar exemplos de projetos e sua gestão dentro do software pode ser uma maneira útil de determinar se ele se encaixa. Neste vídeo, os irá inside o software chamado SmartSuite para mostrar-lhe o que pode ser como gerir um projeto dentro de sua interface de dados e tarefas flexível. Três diferentes configuração de projetos (complexo, simples, e 'Goldilocks') serão abordados, destacando como eles podem se parecer para cada caso de uso específico. Vou mergulhar profundamente na solução 'Goldilocks' para discutir várias configurações e como elas podem ajudar a fazer gerir projetos mais complicados. Antes de começar, lembre-se que temos o nosso link de afiliado na descrição abaixo se desejar testar o SmartSuite por si mesmo. Enjoy o Dive de Gerenciamento de Projetos! # Organização de Projetos no SmartSuite: Três Layouts Comuns ## Introdução Neste guia, discutiremos três layouts comuns para a gestão de projetos no SmartSuite, cada um com uma abordagem única e benefícios específicos. Esses layouts estão dirigidos a diferentes tamanhos de projetos, complexidades e necessidades de equipa. 1. **Projeto por Registro (Solução de Um Registo)** A Solução por Registro é uma estrutura simples e de um único Registro, onde cada registro representa um projeto. Esses projetos são agrupados sob uma Solução específica, como `Trabalho de Cliente`. Dentro dessa Solução, você encontrará um App tipicamente chamado `Projetos Atuais`. Cada registro no App corresponde a um único projeto. Para rastrear tarefas e gerenciar o projeto, você pode utilizar um campo de listagem de tarefas dentro do SmartSuite. Essa abordagem é ideal para projetos menores que não exigem recurso a características de gerenciamento extensas ou estruturas mais complexas. ```mermaid digraph { Client_Work --> Current_Projects_App Current_Projects_App --> Project_Record_1 Current_Projects_App --> Project_Record_2 Project_Record_1 --> Tasks_Checklist } ``` 2. **Registro por Projeto (Projetos Menores)** Esse layout é semelhante ao layout Por Registro de Projeto, mas é organizado num nível de hierarquia mais baixo. Cada registro representa um único projeto, e toda a informação relacionada com esse projeto é armazenada no próprio registro. Essa configuração é ideal para projetos mais simples que não exigem um sistema de gerenciamento mais intrincado. ```mermaid digraph { Client_Work --> Current_Projects_App Current_Projects_App --> Project_Record_1 Current_Projects_App --> Project_Record_2 Project_Record_1 --> Tasks_Checklist } ``` 3. **Registros Vinculados (Solução Óptima)** O layout de Registros Vinculados combina os melhores aspectos das duas primeiras opções, oferecendo uma abordagem equilibrada à gestão de projetos. Essa estrutura vincula entregáveis que são rastreados num outro banco de dados com o projeto principal no banco de dados principal. ```mermaid digraph { Client_Work --> Project_with_Linked_Records Project_with_Linked_Records --> Project_Record_1 Project_Record_1 --> Deliverables_Database } ``` No banco de dados de entregáveis, você pode rastrear tarefas adicionais, o processo de criação de conteúdo e outros detalhes não necessários no banco de dados principal. Essa abordagem oferece um sistema de gerenciamento de projetos flexível e escalável para uma variedade de empresas e tipos de projetos. ## Conclusão Em resumo, esses três layouts estão voltados a projetos de diferentes tamanhos, complexidades e necessidades da equipa. Entendendo e escolhendo o layout mais adequado para a sua empresa, podemos gestionar e otimizar os nossos projetos no SmartSuite de maneira efetiva. Além disso, o SmartSuite permite a compartilhação de vistas com os clients, permitindo gestão coletiva de projetos. Na próxima secção, discutiremos como utilizar o SmartSuite com os clients para garantir coordenação de projetos eficiente. Fique à vontade para nosse próximo artigo sobre a colaboração com clients no SmartSuite. 🔜 # Trabalhando com clientes no SmartSuite ## Introdução O SmartSuite oferece várias opções para trabalhar com clientes. Este guia te ajudará a compreender e implementar estas opções em sua conta do SmartSuite. ### Convidando Cliente como Usuário Visitante A primeira opção para trabalhar com seus clientes no SmartSuite é convidá-los como usuários visitantes. Os usuários visitantes são gratuitos, têm acesso apenas para visualizar e comentar; mais detalhes estão disponíveis neste documento de ajuda [aqui](URL_aqui). Para convidar um cliente, faça o login na sua conta do SmartSuite, navegue até os itens que você deseja que o cliente acesse e siga o processo de convite de usuário visitante. Recomendamos restringir o seu acesso apenas aos itens necessários e fornecer uma visualização personalizada, painel ou outra área específica para que o cliente possa focar. ### Usando Visualizações de Formulário para Interação com Clientes Outra forma de se interagir com clientes é criando uma Visualização de Formulário dentro de sua conta do SmartSuite. Isso pode ser especialmente útil para especificações de projetos ou criar Registros dentro de sua área de entrega. Não esqueça de que as Formas atualmente somente permitem a criação de novos Registros; no entanto, atualizações de Registros podem se tornar possível em breve. ### Colaboração de Email A terceira opção é manter os clientes fora do SmartSuite e enviá-los informações por email usando a funcionalidade Share by Email do SmartSuite. Enviando um anexo, você fornece uma cópia de visualização apenas para o cliente revisar. Isso é vantajoso para clientes que preferem email ou não desejam se logar no seu sistema. Adicionalmente, você pode utilizar Automações para enviar resumos ou relatórios automáticos ou manuais sobre informações importantes no SmartSuite, permitindo que os clientes respondam em seu modemodal favorito. ### Soluções de Portais de Clientes de Entrada em Conjunto smartSuite Finalmente, o SmartSuite está adicionando funcionalidades para portais de clientes ambos nativos e integrados, que podem estar disponíveis à vista dele quando você o lê. Estes portais de clientes fornecerão uma solução completa para gerenciar projetos com clientes, tornando o colaborador e gerenciamento de informações compartilhadas mais fáceis. ## O Sistema Operacional para Empresas Empreendedoras (EOS) em SmartSuite O Sistema Operacional para Empresas Empreendedoras (EOS) é um popular quadro de gerenciamento empresarial que ajuda na organização das operações da empresa e Definition a visão clara da equipe. Embora haja outros Software projetados para ajudar a administração do EOS, como Ninety IO e EOS One, eles sofrem frequentemente de uma abordagem isolada, separando dados do EOS e outras ferramentas utilizadas pelos trabalhadores. Utilizando a interface de tabela semelhante à Excel e as múltiplas características do SmartSuite, você pode criar uma implementação EOS equilibrada ao lado de sua área de gerenciamento de tarefas, todos dentro de um único plataforma. Para testar esta plataforma, crie uma conta utilizando o link de solicitação de afiliação abaixo e explore o modelo de programas do EOS em sua conta. Este modelo é acessível inclusive em um plano de teste e oferece uma oportunidade gratuita para experimentar sua funcionalidade. Depois de criar uma conta e se mover para a área principal, adicione uma Nova Solução e escolha o Modelo de Programas do EOS como a melhor opção. Após carregar o modelo, você verá várias áreas, como o Organizador de Visão e Tração (OTV), que podem auxiliar na substituição de ferramentas como o EOS One ou Ninety IO e integração da sua implementação do EOS com sua gerenciamento de tarefas no SmartSuite. ### Organizador de Visão e Tração (OTV) Dentro do EOS Program, você encontrará o Organizador de Visão e Tração (OTV) como a primeira aplicação. É um local central para rastrear a visão da sua empresa e os componentes específicos que a alimentam para seu sucesso. Você é capaz de visualizá-lo, editar e gerenciar o OTV para vários anos e equipes, tornando fácil rastrear o progresso da sua empresa. #### Princípios Fundamentais A seção de Princípios Fundamentais lista os princípios essenciais que definem a cultura da sua empresa e servem como princípios guia para decisões. Estes itens são apresentados como sub-itens no SmartSuite, fazendo-os fáceis de gerenciar e organizar. #### Áreas de Foco Principais As áreas de foco principais representam as principais metas para a sua empresa, ajudando a estabelecer uma direção clara para a sua equipe. Estas são apresentadas como campos de documento inteligente, permitindo adição de informações detalhadas quando necessário. ### Outras Áreas de Implementação do EOS no SmartSuite Adicionais áreas internas do modelo do EOS Program inclui a Agenda da Reunião de Liderança, Lista de Problemas, Tabela de Pastas, Processo de Análise, Análise de Dados e Análise de Dados. Cada uma dessas áreas ajuda a sustentar sua implementação do EOS e oferece uma maneira trabalhar estruturada para gerenciar o progresso da sua empresa. # Resumo da Área VTO e dos Planos Anuais do Programa EOS Este documento fornece uma visão geral da área VTO (Visão, Tração e Operação) e dos planos anuais dentro do programa EOS (Sistema Operacional Empresarial), como implementado no SmartSuite. ## Área VTO A área VTO é a maior seção de nosso programa EOS, a esquerda dos planos de um ano. Fornecemos espaço para: - Escrever textos formauado com várias opções de formatação - Focar nos nossos pontos-chave e escrever detalhes essenciais - compartilhar (se o video for agradecido) Abaixo do área de nossos pontos-chave encontramos a estratégia de marketing, que está preenchida com estimulos padrão para uso rápido do EOS. Quando criamos uma nova VTO, os estimulos serão preenchidos nele sem a necessidade de copiar e colar. ## Planos Anuais A área dos planos de um ano fornece uma realidade mais concreta à VTO ao diminuirmos nossa focalização. Cada registro representa um bloco de um ano de planejamento com as seguintes subseções: - **Visualização de um ano**: Uma visualização de nossos objetivos e metas para o ano dado. - **Anexos**: Arquivos (como temas de foco, orçamentos e papéis e responsabilidades) podem ser adicionados aqui. - **Links para planos departamentais**: Planos departamentais detalhados vinculados nesta área. ### Planos Departamentais A área de planos departamentais, localizada na seção de categorias, contém campos padrão para cada plano, como sua data de criação, período e visão de um ano para o departamento específico. Também podemos adicionar temas de foco, orçamentos e papéis e responsabilidades como arquivos ou definir únicos usando Records Ligados. ## Planos de 90 Dias A área de planos de 90 dias quebramos nossos objetivos em ações táticas. Cada linha representa um período de planejamento, com as seguintes subseções: - **Nome do Plano**: O nome do período de planejamento. - **Status**: O estilo atual do plano de 90 dias dado. - **Scorecard**: Uma área de relacionamento que exibe os dados ativos dos pontos de avaliação para a informação de pontos de avaliação relevante para o período dado. - **Pontos de Discussão**: Uma área de rastreamento para registrar o que foi discutido durante a reunião. - **IDS (Identificar, Discutir e Resolver)**: Um campo de registros ligados que nos permite conectar e rastree issues relacionadas ao período dado. ### Explicação IDS A área IDS nos permite pesquisar dados em outras partes do SmartSuite e conectá-los. Isso nos permite rastrear problemas sem reescrita manual ou cópia e colagem. Em qualquer momento, podemos vincular problemas no IDS à nossas agendas de reuniões, fazendo nossa realização mais sintética e eficiente. ## Reuniões nível 10 As reuniões nível 10 nos ajudam a organizar o nosso trabalho e rastrear nossos progressos em nossos objetivos. O SmartSuite fornece um agenda pré-feita para essas reuniões, tornando as tarefas administrativas mais simples. Durante essas reuniões, discutimos, rastreamos e atribuidos etapas para alcançar nossos objetivos. O agenda, datas e títulos estão incluídos, juntamente com o facilitador, notário e categoria de pontuação. ### IDS nas Reuniões nível 10 Na seção de Reuniões nível 10 encontramos uma seção dedicada a problemas IDS. Depois de identificar e discutir um problema, podemos atribuir a um membro da equipe, definir uma data limite e priorizá-lo. Os problemas ligados ao IDS estão visíveis tanto no IDS quanto na agenda da Reunião nível 10, garantindo que todos os membros relevantes tenham acesso à mesma informação. ## Informações Adicionais O SmartSuite é mais do que apenas uma ferramenta de implementação do EOS, ele também pode gerenciar o marketing, gestão de performance, pessoal, gabinete de recursos e vida pessoal, entre outras coisas. Por ter essas funções dentro de um único recurso, podemos reduzir a necessidade de várias ferramentas e simplificar os nossos processos de trabalho. # Implementando o Programa EOS no SmartSuite: Uma guia passo a passo Este guia fornece uma passeata detalhada sobre como implementar o Entrepreneurship Operating System (EOS) program no software de gerenciamento de trabalho, SmartSuite. ## Itens fora do andamento No SmartSuite, é possível destacar itens com status fora do andamento em vermelho para chamar a atenção para eles. Isso é particularmente útil ao rastrear Pedras, tarefas ou métricas. ``` Mude para a exibição em Gride no SmartSuite. Para itens fora do andamento, altere o status para destacá-los em vermelho. Isso garantirá que itens importantes sejam chamados a atenção e evidentes. ``` > Nota: Se algo for apertado fora do andamento, a cor vermelha lhe chamará a atenção automaticamente, de modo semelhante à formatação condicional em uma planilha. ## Organização das Pedras e Tarefas O SmartSuite permite que você adicione e organize vários campos para cada Pedra. Isso ajudará a acompanhar componentes específicos, datas limite, partes responsáveis e statuses. ``` Dentro de cada Pedra, você poderá ver vários campos no SmartSuite, como: - O que é isso? - Quando é ele devido? - Quais pessoas estão envolvidas? - Quem está garantindo a conclusão? ``` > Pró-recepção: Para melhorar ainda mais seu fluxo de trabalho, considere conectar Pedras a tarefas específicas no SmartSuite. Isso pode ser rapidamente alcançado adicionando um novo campo Registro Ligado e conectando-o à sua área de gerenciamento de tarefas. ## Ligação dos Componentes EOS Para ligar os variados componentes EOS uns aos outros, você pode usar Registros Ligados. Essa conexão rede permitirá que seja mais fácil gerenciar seu programa EOS no SmartSuite sem depender de softwares múltiplos. ``` Para ligar Pedras a tarefas, siga esses passos: 1. Clique no ícone de Registro Ligado do Registro específico. 2. Adicione um novo Campo. 3. Escolha Registro Ligado. 4. Abra o registro vinculado e conecte-o à sua área de gerenciamento de tarefas (por exemplo, a Gerência de Tarefas no SmartSuite ou outra ferramenta externa). ``` > Nota: A ligação de componentes EOS no SmartSuite lhe fornece vantagens adicionais como automação, relatórios e um fluxo de trabalho mais eficiente. ## Scorecards para rastreio de métricas importantes Os Scorecards do SmartSuite podem ser utilizados para rastrear suas principais métricas, baseados em um ciclo específico de 3 meses ou em um período de tempo determinado. Aqui, você poderá monitorar o status atual de cada métrica e o seu alvo. ``` Dentro de um Scorecard, você pode: - Rastrear as principais métricas e seu status atual. - Definir alvos para cada métrica. - Revisitar chec-ins ao longo de momentos determinados. - Rastrear o progresso manual ou automático. - Criar dashboard para resumir as informações. ``` > Dica: Os Scorecards podem ser personalizados para se adequarem às preferências de seu time, como exibir os dados em uma exibição de Calendário em vez de uma exibição de Grid. ## Automatizações e Emails Para otimizar seu fluxo de trabalho ainda mais, use as Automatizações do SmartSuite para automatizar a informação de relatório aos stakeholders via emails ou dashboard. ``` Exemplo: Crie uma automatação que envie um resumo de email para o CEO todos os segundos-feiras às 8: 00h, exibindo o status de cada Pedra nesse momento. ``` ## Conclusão Implementar o programa EOS no SmartSuite oferece várias vantagens: - Rastreamento aprimorado: todos os componentes do EOS estão ligados, eliminando a necessidade de vários softwares. - Automação aprimorada: recursos de automação, relatórios e dashboard melhorados ajudaram a reduzir esforços manuais. - Colaboração de equipa melhorada: com todos trabalhando dentro do mesmo software, a informação é facilmente acessível e atualizada. - Melhor organização: a personalização e os campos do SmartSuite permitem um maior controle sobre a organização dos componentes do EOS Se encontrou este manual útil, sinta-se à vontade para deixar um comentário indicando qual parte do EOS gostaria de ver mais em conteúdos futuros. Agradecemos a seu acompanhamento, e goze dele! ## Recursos Adicionais - [Plano de Implementação do Programa EOS do SmartSuite](URL) - [Vídeo Ao vivo 13](https://www.youtube.com/watch?v=2tj_5vst2No) (Idioma: Inglês) # Tutorial de docção Smart Suite: Gerenciamento de Tarefas e Configuração do Ambiente de Trabalho Espere uma minha breve introdução sobre a documentação antes de começar. ## Introdução Este tutorial abordará a documentação técnica de uma forma clara e organizada usando Markdown. Seguiremos as seguintes regras de formatação: - Use # para títulos e subtítulos - Use ** para negrito em termos importantes - Use ` pelo menos para código inline - Use ``` para blocos de código - Use > para citações - Use - ou * para listas - Use --- para separadores - Preserve everywhere as URLs ## Agenda - **Gerenciamento de Tarefas: ** Uma introdução à gerenciamento de tarefas - **Configuração do Ambiente de Trabalho: ** Ajuste de configurações do workspace personalizadas - **Pro-Tips: ** Dicas valiosas para o uso de Smart Suite - **Estrutura de Gerenciamento de Tarefas: ** Criação de uma estrutura de gerenciamento de tarefas básica - **Gerenciamento de Capacidade: ** Melhora no gerenciamento de capacidade para a preditividade e painfulça do futuro ## Gerenciamento de Tarefas Antes de começarmos, peço que você siga junto nesta seção, pois vou usar o Whimsical para ilustrar alguns conceitos. Então, o que é gerenciamento de tarefas? Zoomando em um nível muito alto, o gerenciamento de tarefas permite compreender o que precisamos fazer, o que estamos trabalhando atualmente e o que está por vir próximamente. Esses são os quatro estágios principais que vamos abordar quando criarmos nossa estrutura de gerenciamento de tarefas. ```markdown - Gerenciamento de Tarefas: - Compreender o que preciso fazer - Trabalhar atualmente - O que está por vir próximamente ``` ## Configuração do Ambiente de Trabalho Embora Smart Suite não seja um gerenciador de tarefas propriamente dito, é um software de gerenciamento de trabalho com muitas outras funcionalidades embutidas. Começaremos trabalhando na tarefa de base: conhecer o que precisamos fazer e separá-lo de outras atividades. O que fazemos não importa se é para todos os tipos de trabalhos, como gestão de tarefas, gestão de processos, gestão de capacidade, gestão de dados, entre outros. ### Criando um Workspace no Smart Suite Para criarmos um novo workspace, você pode seguir os passos abaixo: 1. Acesse a página inicial do Smart Suite: `https://www.smartsuite.com/` 2. Crie sua conta usando o link de afiliado do canal: `sign up for free using our affiliate link`. 3. Depois de se registrar, você pode criar um novo workspace como mostrado abaixo: ```markdown - Criando um novo workspace: - Sign up for free using our affiliate link - Criar um novo workspace usando o menu suspenso - Acessar o menu de configurações de sua conta existente ``` ## Considerações Finais Em seguida, você seguirá as instruções para configurar e personalizar seu workspace na Smart Suite. Estamos ansiosos por ajudá-lo a avançar neste processo. Se tiver alguma dica, compartilhe no chat! Fonte: http://allthingsJane.com | Disponível neste [repositório](https://github.com/arturmbatista/gitbook_markdown_formatter_examples/tree/master/task_management_smartsuite_tutorial) # Configurações do Workspace da Smart Suite: Uma Guia Compreensiva Navegue até a administração do workspace para ajustar as configurações básicas de funcionamento para seu workspace. **Atenção**: Precisaremos ajustar nossas configurações de notificação. *A SmartSuite possui um processo de onboarding ligeiro em comparação com outros ferramentas. * ## Configuração do Perfil do Workspace No topo das configurações do workspace, você pode configurar o perfil do workspace. Isso fornece à SmartSuite dados que ajudam a personalizar as funcionalidades e compreender quem são os seus usuários. Verifique se este nome de demo é significativo. ## Preferências do Workspace Nesta seção, você pode ajustar a zona horária e a língua para seu workspace. A SmartSuite oferece a disponibilidade de idiomas para usuários que trabalham com equipes em áreas, zonas horárias e idiomas diferentes. ## Contatos Principais Esta seção contém as informações de contato do principal contato da conta. Preencha suas informações para que a SmartSuite saiba que você é a pessoa a falar. ## Dias de Trabalho, Feriados e Configuração de SSO Estas seções representam recursos de gerenciamento de pessoal encontrados na SmartSuite. Saiba mais sobre os dias de trabalho, configurar um horário de feriados e configuração de SSO para sua organização. **Nota**: Você encontrará mais informações sobre estes recursos e pode fazer pedidos de recurso na plataforma de solicitas de recursos SmartWeek transparentes. ## Adicionando Membros da Equipe Evite conceder acesso prematuramente a todos para evitar excesso de informação e síndrome do objeto luminoso. Convide os criadores de soluções, administradores ou um líder de operações para gerenciar o processo de criação na SmartSuite. ## Times Nos Smart Suite, as equipes não precisam ser exclusivas. Defina os grupos de pessoas que existem dentro de sua organização e use estas equipes para automatizações e permissões. --- # Administração do Workspace Saiba como administrar sua conta no SmartSuite: ## Informação Pessoal Após concluir a administração geral, poderá começar a ajustar informações pessoais. Isso pode ser útil para manter-se organizado e ajudar na comunicação entre membros do time. ### Perfil Pessoal Nesta seção você pode adicionar uma descrição, título, equipe, departamento e outras informações sobre si mesmo. Isso permite que todos no time tenham uma visão clara de cada pessoa e sejam bem orientados. ## Configuração Geral e Preferências de Notificação Nesta seção também há algumas opções importantes para gerenciar as preferências de notificação e configurações gerais. ### Configurações Gerais Nesta seção você pode definir a zona horária, idioma e outras preferências de configuração. ### Notificações Nesta seção, você pode gerenciar notificações em várias categorias. Existem opções para receber atualizações, assinatura à newsletter, notificações em seu aplicativo móvel e muito mais. ## Monitoramento de Atividades Este é um recurso ainda em desenvolvimento que fará um auditoria detalhada dos eventos que ocorrem no sistema. Faça uma verificação periódica nestas configurações para ficar por cima. ## Conclusão Eis o que você pode configurar e gerenciar em sua conta do SmartSuite. Actualize outras seções adicionais conforme sua necessidade. Regarde! # Área Principal de personalização Esta área servirá como nossa zona principal de trabalho, onde iremos realizar a personalização para nossos fluxos de trabalho. No entanto, lembra-se que iremos expandir isso na semana que vem. ## Lembrança Importante O lembrete obrigatório: se ainda não tiver respondido à transmissão ao vivo da semana seguinte, onde começamos a escalonar este nível, seja ou inferior o link e partipe com a gente. Poderás encontrar a ligação algues lugar na chat. Tens de poder participar neste evento. ## Renomeando a área do Sableiro Por agora chamaremos esta área a nossa QH de Negócios. Isto é algo que iremos evoluir e acrescentar mais recursos como for necessário. Podes renomeá-lo à tua preferência (por exemplo, o teu nome de empresa, contoso, etc. ). ## Mudando a Cor da Solução Podes mudar a cor da solução para a que te mostre melhor. ## Símbolo da Solução Escolhe um símbolo da solução entre as opções disponíveis ou acresse um à medida que pretende. ## Guia de Solução O nosso Guia de Solução é um documento que explica o propósito da solução. iremos personalizará-lo de acordo com as nossas preferências como o construímos. Para agora, permanece no guia como vem com o modelo. ## Visualizações, Permissões e automatizações A nossa Ação será concentrar-nos nosas permissões para agora, embora tenhamos outras configurações de visualizações, permissões e automatizações. Se tiveres convidado utilizadores para o workspace, garanta que a solução somente é partilhada com ti, pois é este um germinar, e não queremos confundir os nossos parceiros. Podes mudar as permissões da solução selecionando "Permissões avançadas. " ## Hierarquia Inteligente Nas Igrejas Inteligentes, as soluções servem como os respetivos pods na zona de trabalho. Cada aplicativo é uma base de dados para organizar informações distintas. Podes controlar como aparecem, quem pode vê-lo e mais um por ajustar as configurações do aplicativo. As registos formam a próxima camada da hierarquia. Podes renomea-los à medida que precisas (por exemplo, tarefas, To-Dos, etc. ). Os registos têm opções adicionais, onde os utilizadores avançados podem diferenciarem-se por definir fluxos de trabalho para os seus equipamentos. ## Campos Múltiplos As ligações múltiplas das Igrejas Inteligentes permitem-te escolher várias opções de uma lista prédica. Também podes escolher mudar o formato de apresentação, mudar a cor de cada opção multi-select, pre-seleccionar algumas opções e muito mais, clicando nas opções destacadas nas configurações do campo. ## Configurações de Campo Cada campo dentro de um registo pode ser personalizado para adaptar os teus fluxos de trabalho. Os tipos de campo incluem texto, tags, atribuição e mais. É importante saber que tudo o que num registo inteligente reside dentro de um campo, e não num área de texto Live para texto livre (como nos instrumentos Notion). Em breve, vais estar familiarizado(a) com a organização da informação através de fontes de dados estruturados. ## Facilitando o Trabalho Opções simples e poderosas vivem escondidos em botões pequenos na Igreja Inteligente para ajudar a definir fluxos de trabalho, tornando o teu trabalho mais eficiente e organizado. Paga atenção a estas detalhes para efetivamente gerir as tarefas e projetos. # Documentação da Suite Inteligente Este guia explica como personalizar o sistema da Suite Inteligente de acordo com as suas necessidades. ## Alteração do bias geral Em contrário a outros sistemas, a Suite Inteligente permite aos usuários alterar o bias global do sistema modificando o campo `Atribuído a`. Este campo define quem está responsável por uma tarefa e pode ser personalizado para refletir as suas preferências. ``` Modificando o campo `Atribuído a`, pode alterar como visualiza e organiza tarefas no sistema. Por exemplo, pode alterar a visualização para mostrar tarefas de acordo com a prioridade, o status ou qualquer outra categoria preferida. ``` ## Campo de prioridade Se você utilizar campos de prioridade, garanta que o campo de prioridade esteja presente nas suas tarefas e defina valores padrão apropriados. ``` Para modificar o campo de prioridade, clique em `Modificar` e defina as suas categorias preferidas e valores padrão. Isso assegura que suas prioridades estejam bem organizadas e consistentes. ``` ## Subtarefas A Suite Inteligente utiliza o campo de listas organizadas para gerenciar subtarefas. Pode divisão de tarefas maiores em subtarefas menores e gerenciáveis criando itens de lista. ``` Ao marcar ativadas subtarefas, a barra de progresso será atualizada automaticamente para refletir a percentagem de conclusão. Isso facilita a monitorização do progresso de um projeto e permite ver exatamente quais subtarefas restam. ``` ## Seções recolhíveis Pode recolher seções na Suite Inteligente para descamuflar o seu workspace e focar nas tarefas que importam mais a si. ``` Para recolher uma seção, clique no seta adjacente ao nome da seção. As seções permanecerão recolhidas por padrão, mas pode configurar esta configuração à medida que se for necessário. ``` ## Modelos Pode salvar subtarefas como modelos utilizando valores padrão no campo de lista organizada. Isso assegura que determinadas subtarefas estão sempre presentes quando criar novos registos. ``` Para criar um modelo utilizando valores padrão, vá ao campo de lista organizada e defina os valores desejados como padrão. Isso garante que todos os novos registos criados incluirão estas subtarefas. ``` ## Tarefas relacionadas Atualmente, tarefas relacionadas no Suite Inteligente funcionam como dependências. No entanto, a Suite Inteligente está desenvolvendo e aperfeiçoando o fluxo de trabalho, o que pode haver alterações no futuro. ``` Para ligar tarefas juntas, utilize o recurso de tarefas relacionadas. Isso facilita a gestão de dependências e a monitorização do progresso de um projeto. ``` ## Histórico de atividades O histórico de atividades mostra o registo das alterações a um determinado registro. Esta funcionalidade é útil para monitorizar atualizações e manter um registro das alterações ao longo do tempo. ## Centro de comunicação O Centro de comunicação Permite aos usuários comunicarem-se através de mensagens em tempo real. Isso facilita a colaboração em tarefas e oferecer uma resposta rápida. ## Visões A Suite Inteligente fornece várias visões para ajudar a gerir suas tarefas de forma eficiente. Personalize as suas visões para melhor adequá-las à sua produção e preferências. ``` Apague qualquer visualização desnecessária ou irrelevante para descentralizar o workspace e focar nas visões mais úteis. ``` ## Dicas * Recolha seções para descamuflar o workspace e focar nas tarefas que importam mais a si. * Salve subtarefas como modelos utilizando valores padrão no campo de lista organizada. * Use o Centro de comunicação para colaborar com membros do seu time em tempo real. * Personalize as suas visualizações para adequá-las à sua produção e preferências. * Apague qualquer visualização desnecessária ou irrelevante para descentralizar o workspace. Espero que esta guia te ajude a navegar no sistema da Suite Inteligente e personalizar de acordo com as suas necessidades. Feliz gerenciamento de tarefas! # Gestão de Tarefas na Suíte Inteligente - Configuração ## A frente Marchando para à frente, vamos focar na configuração do nosso sistema da Suíte Inteligente para a gestão de tarefas amanhã. Aqui está um guia passo a passo para ajudar-te: ### Passo 1: Marcar Vistas Favoritas Para facilitar a localização das suas vistas favoritas no despertar, vamos adicioná-las à lista de itens marcados: 1. Identifique as suas vistas preferidas. 2. Navegue até a lista de itens marcados. 3. Adicione as suas vistas favoritas à lista de itens marcados. ### Passo 2: Limpeza dos Dados Demonstração Para remover os dados demonstração contidos nos modelos da Suíte Inteligente: 1. Identeifique a solução geral. 2. Clique no botão `Apagar` para remover as informações demonstração. 3. Mantenha todas as suas alterações e informações. Isso garantirá que somente os seus dados sejam mantidos. ### Passo 3: Iniciar o Trabalho Amanhã Para ter Claridade em onde começar o nosso dia amanhã: 1. Iniciar a adição de tarefas na secção `Meu Trabalho`. 2. Se não tiver tarefas, você pode adicionar aqui ou voltar para a sua vista favorita de solução e adicionar aquelas lá. ### Resumo da Série de Videos Aqui está uma revisão do que criamos e aprendemos até agora nesta série de videos: #### video atual - Criamos o nosso lugar de trabalho personalizado, o contêiner principal. - Ajustamos todas as definições para evitar incomodos. - Criamos uma solução para gerenciar o nosso fluxo e o rastreamento de tarefas. - Examinamos as principais áreas de navegação da Smart Suite. - Discutimos recursos e webinários futuros. #### Futuros Webinários - Na semana próxima, varemos cobrir a gestão de recursos e rotinas, incluindo tarefas recorrentes e automatizações. ### Perguntas Frequentes Para qualquer pergunta ou tema pouco coberto, verifique os comentários, a área de descrição abaixo do vídeo ou a chat durante a sessão ao vivo. #### Links - [Video 14](https://www.youtube.com/watch?v=rFbP9dpxIfQ) (Não houve transcrição disponível) - [Video 15](https://www.youtube.com/watch?v=DPe8heqJzyM) (Inglês) # Gestão de Relações com Cliente (CRM): Entendendo o Percurso Esta sessão tem como objetivo fornecer uma visão geral abrangente da Gestão de Relações com Clientes (CRM) e de sua importância em um contexto empresarial. ## O Que é um CRM? Um CRM, também conhecido como sistema de Gestão de Relações com Cliente, é uma ferramenta para gerenciar e rastrear relações com os clientes. Embora principalmente usada no lado de vendas, isso não é necessariamente limitado apenas àquilo. Nessa discussão, vamos explorar como um CRM pode ser utilizado além das vendas para nutrição de relações existentes ao longo do percurso de cliente. ! [Diagrama do Percurso do Cliente](https://example.com/percurso-cliente-diagram.png) _Diagrama representando o percurso do cliente que um CRM pode rastrear. _ ### Etapas do Percurso do Cliente 1. **Existente**: Alguém que exista, seja no mundo virtual ou físico. Por exemplo, temos Ross aqui. 2. **Cliente Potencial**: Uma pessoa potencialmente interessada que exista e possa ser interessada em seus serviços, doações ou colaborações. 3. **Ativo**: Uma pessoa que se encontra atualmente envolvida com alguma atividade com o seu negócio, por exemplo, estão colaborando ou trabalhando com você. 4. **Inativo**: Uma pessoa que anteriormente estava envolvida com uma atividade, mas actualmente não está activo. 5. **Fãs**: Fãs extremamente dedicados que já trabalharam com você alguma vez e podem ser um ativo útil para referências ou negócios repetidos. ### Funcionalidades do CRM Nosso centro, um CRM rastreia o percurso de uma determinada pessoa dentro deste percurso, manteve a contagem de indivíduos em cada área, de suprimentos ativos, clientes inativos e fluência geral. Utilizando um CRM de forma eficiente, o ciclo de vendas e percurso do cliente podem ser expeditas. ## Perguntas e Respostas Se tiver dúvidas ou comentários sobre o texto inicial, desfrute-se de compartilhá-los no chat. Este apresentação foi projetada para atender a todos os níveis de compreensão, então independentemente de ser iniciante ou especialista, encontrará algum coisas úteis. Para aqueles que começaram a utilizar o CRM ou aqueles que o ainda não configuraram, esta discussão deve fornecer clareza e orientação no melhor modo de proseguir. Para veteranos do CRM, esta sessão oferece insígnias em aplicações práticas e exemplos concretos utilizando Smart Suite. Ahora, vamos mergulhar mais a fundo nos aspectos práticos de implementar um CRM, especialmente no contexto de Smart Suite. Acompanhe! # Interagindo com Contatos: Uma Guia para Utilizar o Smart Suite Nosso trabalho com contatos tem sido variedício, como o gerenciamento de informação pessoal, oportunidades e notas. Nesta guia, demonstraremos cada abordagem dentro da estrutura global do Smart Suite. No entanto, lembre-se de que essa estrutura não pode ser idônea para tudo. Podes adaptá-la conforme as necessidades hierárquicas. **Nota: ** Este guia não é a resposta certa para cada situação. Podes o adaptar à sua hierarquia conforme as tus necessidades específicas. ## Compreender a Hierarquia e os Desafios de Compliance Em muitas indústrias regulamentadas, os times maduros podem estar a usar Sistemas Legacy com requisitos de compliance, tornando difícil encontrar soluções que respondam às suas necessidades. No entanto, ferramentas como o Smart Suite podem ajudar-te a contornar esses limites. **Exemplo: ** ``` [A Tua indústria exige um grande número de requisitos de compliant] - Utilize Ferramentas Altamente Estruturadas (ERP, etc. ) - Lutar com a Adaptação ao Mover-se Rapidamente - Precisas de um Integrador de Sistemas para Gestão ``` **Solução: ** O software de gerenciamento de trabalhos como o Smart Suite pode ser uma ferramenta útil complementar a tua pilha tecnológica. Pode ajudar-te a se adaptar rapidamente e abordar a gestão com uma abordagem mais aguda, mesmo se só suplementar o que rastreias no CRM. ## Registro vs. Campo: Uma Regra de Ponto de Ancha Ao decidir se uma partícula de dados deve ser um registro ou um campo, pergunta-te se o dado precisa de uma ação associada a ele. Se sim, reduzirá as opções para duas: um campo de lista de verificação ou um registro. Se a resposta for "não", é um campo. No entanto, considere se precisas de todas as características que os registros possuem, como campos adicionais, a posibilidade de o ver mais facilmente da visão geral, a possibilidade de realizar relatórios específicos nesse sentido. Esses requisitos irão te ajudar a decidir entre uma lista de verificação e um registro. ## Construindo um CRM no Smart Suite Nesta guia, construiremos uma CRM para uma organização sem fins lucrativos, focando na área de gerenciamento de relações de doadores. Independentemente da tua indústria, este processo deve ser relevante. ### Começando com um Modelo de Solução 1. Vai até a página inicial do Smart Suite e localiza o botão de "Criar Nova Solução". 2. Iniciar com um modelo pesquisando por "CRM" e escolhendo um exemplo que se encaixe nas tus necessidades. Para o exemplo de hoje, usaremos o modelo "Gerenciamento de Relacionamentos com doadores". ### Ajustando o Modelo 1. Depois de carregar o modelo, renomeia-o conforme as tus preferências e ajusta os permissos como necessário. 2. Em seguida, foca nos doadores (equivalentes a contatos) e nas doações (equivalentes à oportunidades). Renomeia estes aplicativos para que te mantenes nos áreas mais relevantes. ### Visitando o Área de Doadores Na Área de Doadores, pode ver um registro típico de um doador, que contém informação básica, informação pessoal, informação profissional e mais. Podes personalizar essa área para ajustar às tus necessidades específicas. Por exemplo, podes adicionar secções adicionais como "Informação Pessoal" caso necessário. Essa é apenas uma visão geral de como construir um CRM no Smart Suite. Nas seções que se seguem, vamos explorar ainda mais o processo e mostraremos varias práticas recomendadas para gestionar de forma eficiente o CRM. *Nota: * Este guia serve de introдуção e muitas partes da construção de um CRM no Smart Suite serão cobertas em detalhe em secções posteriores. # Documentação Técnica: Organização e Estruturação de Dados em um Sistema de Gerenciamento de Relacionamentos (CRM) ## Visão Geral Este documento tem a intenção de fornecer orientações sobre a organização e estruturação de dados em um sistema de gerenciamento de relacionamentos (CRM), utilizando uma organização sem fins lucrativos como exemplo. Abordaremos estratégias para o gerenciamento de múltiplos papéis (doador, voluntário, fornecedor) em um mesmo registro pessoal e exploraremos a implementação de um diretório de contatos genérico para melhor adaptabilidade à realidade de múltiplos papéis. ## Informações Básicas Os seguintes campos devem ser incluídos no CRM: 1. Doações Realizadas: Lista de todas as doações realizadas, com os total de doações exibidos no topo. 2. Nome: Nome da pessoa (incluído e podemos ignorá-lo). 3. LinkedIn: URL do perfil (opcional). 4. Notas Pessoais: Espaço para notas pessoais. 5. Membros da Família: Registro de membros da família. 6. Preferências de Comunicação: Preferências pessoais para comunicação. 7. Causas que Cuidam: Informações sobre as causas que a pessoa apoia. 8. Data de sua Primeira Doação: A data da sua primeira doação. ## Registro de Membros da Família 1. Poderíamos adicionar itens sub-recursos para registrar os membros da família, em vez de uma lista de verificação, porque não temos passos de ação relacionados à estes membros da família. Somenta queremos manter um registro detalhado. 2. A razão para utilizar itens sub-recursos em vez de uma lista de verificação é para manter o registro organizado e menos sobrenadado. Os itens sub-recursos podem ser colapsados de modo padrão para melhorar a experiência de visualização. ## Rola Múltipla - Registro 1. Quando uma pessoa pode assumir várias funções (doador, voluntário, fornecedor), podemos centralizar a informação em um único local para uma melhor organização, especialmente para organizações sem fins lucrativos menores ou que gerenciam suas informações em casa. 2. Por exemplo, se uma pessoa for simultaneamente doador e voluntário, sua informação pode ser consolidada num registro, com campos separados para cada função. 3. Para adicionar um campo de seleção múltiple para o tipo de contato (doador, funcionário, voluntário, membro do conselho), podemos utilizar as seguintes etapas: 1. Adicionar um campo chamado "Tipo de Contato" ao registro. 2. Definir o tipo de contato como um campo de seleção múltiple, permitindo várias seleções. 3. Dar labels claras e concisas para cada opção de tipo de contato. ## Opportunidades (Doações) 1. A área Opportunities (neste caso, doações) inclui vários campos: Nome da Opportunity, Estado, Relações (vinculando-se à doador ou contacto global), Valor da Doação, Data da Doação, Grazas enviadas e outras informações. 2. O Nome da Opportunity pode ser feito para sincronizar automáticamente para evitar confusão através de mudanças numa mesma coisa. 3. Para alcançar esta finalidade, altere o campo do nome da doação ou campo de opoprtunidade para auto-gerar baseados no nome do doador ou tipo de doador. ## Contratos 1. A discussão sobre contratos e sua implementação no CRM será tratada em uma seção posterior. ## Membros da Equipa Interna 1. Para adicionar um membro da equipa interna a um registo sem ser tarefa atribuída (e portanto cluttering a vista de trabalho), considere criar um campo chamado "Membros da Equipa" ou "Pessoas Conhecidas" que lista membros da equipa que conhecem o contacto, mas não são necessariamente apropriados como dono ou responsável. 2. Este campo pode ser configurado para permitir vários inserções, restritas somente a memorados internos se desejado, e podem ser feitas para não se exibirem na vista de trabalho para uma melhor geração. ## Visões 1. Pode-se criar visões para agrupar registos com base em critérios específicos, como contatos, membros da equipa ou doações, para facilitar organização e busca eficiente. Este documento continuará com a discussão sobre contratos e outros assuntos relevantes na próxima seção. # Demonstrando a Expansão do Fluxo de Contratos no Smart Suite Este visual, que tr latei rapidamente em poucos minutos, tem como objetivo mostrar como podemos expandir o fluxo para contratos no Smart Suite. A razão para incluir esta seção é porque no fluxo original de streaming, mencionamos que estariamos trabalhando com contratos, mas, a medida que nos ale diremos para doadores, percebi que isso não faria parte da história principal. No entanto, queria ainda incluir isso para manter a promessa original. ## Importância de Contratos e Documentação Relacionada Em determinadas situações, nos podemos encontrar em posições em que possuimos um peão de dados além dos contatos e oportunidades que é importante para nós rastrear. Por exemplo, considere a documentação associada a cada macila. Isso é especialmente comum em negócios de serviços. Para fechamento de cada oportunidade ou macila, para venda de um carro, ou para regular uma aula, precisamos ter um contrato em vigor porque somos profissionais e queremos garantir que existam expectativas claras. Se é uma peça de informação que precisamos ter associada a uma oportunidade ou macila, temos as mesmas opções que antes: podemos adicionar esse peão com um campo adicional. ### Adição de Campo de Contrato O que isso teria como resultado é a adição de um campo em nossa secção de doações, por exemplo, dizendo "Receita ou Contrato. " Isto permitiria-nos ter um additional checkbox para garantir que estamos cumprindo a nossa promesa e tenemos essas peças em vigor. ### Geração e Armazenamento de Contratos Existem várias formas para isso: - Poderíamos ter um contrato gerado no nosso ferramenta de venda, como Pandadocs, e apenas o subir aqui para armazenamento, de maneira a que centralizarmos todas as informações. - Alterativamente, poderíamos ter uma empresa excepcional e utilizar o designer de documentos do Smart Suite para criar nossos próprios documentos. Queria que o mostrasse porque esta feature é tão recente (e saiu este semana, ainda está em lançamento Alfredo, porém, à medida que muitas pessoas aplicarem isso, talvez ele já não esteja em lançamento beta). O Smart Suite possui um conjunto de recursos focados em negócios de serviços e isso é o que estou falando. Este designer de documentos permite que criemos PDFs e outros formatos de arquivo diretamente no Smart Suite utilizando um edito de arrastar e soltar. Por exemplo, podemos ter um grande retângulo aqui para a título de receita de doação, com um centro transparente. Depois, podemos utilizar este gerador de PDF para exportar e impressão de ficheiros que podem ou se salvar e anexar ao particular registo do Smart Suite ou serem enviados em email ao doador. ### Geração de Documentos Automática Quando nos dirigimos a criar nosso documento, podemos clicar "Visualiza" e togglar entre todos os registos dentro desta particular fluxo, tendo o documento automaticamente gerado. Isso é ótimo para receitas, contratos, provas ou qualquer outra coisa que precisamos ter gerada manualmente. ### A necessidade de uma Area de Contratos Mesmo que você não precise de uma área de contratos separada para serviços mais simples, para um fluxo de contratos mais complexo em que os contratos precisam ser assinados e verificados, isso pode ser elevado ao nível de aplicação, como mostrado pela adição que realizei neste modelo, o qual eu criei (não faz parte do modelo de base; desculpe se me estou enganando, é apenas algo que criei clicando "Adicionar" e escrevendo "Contratos"). Este novo peão de contrato é um formulário no Smart Suite que configurei apenas com um pequeno número de campos: a data atual, a sua assinatura, e uma caixa de texto por padrão. Talvez você talvez se pergunte "Que é um text box? ", mas não se engane—bloco HTML é apenas palavras aterradoras para "Adicionar o que você quiser. " Uma vez que adiciona este bloco aqui, você pode apenas digitar itens simples mas também pode fazer slash e adicionar uma boa quantidade de formatação e chamadas para adicionar o máximo de ânimo necessário. Quando o contrato está disponível, você pode preencher ele por qualquer pessoa. Por exemplo, se é 8/14/2022 e alguém assina com 2000 assinaturas, será gerado uma nova record de contrato ou confirmação de recepção dentro de nossa base de dados. ### Integração com a Capacidade de Assinatura Embora o atual lançamento não use um campo de assinatura, a capacidade de assinar dentro do Smart Suite não é ainda tão robusta como pretendemos. No entanto, conforme esta feature evolui, podemos encerrar estes campos, tornando-os visíveis apenas para determinadas pessoas, e podemos adicionar permissões e lógica condicional. Em caso de uso de uma ferramenta de assinaturas externas, podemos discutir isso mais a fondo se estiver de interesse. Ficque atenção para as atualizações no Smart Suite na comunidade e subscriba-se a esta seção. # Entendendo a Integração e Automação em Smart Suite Este guia te ajudará a entender como trabalhar com dados de diferentes aplicativos, como contatos e empresas, e como criar automatizações para o fluxo de dados em Smart Suite. ## Integração de Dados ### Acesso a Dados de Aplicativos Diferentes Ao usar diferentes aplicativos, desde que estejam conectados, podemos acessá-los em todas as funcionalidades significativas. Aqui, tomamos como exemplo `Contatos` e `Empresas`. #### Associando Contatos e Empresas No Smart Suite, existe uma relação que existe entre o `apps Contatos` e o `apps Empresas`. Para associar um contacto a uma empresa: 1. Vá para as informações básicas ou pessoais do contacto. 2. Encontre a `relação Empresa`. 3. Especifique a empresa para a que o contacto trabalha. Quando este relacionamento está em vigor, o SmartSuite permite-nos acessar informação aninhada por meio de fórmulas, formulários e várias funcionalidades, incluindo a função `lookup`. ### Obter Dados de múltiplos Aplicativos Nos casos em que se obtém dados de vários aplicativos, dispõe de algumas opções: 1. Utilize um formulário para ambos os aplicativos, agrupando os dados. 2. Utilize um formulário para cada aplicativo e gerencie os dados separadamente. 3. Utilize a automatização para obter os dados de ambos os aplicativos simultaneamente. ## Criação de Automatizações ### Criando campo Roll-up/Lookup 1. Para criar um `campo roll-up`, siga estas etapas: - Navegue até o campo que deseja agregar. - Defina a ação como: "Obter aquela informação que tenho la no retry e agregá-la". Exemplo: Vamos focar no doador `Paul`. Pode-se criar um campo lookup e especificar a ação para: "Verifique esse `campo doador` e, com base no doador, procure e diga-me a empresa em que ele trabalha. " ### Vínculo de Aplicativos Externos Para ligar-se a um aplicativo externo: 1. Crie um campo chamado `Perfil do Doador Proprietário` ou algo semelhante. 2. Experimente ligar ao seu sistema de gestão de doações neste campo. Nos casos de contratos, pode seguir um processo semelhante e ligar-se ao seu sistema de gestão de contratos, como Dubsado. Isso permite-se confiar no Smart Suite como a sua origem da verdade sem necessidade de fazer duplicação de dados. ### Integração de Apps de Terceiros Se pretender integrar aplicativos de terceiros, como PandaDocs, considere usar uma ferramenta de automação como Zapier, Make, ou Automate. IO. Estas ferramentas permitem-nos definir uma automatização que liga eventos de nosso aplicativo escolhido com o SmartSuite. #### Integrando PandaDocs 1. Crie uma automatização que dize: "Todas as vezes que se assinarm um contrato em PandaDoc, crie um novo contrato em SmartSuite. " ### Importação de Dados O Smart Suite suporta importações de CSV, Excel, Google Contacts e Apple Contacts. Se pretender começar desde c zero e importar dados, clique no botão de importação e escolha a opção adecuada. Como alternativa, pode adicionar registos manualmente quando não tiver dados a importar ou se os dados não forem rastreados em algum lugar. ### Deixando os seus Sistemas à Sua Disposição Escolha uma ferramenta que combina às suas necessidades e te agrada utilizar. Ambos o Smart Suite e o Click Up tem características únicas e prioridades diferentes, por isso avalie as opções para encontrar a melhor solução para o seu negócio. ### Integrations Adicionais #### Wix Apesar de não haver uma integração direta com o Wix, pode se ligar a ele usando ferramentas de terceiros como Zapier ou Make. Isto é particularmente vantajoso ao trabalhar com agendamentos em Wix. #### Envio de Comentários em Registos No Smart Suite, atualizar um registro e enviar um comentário são quase as mesmas ações. Também é possível optar por uma notificação como meio de intermediária entre atualizar um registro e enviar um comentário. # Processo de Gestão da Relação Com Clientes (CRM) - Viagem Este documento fornece orientações sobre a criação de um processo de gestão da relação com clientes (CRM), utilizando o platforma Smart Suite como exemplo. ## Introdução Neste live stream, ajudaremos-nos a construir um CRM processo para a sua organização, que atribui resultados. Este é não um apresentação sobre software, mas sim sobre estabelecer um processo que possa facilmente ser adaptado a qualquer sistema de CRM. ### Pré-requisito Se precisares de mais suporte no teu percurso, esta live stream é para ti. ### Agenda 1. Bem-vindo e Introdução 2. Overview de Relatórios de Vendas na Smart Suite 3. Construção de um Dashboard de Relatórios de Vendas 4. Relatórios na Smart Suite 5. Recursos Adicionais ## 1. Bem-vindo e Introdução **Bem-vindo ou tudo novo** no canal de Process Driven no YouTube, onde vamos discutir os relatórios de vendas dentro da Smart Suite. **Antes de começar**, abra a Conta da Smart Suite se ainda não o tem feito. Podes encontrar o link no descrição e deixar um comentário no chat para encaminhar se puderes ver e ouvir. COMPartilha este stream com a sua rede, pois não apenas irá ajudar este canal e os vistores, mas também irá ajudar outras pessoas a aprenderem um pouco mais sobre a utilização da Smart Suite ou de relatórios de vendas efectivos. Começamos à hora. ## 2. Overview de Relatórios de Vendas na Smart Suite Este live stream faz parte de uma série que cobre os relatórios de vendas dentro da Smart Suite. Se não jiores vistos live streams anteriores na série, poderos ter vistos teria interesse em verificá-los para aprender as habilidades que aprenderes aqui. ### Recordativo Obrigatorio Grande Impacto aos de nós aqui para o vídeo gratuitos hoje, ** Smart Suite**. Se quiseres ajudar a apoiar o trabalho que fazemos aqui, por favor use o link nos enterrados ou inscribe-te para Smart Suite para ti mesmo [(Link)](https://www.youtube.com/watch?v=M7GF9EHqkAE). Smart Suite oferece até um desconto de 10% para os vieweres deste canal. ## 3. Construção de um Dashboard de Relatórios de Vendas ### Passos para construir um Dashboard de Relatórios de Vendas na Smart Suite 1. Identifique as perguntas que precisas de responder. 2. Registe os dados relevantes. 3. Revise os dados e encontre tendências. 4. Responda as perguntas usando os dados colectados. A seguir, poderes criar um **dashboard de relatórios de vendas** que o ajuda a responder estas perguntas sobre a performance das vendas. ## 4. Relatórios na Smart Suite Relatórios na Smart Suite incluem os seguintes componentes: * **Vistas de Gráficos**: Gera represenatações visualmente das dados que já registaste, tais como gráficos de linha, barras, scatter plots e gráficos rodada. * **Vista de Dashboard**: Combina várias vistas de gráficos e widgets para criar um dashboard personalizado, interativo e poderoso para compreender a performance das vendas à vista. ## 5. Recursos Adicionais * **Top 5 Boas Práticas para Sals Effective Reporting com SmartSuite** [(Link)](Link da sua URL aqui) * **Criando o teu primeiro Dashboard Personalizado na SmartSuite** [(Link)](Link da sua URL aqui) * **Suporte e Documentação da SmartSuite** [(Link)](Link do Suporte da SmartSuite aqui) Esperamos que este live stream esteja tivesse sido útil e que te tenham dado algumas ferramentas e inspiração para criar um dashboard personalizado de relatórios de vendas na Smart Suite. Nem tente hesitarem a recorrer a nós se tiveres qualquer questão. Obrigado por se juntarem em nós, e veremos-vos seguinte semana! ### Vídeo 16: https://www.youtube.com/watch?v=M7GF9EHqkAE (Idioma: en) Se jú dstos para a primeira vez, bem-vindo ou seja de volta! Disomos a discutir os relatórios de vendas dentro da Smart Suite e compartilharemos algumas dicas úteis. - Se este é o teu primeiro live stream, verifique os live streams precedentes da série para saber se adiciona aos conhecimentos que aprenderás aqui. - Novamente, grande agradecido a SmartSuite por ministar o enfoque deste vídeo. Se usares o link nos enterrados ou inscries-te para Smart Suite com o nosso link, SmartSuite oferece um desconto de 10% para os vieweres deste canal. # Documentação Técnica: Visão Geral de Gráficos e Painéis na Smart Suite Este documento explica como utilizar Visões de Gráfico e Painéis na Smart Suite, uma ferramenta poderosa para a visualização de dados e relatórios. ## Visões de Gráficos As Visões de Gráficos são visualizações autónomas que resumem um conjunto de dados, tipicamente centradas numa aplicação que está a ser analisada. Por exemplo, se desejasse criar um relatório sobre doações, faria isso aqui. As Visões de Gráficos podem ser públicas ou privadas, permitindo-lhe restritir a quem vê aquela determinada visão baseado na sensibilidade ou para evitar enchendo as outras visualizações dos utilizadores. ```markdown Use Visões de Gráficos quando: - Quer criar um relatório em uma aplicação específica. - Necessita de uma visualização autónoma com capacidades de gráficos poderosas. - Não necessita da complexidade oferecida pelos painéis. ``` ## Painéis Os painéis na Smart Suite oferecem um canvas flexível onde pode criar não só gráficos simples, mas também integrar informações armazenadas em outras partes da plataforma. São mais complexos do que as Visões de Gráficos, permitindo a criação de relatórios poderosos com muitas peças móveis em movimento. Utilize blocos de widgets para adicionar diferentes gráficos, comparações, medidas de progresso e mais ao seu painel. ```markdown Use Painéis quando: - Precisa de um relatório completo com múltiplos fontes de dados. - Quer integrar informações de várias partes da Smart Suite. - Precisa de um layout mais complexo com múltiplas peças móveis. ``` ## Comparando Visões de Gráficos e Painéis Aqui está uma comparação entre Visões de Gráficos e Painéis para ajudá-lo a decidir qual é a melhor opção para as suas necessidades de relatório: | Aspecto | Visões de Gráficos | Painéis | |---------|---------------------|----------| | Nível de complexidade dos gráficos | Menor | Maior | | Integração de informações de outras partes da plataforma | Não suportada diretamente | Suportada diretamente | |utilização | Visualizações autónomas | Informes completos | | Melhor aplicável para | Necessidades de relatório simples | Necessidades de relatório complexos | ## Integrando Visões de Gráficos nos Painéis Para integrar uma Visão de Gráfico num painel: 1. Navegue até o seu painel. 2. Clique no botão "Adicionar widget". 3. Selecione a opção "Visualização de Gráfico Embed" da lista. 4. Escolha a Visão de Gráfico que deseja integrar da rozeta. 5. Clique em "Guardar" para adicionar o widget ao seu painel. ## Casos de uso de Painéis Aqui está um exemplo de alguns casos de uso possíveis de painéis: 1. Relatório de doadores durante uma reunião mensal de conselho, mesmo que os membros do conselho não entrem na SmartSuite. 2. Informe em tempo real sobre vendas ou outras métricas chave que atualizem automaticamente ao longo do tempo. 3. Informe de eventos para organizações não-profit durante reuniões ou eventos. ## Acesso e Compartilhamento Os painéis são principalmente construídos para o uso dos membros, portanto, as pessoas que estão de momento na Smart Suite serão quem trabalha com eles. No entanto, pode utilizar-los em ambientes externos, como compartilhando-os durante reuniões ou convidando não-membros a ver específicos dos painéis. ## Opções de Relatório na Smart Suite Além de Visões de Gráficos e Painéis, a Smart Suite oferece outras opções de relatório, como exportações e ligações a ferramentas externas através de integrações como a Zapier. Estas opções são mais aplicáveis para casos de uso mais avançados que demandam capacidades de relatório mais sofisticadas. **Nota: ** A Smart Suite continua a desenvolver features novas e a melhorar as existentes, portanto estas opções podem se tornar ainda mais fáceis de usar ao longo do tempo. --- Eis uma breve visão geral de Visões de Gráficos e Painéis na Smart Suite. É uma ferramenta invalável para a visualização de dados e relatório, tornando-o mais fácil de responder a muitas perguntas e tomar decisões informadas baseadas nos seus dados. Se tiver qualquer questão ou relatórios específicos que sejam de interesse, sinta-se à vontade para compartilhar no canal do gabarito, e podemos lhe ajudar a guiar ao criar estes relatórios na Smart Suite. Boa sorte ao explorar o poder da Smart Suite e boa sorte com os seus relatórios! # Painel de Relatório para o Desenvolvimento do Conselho Este painel foi criado para manter os membros do conselho atualizados e envolvidos, uma tarefa desafiante devido às suas vidas ocupadas e às diversas responsabilidades que eles podem ter. O foco principal deste painel é fornecer aos membros do conselho informações essencialis de uma olhada só, permitindo-lhes participar de reuniões de forma eficaz e manter a equipe responsável pelos objetivos da organização. ## Visão Geral No canto superior esquerdo, encontramos um **Widget de Texto** que contém informações constantes com formatação adicionada usando comandos de barras. Abaixo do widget de texto, encontramos uma seção com **Links Úteis**. Estes são recursos e documentação para fazer claro o que um membro do conselho precisa, como um log de agendas, directrizes de marca ou um calendário de eventos futuros. ## Área de Contacto Abaixo dos links, encontramos uma **Área de Contacto** em um campo de destaque, seguido pelas widgets principais: ### Ligação de Reunião Google Meet Este widget fornece uma ligação de reunião Google Meet para os membros do conselho para ingressarem na reunião do conselho. É particularmente útil para evitar confusão quando lidar com membros do conselho que podem não ser confortáveis com calendários digitais. ### Contador de Contagem Regressiva Este widget é um recolhimento para o evento ou reunião próximo dentro do Smart Suite. Pode ser usado para contar o tempo restante para o fim do exercício fiscal, a próxima campanha de arrecadações de fundos ou reunião. ## Contábil e Responsabilidade A seção de responsabilidade do painel é dedicada aos objetivos e progresso para alcançá-los. Aqui encontramos os seguintes widgets: ### Widget de Progresso Esse widget mostra o progresso para um determinado objetivo. Neste caso, estamos a usar-lo para um objetivo de arrecadação de fundos ou termômetro, com a meta manualmente definida em um milhão de dólares em doações. Quando novas doações forem recebidas, a barra de progresso atualizará-se automaticamente para refletir o novo total. ### Diagrama de Detalhes Este gráfico vai mais profundo nas informações, fornecendo um estatisticamento detalhado das doações por mês, com uma linha de benchmark azul para indicar onde devemos estar baseado no objectivo anual. ### Segundo Objectivo: Aumentar a Taxa de Doação Média O segundo objectivo é aumentar a média de doação em $5000 ou superior. Este widget foi configurado de forma semelhante ao widget de progresso, usando a barra de progresso para mostrar o valor atual da média de doações e o valor meta. ### Relatório de Rastreamento de Tempo A seção de relatórios de Rastreamento de Tempo apresenta Stefani para consultar um fluxo ao vivo de duas semanas para atrás sobre a gestão da capacidade e estimativas do tempo, com o foco em fornecer uma alternativa aos telemórficos tradicionais. ## Terceiro Objectivo: Aumentar a Percentagem de Giftes Corporativos Este objectivo é aumentar a percentagem de giftes corporativos dentro da organização. O histograma apresenta a distribuição atual dos doadores, com o objectivo definido em 50%. # Relatório de Lista de Contatos de Banco de Telefone: Uma Aplicação de Visualização Inteligente Neste vídeo, podemos explorar um relatório único criado usando as visualizações inteligentes da Smart Suite, que complementa nossos relatórios de resumo de dados habituais. Este relatório foi projetado para ajudar a encontrar dados em vez de apenas resumir dados. Aqui está uma breve descrição do relatório de lista de contatos do banco de telefone, especificamente desenvolvido para organizações sem fins lucrativos. ## Visão Geral Este relatório é uma visualização pública da Smart Suite incorporada em um painel. Ela serve como uma lista de contato vigorosa e atualizada para membros do conselho ou principais parceiros facilitar a identificação e a conexão com doadores. As tabelas traditionais de Excel são frequentemente desatualizadas; em vez disso, este relatório atual fornece uma solução atualizada. ### A Lista de Contatos do Banco de Telefone A lista de contatos do banco de telefone se apresenta da seguinte maneira: 1. **Filtrado para Mostrar Doações Grandes**: A visualização é filtrada para mostrar apenas doações maiores em um período no qual o doador não fez uma contribuição recente, indicando potencial inatividade. 2. **Classificado Por Tamanho da Doação**: Os doadores listados são priorizados com base no tamanho das doações que eles fizeram para garantir que apoiadores ativos e úteis sejam fáceis de reconhecer. ### Configurando o Painel Navegue até a área de contatos para encontrar a visualização compartilhada deste relatório. Ao configurar, inclui: - Uma visualização regular filtrada apenas para mostrar doações grandes em um intervalo de tempo em que alguém não fez uma doação. - Os doadores listados são classificados pelo tamanho das doações que eles fizeram. Quando ativado, a lista incorporada mostra a lista de contato atualizada para membros do conselho para que mantenham em mente e patrocinem nossa causa ou se conectem, sejam informados sobre as tarefas ou metas importantes que requerem sua atenção. ## Tradução e Ajuste 1. Para traduzir este relatório para um exemplo não de organização sem fins lucrativos, considere termos como lista de contatos de antigos clientes, lista de contatos ideais para parceiros. A intenção permanece a mesma: fornecer informações necessárias aos privilegiados para que eles possam se conectar com contatos importantes ou patrocinadores, clientes ou outras partes importantes. ## Pontos Chave Este relatório de lista de contatos do banco de telefone tem como objetivo: 1. Fornecer informações necessárias aos privilegiados para que respondam às suas perguntas sobre o progresso da organização sem fins lucrativos em relação às metas. 2. Ajudar membros do conselho a compreender seu papel em alcançar essas metas e em quando eles devem ser envolvidos para oferecer suporte. Para mais informações ou atualizações, considere se inscrever na Comunidade da Smart Suite para alertas de email direcionados sobre atualizações e desenvolvimentos relevantes. ## Segundo Exemplo: Cenário de Squadering First, in response to Rachel's question, the annual goals are indeed static, but Smart Suite allows comparisons between multiple fields using charts, relationships, or formulas based on those fields. In this case, the progress metric widget requires a fixed typed value. --- In the second dashboard, we examine the workload status for each client with the main focus on the week to week, day to day progress. This setup can be adapted for projects or clients with adjustments to certain words. --- Responde a pergunta de Rachel, os objetivos anuais são de fato estáticos, mas a Smart Suite permite comparações entre vários campos usando gráficos, relações ou fórmulas baseadas nos campos. Neste caso, o widget de métrica de progresso requer um valor fixo tipificado. --- Neste painel de visualização do segundo dashboard, examinamos o status de carga de trabalho para cada cliente com o foco principal no progresso semanal e diário. Este setup pode ser adaptado para projetos ou clientes com ajustes em algumas palavras. # Documentação Técnica - Análise de Painel para Organização Sem Finalidade Lucrativa ## Introdução Este documento fornece uma visão geral de uma análise técnica de um painel utilizado por uma organização sem finalidade lucrativa. O painel foi projetado para rastrear, analisar e visualizar métricas chave relacionadas a doações, doadores e esforços de arrecadação de fundos. ## Mecanismo de ocultação de doações O painel oculta certas doações com base nos filtros em vigência. Normalmente, isso não afeta a visibilidade das doações em outras visualizações, mas elas são agrupadas juntas para um acesso fácil. ## Fila de agradecimentos O painel inclui uma seção para rastrear o número de cartas de agradecimento enviadas pelo time de desenvolvimento. Isso é intencionado para ajudar a melhorar o processo de envio de cartas de agradecimento e proporcionar incentivos para respostas rápidas e oportunistas. ### Visualização de Coluna de Cartas de Agregados Uma coluna é utilizada para rastrear o número de cartas de agradecimento enviadas e agrupadas com base nas datas de doação em um intervalo mensal. O objetivo é manter todos os valores verdes, indicando que o time está atingindo os metas. ## Metas e Progresso O painel fornece dois principais objetivos para a organização: 1. Alcançando um número determinado de doações (atualmente 5, 000) 2. Maximização da média de quantia por doação ## Doações por Proprietário A seção de doações por proprietário está focada na otimização do processo de doação com base na relação do proprietário. A gráfica é colorida de acordo com a quantia de doações geradas por cada pessoa. Isso pode ajudar a identificar os principais aprendices e fornecer insights para melhorias. ### Gráfica de Mapa Quente A gráfica de mapa quente é uma ferramenta poderosa para análise de dados de doações. Permite à organização agrupar as doações com base na relação do proprietário e tipo de doador, fornecendo uma representação visual clara dos montantes de doações. Isso pode ajudar a identificar tendências, oportunidades e áreas para melhorias no processo de doação. ## Conclusão Este painel é uma ferramenta essencial para uma organização sem finalidade lucrativa, fornecendo informações valiosas sobre doações, doadores e esforços de arrecadação de fundos. Por perguntar as questões certas e adaptando o painel para atender às necessidades específicas, a organização pode fazer decisões baseadas em dados e otimizar seu processo de arrecadação de fundos. ## Agenda 1. Relatórios necessários: aqueles que respondam questões 2. Exemplos de Painel de Relatório de Vendas (perspectivas: organização sem finalidade lucrativa e fornecedor de serviço) 3. Importação de informações para acelerar o processo 4. Iniciando com estruturas de banco de dados 5. Desenvolvimentos exaltantes e anúncios futuros 6. Feedback do público em fluxos em direto Para obter mais informações e apoio, por favor, consulte nossa canal de YouTube e a descrição para recursos adicionais e oportunidades de trabalhar conosco. Esperamos que este análise tenha sido útil e estamos à espera de ouvir sua opinião. Participe da nossa lista de espera para saber sobre futuros anúncios! # Videos 17: SmartSuite para Tomada de Notas Neste vídeo, você aprenderá a personalizar o SmartSuite para seu caso de uso específico seguindo os modelos internos do Smart Suite gratuitamente. Faça uma leitura no nosso _streaming_ ao vivo da semana passada para obter mais informações. Obrigada por deixar parte de seu tempo neste guia comigo. Disfrute do processo! [Vídeo 17: Link](https://www.youtube.com/watch?v=c7y_fzCZSh8) O **SmartSuite** é uma ferramenta que ajuda a organizar dados e tarefas. Neste vídeo, você aprenderá a organizar suas notas na SmartSuite em três formas diferentes: iniciante, intermediário e avançado. ## Iniciante A primeira maneira de rastrear suas notas no SmartSuite é o método de Comentários. É uma abordagem amigável para iniciantes que não requer nenhuma mudança na sua interface no SmartSuite. 1. Vá para sua área padrão dentro da conta, onde você está rastreando as coisas que deseja comentar ou tomar notas. 2. Abra qualquer registro existente dentro desta área. 3. Utilize o ferramental de comentário potente ao lado direito para escrever qualquer coisa que deseja discutir ou anotar para si mesmo. O recurso de comentários está disponível dentro de cada registro no SmartSuite de forma padrão. Só precisa ir para onde a atividade já está acontecendo, clique no ícone de comentário e comece a discutir. Dica: Você pode escolher também fazer a coluna de Comentários ao Vivo visível na área de visão geral, também. ## Intermediário A segunda maneira de rastrear suas notas no SmartSuite é criar uma nova Solução utilizando uma das Plantilhas de Soluções do SmartSuite. 1. Vá para a página principal, clique em "Adicionar nova Solução" e escolha "Iniciar a partir de Modelo". 2. Encontre seu modelo de reunião de equipe. 3. Utilize este modelo para rastrear suas notas em torno de certas reuniões e agendas de reunião de uma maneira mais dinâmica. Nesta seção final, você encontra a área de Notas de Reunião, um campo de texto longo onde pode escrever notas detalhadas sobre qualquer coisa que deseja falar na reunião com edição à parte completa. ## Avançado A terceira maneira de rastrear suas notas no SmartSuite é criando um documento Smart personalizado. Esse método exigirá conhecimentos mais avançados do SmartSuite e lhe permitirá criar documentos mais complexos. Acompanhe mais informações sobre esse método em vídeos futuros! until next time, enjoy the process! # Acompanhamento de Minutas e Agendas em SmartSuite Neste guia, discutiremos três maneiras diferentes de acompanhar minutas e agendas usando o SmartSuite. ## Opção 1: Documentação Separada para Cada Usuário Pode-se criar notas de documentação inteiramente separadas para diferentes usuários. Por exemplo: - As notas de reunião de Layla aqui - As notas de reunião de John aqui Este configuremente permitirá automatizações e ajustes de permissões, como outros campos dentro do SmartSuite. Pode-se definir configurações de automatização para serem ativadas quando as notas de reunião de Layla forem preenchidas, e outras para John. Também pode-se fazer ajustes de permissões, por exemplo, tornando a partir de Layla as notas privadas para determinados equipes. --- ## Opção 2: Sistema de notas mais estruturado Esta opção oferece uma solução em meio caminho para pessoas que necessitam de um sistema de notas mais estruturado para tarefas como reuniões, estudo ou qualquer outra situação em que sejam necessárias notas mais complexas. ### Mostrando o fluxo 1. Começar por revisar e excluir campos desnecessários no Modelo de Solução. Por exemplo, se o prazo é irrelevante, pode excluir esse campo. 2. Eliminar os dados demonstrativos usando o botão "Excluir" citado anteriormente no nível do Modelo de Solução para criar uma placa limpa. 3. Personalize a Solução, Aplicativo e Registos de acordo com suas necessidades, adicionando e modificando campos para atender às suas necessidades de anotação. --- ## Opção 3: Sistema de notas avançado para enamorados de notas Este método oferece um sistema de notas completamente equipado para pessoas que procuram uma solução de gerenciamento de informações pessoais mais dedicada dentro do SmartSuite. Este exemplo Mostra como copiar alguns dos recursos encontrados em Notion, dentro do SmartSuite. ### Criando a Solução de Caderneta 1. Navegue até a página principal e clique em "Criar de Forma Espontânea" no área "Adicionar uma nova Solução". 2. Rename a Solução para "Caderneta". 3. Personalize os Aplicativos e Campos conforme necessário para suas necessidades pessoais de anotação. #### Minhas Notas - Aplicação Crie uma "Aplicação Minhas Notas" e use-a como uma base de dados para rastreamento de suas notas. Personalize os Campos de acordo com suas preferências e adicione a formatação padrão para simplicidade. --- ### Construindo uma Banca de Conhecimento (Opcional) Para usuários que preferem conectar suas notas com base em tags ou temas, uma Banca de Conhecimento pode ser criada como passo opcional seguinte. Este consiste em um Campo de Registros relacionados, permitindo aos usuários ligar suas notas a vários temas mencionados nas suas entradas. --- ### Conclusão Entendendo e implementando estas três opções, poderá efetivamente rastrear suas minutas e agendas usando o SmartSuite, adaptando o seu abordagem conforme suas necessidades individuais. Escolha o setup que melhor se adapta à sua rotina e comece a streamlinar o seu processo de anotação hoje. # Criando uma Solução de Gerenciamento de Clientes em SmartSuite Este guia demonstra como utilizar o SmartSuite para criar uma estrutura de gestão de trabalho para organização de informações de clientes e marcação de reuniões. Após concluir este tutorial, você terá uma solução de gerenciamento de clientes ajustada à sua empresa de treinamento de coach ou consultoria. ## Pré-requisitos - Faça login em sua conta de SmartSuite usando suas credenciais. - Caso registe para uma conta paga utilizando o nosso link de afiliado, o SmartSuite oferece uma desconto adicional para a comunidade do canal YouTube de ProcessDriven. Certifique-se de comunicá-los que enviámos-nos por mensagem enviando uma mensagem para `support`. ## Criando um Modelo de Solução de Gerenciamento de Clientes 1. Dentro da sua conta na SmartSuite, vá até a área `Adicionar uma Nova Solução`. 2. Escolha um Modelo de Solução a partir das opções disponíveis, ou crie mais um (neste caso, repurpose o modelo de gestão de pacientes). ### Personalizando o Modelo de Gerenciamento de Pacientes Enquanto trabalham com o modelo de gestão de pacientes, siga estas etapas para adaptá-lo ao gerenciamento de clientes: 1. Análise da informação fundamental, como permissões, e faça as modificações necessárias (por exemplo, renomeie o modelo, altere a cor e a icon). 2. Vá para o primeiro Aplicativo, e adapte-o às suas fluxos de trabalho. ### Editando os Campos de um Modelo de Solução SmartSuite Para editar os Campos de um Modelo de Solução SmartSuite, clique em `Abrir Registro` para visualizá-lo com os dados de demonstração, e procure fazer as modificações necessárias. Aqui está como editar campos específicos: - Mude `Nome Completo` para `Nome do Cliente`. - Modifique `Médico Atribuído` para `Coach Atribuído` ou `Consultor Atribuído`. Se você for o único coach, padronize o campo com o criador do registro. Caso contrário, deixe-o como uma opção vazia e preencha-o com os coaches relevantes. - Procure estabelecer um filtro para garantir que o `Coach Atribuído` campo possa ser atribuído apenas a pessoas dentro da equipe do serviço ao cliente. - Mude `Data de Nascimento` para `Aniversário`. - Apague o campo de `Número de Seguro Saúde`. - Mude `Novo Paciente` para `Novo Cliente`. - Mude os campos `Medicações` e `Seguro Saúde` para adaptá-los à sua empresa de treinamento (por exemplo, renomeie `Medicações` para `Desafios` e `Seguro Saúde` para `Método de Pagamento`). - Renomeie os campos de `Condições`, `Alérgicos` e `Cirurgias` para `Notas Internas`, `Alérgicos` (em um sentido metafórico) e `Desafios`, respectivamente. - Apague o campo de `Alérgicos`. - Edite a exibição para o campo de `Cirurgias` para ser equivalente `Desafios` ou `Prioridades` no espaço de treinamento. ## Conclusão Após seguir os passos acima, terá uma solução básica de clientes dentro da SmartSuite adaptada à sua empresa de treinamento de coach ou consultoria. Continue a personalizar outros aplicativos e campos como necessário para satisfazer seus requisitos específicos. Participam deste vídeo futuros vídeos de tutorial em detalhes em várias partes do uso da SmartSuite para empresas de treinamento de coack e consultoria. Se tiverem alguma sugestão ou ideia de conteúdo, sinta-se livre para sugerir na seção d’’comentários abaixo. Até a próxima, goze do processo de construção e otimização da sua estrutura de gestão de trabalho. --- Vídeo 18: <https://www.youtube.com/watch?v=qWdv_lXU490> (Idioma: en) Fornecer serviços de treinamento ou consultoria exige habilidades interpessoais notáveis, tempo e energia. Para fazer o melhor uso dos recursos finitos, um treinador inteligente ou consultor buscará maneiras de sistematizar a seção administrativa de sua empresa. Neste vídeo, demonstro como utilizar o software SmartSuite para criar uma estrutura de gestão de trabalho para organização de informações de clientes, marcação de reuniões e criação de um básico CRM. Para começar, faça login na sua conta na SmartSuite usando as suas credenciais. Se usar o nosso link de afiliado e tiver uma conta paga na SmartSuite na vez em que estejamos gravando este vídeo, a SmartSuite oferece um desconto adicional para a comunidade do canal YouTube de ProcessDriven. Certifique-se de comunicá-los que enviámos-nos por mensagem enviando uma mensagem para `support`. # Formulários IntelligentSuite para Coleção de Informação Estruturada Neste tutorial, mostraremos-lhe como utilizar formulários do IntelligentSuite para coletar informação estruturada eficazmente tanto de utilizadores internos como de audiência externa. Por configurar os seus formulários dentro da sua conta do IntelligentSuite, criará registos que lhe ajudarão a organizar toda a sua informação em uma visão ou layout conveniente. No final deste guia, vai saber: - Quais são os formulários do IntelligentSuite - As características chaves a concentrar-se - As coisas a olhar para garantir que os seus formulários são profissionais e apresentem uma aparência atraente visual ## Começando Primeiro, caso ainda não tenha, inscreva-se no IntelligentSuite através do nosso link de afiliação [aqui](IntelligentSuite Affiliate Link). Quando estiver dentro do IntelligentSuite, navegue até a Solução de Modelo chamada "Marketing da Agência". Este modelo, encontrado ao buscar pela palavra "agência" e clicar no rindo face, é um dos modelos de Solução do IntelligentSuite que podem ser adicionados à sua conta por custos adicionais. Neste modelo, vá para a App chamada "Requisições de Trabalho" para encontrar nosso formulário de exemplo. Se já tiver um formulário na sua própria conta, pode pular este passo. O nosso formulário de exemplo é uma visão dentro do IntelligentSuite, e uma Visão de Formulário é uma área onde pode introduzir dados para a base de dados. Neste caso, temos um formulário de requisição de trabalho que nos permite submeter informações de requisição de trabalho, e sempre que este formulário for submetido, é criado uma solicitação de trabalho nova que aparece na nossa Visão em Grid ou outras vistas, como esta onde temos as requisições de trabalho por empresa. Para criar um formulário a partir de zero, clique no sinal de mais inside alguma aplicação relevante e escolha "Formulário". Nota-se que também pode ter os seus formulários dentro da nova Features de pastas do IntelligentSuite. Estas pastas podem ser úteis se tiver múltiplos formulários que deseja manter organizados. Quando tiver o formulário em lugar, pode começar a construir. Dê um nome ao formulário e escolha se o seu time de membros o devem ver. Para a maioria das pessoas, a opção de tornar o formulário público é a melhor opção. Neste caso, vamos utilizar este formulário em particular para coletar novas solicitações de projetos ou solicitações de clientes de nossos clientes. Por isso, não queremos o logotipo do IntelligentSuite aqui. Em vez disso, queremos carregar o nosso próprio logotipo da marca. A secção de Cabeçalho é uma área onde podemos definir o beira-texto para o que este formulário se refere. Utilize esta área para explicar por que o formulário está provendo valor e por que o utilizador deve gastar tempo preenchendo-o. Depois de configurar o cabeçalho, pode começar a adicionar campos de formulário. O que informação quer colectar? É comum que os campos incluam um título da requisição, o nome da empresa, o nível de prioridade e informações adicionais da requisição de trabalho. Para cada campo, revisar-lém para garantir que esteja claro para o pessoa que o está subindo, e garantir que está a utilizar linguagem clara, pergunta-baseado para descrevê-lo. Se um campo é obrigatório, certifique-se de selecionar a caixa "Requer". Finalmente, personalize o botão Submit para corresponder ao seu tom de voz de marca e fazê-lo mais agradável. Considere o uso de uma URL de redirecionamento para encaminhar o utilizador para uma página personalizada que explica o que acontece depois do formulário ser submetido. A seguir, vai ter um formulário profissional e funcional que irá ajudar-lhe a colectar a informação estruturada que necessita para organizar a sua informação de forma eficaz. Nesta guia te levará a criar uma fórmula de solicitação de cliente básica em SmartSuite, decodificando alguns recursos clave e oferecendo uma variação para uma fórmula mais específica. ## Compartilhando a Fórmula com Colaboradores Externos Para compartilhar a fórmula com colaboradores externos, siga os passos seguintes: 1. Conclua a configuração da fórmula e crie os campos. 2. Clique no botão **Visualizar em uma nova aba** para abri-la. 3. preencha a fórmula como um cliente faria isso. 4. Submeta a fórmula e verifique se ela aparece sua lista de pedidos de trabalho. ## Adição de uma Lista Suspensa para Clientes Específicos Para criar uma lista suspensa para clientes existentes, implemente o campo de Registro Vinculado personalizado na fórmula. Aqui está um exemplo de como pode appear: ```markdown - Cliente - Nome da Requisição . . . ``` Neste caso, em vez de escrever o nome do cliente, os usuários podem escolher de uma lista de clientes pré-definidos, o que ajuda a garantir a precisão e a organização ao submeter a fórmula. ### Considerações Importantes - Essa abordagem deve ser utilizada apenas com IDs, códigos ou clientes anonymizados quando não há necessidade de sigilo do cliente. - Se a sigilo do cliente for de suma importância, faça os usuários escrever o nome do cliente em vez disso. Em geral isso é aceitável em casos maiores. ## Formulários Adicionais Internos Para equipes internas, pode querer adicionar campos adicionais para obter mais informações em comparação aos clientes externos. Aqui estão dois exemplos: 1. Campo de Assinatura - Registra quem está aprovando o pedido ou submetendo-o. 2. Campo de Ficheiro Enlaçado - Conecte os ficheiros ou exemplos partilhados por e-mail ou telefone. ### Como Implementar Campos Adicionais 1. Adicione os campos desejados de acordo com os passos para personalizar o Modelo. 2. Adicione nomes personalizados para cada campo para melhor comprendimento. 3. Adicione texto de ajuda para orientar os usuários sobre como preencher os campos. 4. Atualize a fórmula para ver os novos campos e suas descrições. ## Conclusão Esse tutorial fornece uma guia passo-a-passo para criar uma fórmula de solicitação de cliente dentro de SmartSuite. Ele discute alguns recursos clave e conselhos a se observarem, oferecendo uma fórmula mais específica se desejar personalizá-la ainda mais. Com estes elementos básicos em mãos, terá um sistema de coleta de dados centralizado, conveniente e facilmente acessível de forma a coletar dados de sua equipe, clientes e de si mesmo sem nenhum esforço. Feliz organização! --- ## Recursos Adicionais - [Vídeo 1: Criando uma Fórmula de Solicitação de Cliente em SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=VMxVoFmEDwY) (Idioma: Inglês) - [Gerindo operações de marca comercial e-commerce em SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=YourVideoIDHere) (Idioma: Inglês) --- Você é uma marca comercial de pequeno porte, a rastreamento de informações de cliente, produto e pedido pode ser um desafio grande. Com o SmartSuite, pode construir um sistema de rastreamento e gerenciamento centralizando seus dados, facilitando a monitorização de seus pedidos e tornando seu negócio mais produtivo. Depois de ter configurado essa estrutura, pode organizar seu negócio ainda mais criando SOPs, documentos e automatizando cadeias de trabalho. Esse vídeo lhe guia através de como implementar o Modelo de Solução Pré-Classificado de SmartSuite para pedidos e facturamento, personalizá-lo, e revisando campos de registros para garantir que sejam compatíveis com as suas necessidades. Para mais informações sobre o mapeamento de processos para novos serviços, veja este vídeo: [Mapping Out Your Process for a New Service](YourVideoIDHere) (Idioma: Inglês). Lembrando que somos todos empresas de serviços ao final do dia. Feliz organização! 😎 # Documentação Técnica: Sistema de Pedidos ## **Section: Itens do Pedido** Aqui é onde quebraremos as diferentes peças que estão sendo compradas. Veja algum dado demo aqui. Para adicionar um novo, adicionaremos algo como `material 123`, descrição, tamanho pequeno e preço 299. Qualquer coisa que adicionarmos aqui, iremos colocar aqui. Isso vai se tornar a base de nosso sistema de pedidos. Não farei muitas alterações nesta área de itens, mas se você quiser modificar os campos para certos valores que deseja rastrear, isso pode ser feito aqui. Porém, para eu, deixarei isso como está. Abaixo, no entanto, temos o preço. E isso vai gerar o valor total deste pedido específico automaticamente dentro de SmartSuite. Isso vai ser ótimo para pessoas que talvez estejam fazendo cotações antes de entrarem nos seus sistemas de bookkeeping. Portanto, teremos nosso total de itens e preços e assim por diante acima. A taxa de encomenda é algo que vamos digitá-lo. Novamente, poderíamos escolher ter um valor padrão aqui em "Configurações de Campo" onde o valor padrão sempre será provavelmente €25, a menos que alteremos manualmente. Nesse caso, eu iria mudar para 20, artificiamente baixar. As impostos podemos ter definidas manualmente aqui ou escolhidas para serem calculadas. Abaixo, temos um campo de desconto se quiséssemos ter algo como €50 de descontos e à sua esquerda, temos um campo subtotal que está sendo digitado no momento. Por fim, no fundo da página, temos um campo de função, onde realmente estamos acrescentando tudo esse tipo de informação para poder dizer qual é o total desses campos. Por exemplo, temos subtotal mais frete mais impostos menos desconto. Essa fórmula foi criada utilizando símbolos de adição, subtração e todos os símbolos que você já conhece e os campos que você já criou dentro de sua conta nessas outras áreas. Portanto, nenhuma modificação será necessária nesse campo, a menos que você goste de ter isso somado levemente mais de forma automática. ## **Section: Método de Pagamento** Esta é uma área de campo dropdown, onde usamos os ícones que estão construídos em SmartSuite. Isso é algo que pode ser adicionado em um campo de seleção único. Clique neste pequeno homem aqui e escolha o emoji ícone que desejar adicionar, e assim temos um sorriso legal aqui. Abaixo de todas as informações de preços, se eu aperto nessa seção para colapsá-la, temos entrega e informação do cliente. Aqui estamos conectando juntos as aplicações diferentes. Assim que colocamos esse campo, ele fica vinculado às informações de nossa base de clientes. Assim, se eu clicar nessa área, leva-me para a base de clientes. Vou mostrar-lhe como isso fica. Então se estivermos em `Customers`, podemos ver o círculo e o serviço de rodas e pneus aqui. Desfilei para baixo, podemos ver que essa ordem que temos procurada está conectada aqui. É o campo de liberação de registro fazendo seu trabalho. ## **Section: Visualização** Se desejarmos utilizar esta área do pedido com todas as conexões em vigor, iremos precisar utilizar uma das Visões que existem em SmartSuite. Por padrão, eles têm dois, uma Kanban e uma View de Cartão. Porém, você pode modificar as ferramentas para mostrar o fluxo preferido. Eu vou manter isso como uma grade simples. Eu vou usar alguns recursos de pop-up de destaque aqui para chamar minha atenção para as coisas que eu quero ter na mira. Em seguida, iremos clicar nesta View, que irás encontrar em um link aqui, e remover essas Views não necessárias. Então isso é tudo. ## **Section: Usando a Visualização** O que vamos fazer com isso? Bem, vamos documentar isso na guia de solução. Porém, todos nossos guias de solução estão em branco neste momento, pois não temos um processo para utilizá-lo. Portanto, quando tivermos um novo pedido entrar, podemos ir no SmartSuite, criar registros para cada item envolvido. Podemos estar no telefone com esse cliente e dizer: "Ótimo, esse é um grande desejo, quero a cafeína-roekelo do seu Airbnb. " Ao abrir o SmartSuite e criar registros para cada item envolvido, poderemos estar no telefone com esse cliente e dizer: "Ótimo, qual é o seu nome? Quem você é? " Se eu não tiver seu número de telefone em meu telefone e ele disser: "Oh, bem, somos a Robin's Egg, B&B, estamos sobre o lado sul da cidade e o encontramos por meio do Google. " Melhores! Então vamos entrar em nossas áreas de contatos no SmartSuite, enquanto estamos no telefone ou posteriormente, se você preferir anotar notas em lápis e papel, e adicionaremos essa informação aqui. Poderíamos dizer: "Ótimo, então é Robin's Egg B&B. Não me dispare com esse? Robin's egg B&B. Encontraram-nos pelo Google. Sabemos que estão localizados no lado sul da cidade, então podemos colocar aqui: Sul Salt Lake no meu caso aqui. Não ainda sabemos exatamente onde eles estão localizados, mas poderíamos pesquisar isso mais tarde. Sabemos qual o número que ele chamou, então poderíamos adicioná-lo aqui. Isso é definir o registro do cliente desta pessoa, que podemos fazer, novamente, enquanto estão no telefone, ou logo depois. Uma vez que tenhamos isso, poderíamos mergulhar aqui e também vincular uma ordem porque Robin, da Robin's Egg, está chamando-nos dizendo que quer adicionar uma ordem para notre coffee whole em casca. Então clicamos aqui no `Link to Orders`, e adicionamos uma nova ordenção. Poderíamos ver que não há pedidos pendentes atualmente para a Robin por ser um cliente novo que acabou de entrar em contato. Portanto, clicamos no botão de criar novo registro. Nesse caso, ela faz uma ordem por telefone, portanto, não existe ID de ordem de Shopify, mas podemos adicioná-lo aqui. Por exemplo, podemos chamar isso de 4 porque é o número mais recente do qual temos. Podemos dizer que este status é para pagamento pendente. A data da ordem é a de hoje, que é o padrão. E podemos adicionar uma descrição do que esse pessoa pediu. Então precisamos ter alguns dados de Robin para criar essa ordem. Portanto, enquanto estamos no telefone, poderíamos perguntar: "Ótimo, então o que você deseja adicionar à ordem? " Nós poderíamos escrever isso aqui na área de itens. Se você estiver rastreando suas ordens em `Shopify` ou algo do tipo, você pode querer pular esse campo, já que você já tem essa informação rastreada em `Shopify` e pode consultá-la por ID de ordem. Porém, para o caso de Robin perante nós, queremos registrar esse. Abaixo, temos preços. Se quisermos fornecer a Robin uma citação enquanto estamos nos telefones, podemos preencher essa informação restante enquanto estamos aqui e prepararmos Isso para compartilhar com ela no telefone. Nesse caso, o total desse pedido será €425, e podemos dizer isso pelo telefone ou enviar a fatura via email depois da maneira gostosa. E através da fatura eletrônica Feature de SmartSuite, podemos compartilhar partes desta thread do e-mail ou usar automação de envio de e-mail de SmartSuite ou enviar e-mail de maneira tradicional. Qualquer coisa que funcionar para você, você quer garantir que ele envie esse. Estamos prontos! Estamos criando um novo cliente aqui. Adicionamos o pedido na conta nossa, o pedido 004, criado hoje. Como sabemos que hoje? Porque ele é azul, muito obrigado à lógica condicional. Abra o pedido aqui, veja os detalhes do registro de pedido e agora nossa bookkeeper precisa enviar essa fatura para que possamos ir para pago. Assim como esse fluxo imaginário, eu possivelmente seja minha própria bookkeeper, por isso, a próxima etapa que eu faria seria abrir meu pedido e scroll para baixo e criar uma nova fatura para poder conectá-la. Se o bookkeeper for uma pessoa separada de você, talvez a melhor maneira seria ter uma automação de SmartSuite, que envie uma notificação para seu bookkeeper ao informar. E a automação de SmartSuite vai fazer isso aqui quando uma registro é atualizado, em nossa área de pedidos e o status se tornar em espera de pagamento, então vamos enviar um email para nosso bookkeeper dizendo: "Vamos cobrar a fatura para esta ordem específica usando os dados Fields definidos natriggering task. " Então enviamos isso e também teríamos uma notificação interna enviada em SmartSuite, o que poderia ser outro alerta para garantir que a cobrança aconteça rapidamente e assim, tão logo que isso é feito, o status do pedido número 4 poderia mudar de "Esperando pagamento" para algo como "Concluído" ou "Esperando envio" ou qualquer outro tipo de status. É claro? Espero ter certeza. Se você está pronto para implementar isso em sua conta, após você usar nossa ligação de afiliado para SmartSuite para configurar isso, você pode apenas clicar aqui para garantir que todas as informações demo sejam removidas. Eu preciso dizer que se você é alguém que gosta de ter macacos, não esqueça de inscrever-se em ladrões submarinos para esse link para que você possa ajudar a proteger os macacos selvagens do Brasil. # Gerenciando o Tempo Efetivamente com SmartSuite para Melhoraciação da Productividade Pessoal Neste vídeo, vamos mostrar-lhe como utilizar o SmartSuite, o nossa software de gerenciamento de trabalho patrocinador, para gerenciar o seu tempo de forma mais eficiente do ponto de vista da productividade pessoal. Isso vai ser feito através do uso de alguns visualizações e da metodologia de blocagem de tempo dentro do SmartSuite. Para aqueles que talvez sejam novos no conceito, **blocagem de tempo** pode ser definida como o modo de alinhar as prioridades do seu calendário para garantir que seja produtivo. Em outras palavras, ao adicionar um tempo limite às suas tarefas, dá-lhe o espaço real no seu dia e no seu cérebro para fazer as coisas que deseja fazer. O termo "productividade" às vezes leva embarrass de pé. Neste contexto, estamos a referir-nos à productividade como a forma na qual faz o que se esforça a fazer no momento. Isso não é sobre completar mais tarefas ou passar mais horas a trabalhar. Em vez disso, é sobre alcançar o que é importante no momento. Antes de saltar ao arquivo de implementação, vamos discutir as três opções de compartimentação do tempo disponíveis no SmartSuite: 1. **Blocagem por Tarefa**: A abordagem detalhada, onde cada tarefa recebe um bloco de tempo específico. Está indicado para aqueles que são altamente organizados e têm pequenas variações no tempo de endsclassificação das suas tarefas. 2. **Agendamento de uma Fileira Semanal Regular**: Neste caso, não quebramos todos os seus trabalhos, mas sim definimos as prioridades gerais para cada dia. isso está indicado para aqueles que estão equilibrando vários papéis ou empregos, ou para aqueles que preferem uma estrutura menos restritiva. 3. **Blocagem Classificada de Tempo**: Esta abordagem envolve quebrar uma categoria mais ampla, como as tarefas de trabalho ou pessoais, em categorias mais pequenas. Este é ótimo para aqueles que desempenham vários papéis numa pequena equipe. Qualquer método que ele escolher, a chave é ir concentrado numa uma tarefa durante o seu bloco de tempo definido. Se uma tarefa demora mais tempo do esperado, aojuste o seu agenda conforme necessário, mas evite que as tarefas invadam os outros blocos. Agora, passe para um exemplo de como fazer a implementação da Blocagem de Tempo no seu calendário do SmartSuite: 1. Determine o seu método de compartimentação do tempo. 2. Identifique as suas tarefas ou categorias para cada bloco. 3. Crie eventos ou tarefas para cada bloco. 4. Ajuste os eventos ou tarefas conforme necessário para se adequarem à sua agenda. 5. Adere ao seu agenda tão perto quanto possível. Ao alinhar as suas prioridades com o seu calendário, é possível aumentar a sua productividade e garantir que se concentre em o que é mais importante. Lembrar-se-lhe que não se deve culpar a sí mesmo se circunstâncias inesperadas ocorrem e não se permitem que o cumpram com o agenda. A vida acontece, e é importante se adaptar quando necessário. O objetivo é conseguir regularidade e promover um sentimento de agência no seu trabalho diário. --- Tente o SmartSuite com o seu link de afiliado no mapa de descrição abaixo. [Vídeo 21: link do YouTube do vídeo] (https://www.youtube.com/watch?v=razwPZJX8ds) (Valor: en) --- Todos nós somos aqueles que temos um dia em que assentamos-nos com as melhores intenções, apenas para descobrir-nos perdidos nas notificações e distrações, o que resulta numa dia que não alinha com as prioridades originalmente definidas. Neste vídeo, vamos lhe conduzir através do SmartSuite e lhe mostraralguns estratégias para gerenciar o seu tempo de forma mais eficiente, utilizando visualizações e metodologia de blocagem de tempo. Inevitavelmente, isto nos levará ao assunto da Blocagem de Tempo. Vamos começar por definir o que é e por que é útil. A Blocagem de Tempo é um método de alinhar as prioridades com o seu calendário para garantir a productividade. Ao fazer isso, dá-lhe o espaço no seu dia e no seu cérebro para concentrar-se nas coisas que quer realizar. A productividade, no seu contexto, não é sobre completar mais tarefas ou passar mais horas a trabalhar. Em vez disso, é sobre fazer o que é importante no momento. Para esclarecer, aqui está uma descrição detalhada dos termos que introduzimos: - **Blocagem de Tempo**: Alinhar as prioridades com o seu calendário para garantir a productividade. - **Productividade**: Fazer o que é importante no momento. Agora que definimos estes termos, vamos discutir por como podemos implementar a Blocagem de Tempo no seu fluxo de trabalho diário. O primeiro passo é determinar os seus blocos de tempo: 1. Blocagem por Tarefa: Um abordagem mais detalhada onde cada tarefa recebe um bloco de tempo específico. 2. Agendamento de uma Fileira Semanal Regular: Um abordagem menos estruturada onde definimos as prioridades gerais para cada dia. 3. Blocagem Classificada de Tempo: Quebrar uma categoria mais ampla, como as tarefas de trabalho ou pessoais, em categorias mais pequenas. Qualquer método que ele escolher, a chave é ir concentrado numa única tarefa durante o seu bloco de tempo definido. Se uma tarefa demora mais tempo do esperado, aojuste o seu agenda conforme necessário, mas evite que as tarefas invadam os outros blocos. Nos restantes deste vídeo, vamos entrar em mais detalhes no como implementar estes métodos de Blocagem de Tempo no seu calendário do SmartSuite. Antes de entrarmos, uma importante nota: muitas pessoas se reagirão negativamente ao termo "Blocagem de Tempo" e associarão-lhe rigidez. Neste vídeo, pretendo desmentir esta ideia e explicar que a Blocagem de Tempo é uma ferramenta flexível que nos ajudará a encontrar o equilíbrio na nossa vida trabalhada. Agora, iniciaremos. No nosso primeiro método, vamos discutir a Blocagem por Tarefa: 1. No seu calendário do SmartSuite, determine os seus blocos de tempo disponíveis, tomando em conta quaisquer reuniões e encontros recorrentes. 2. Identifique as tarefas que precisa concluir durante estes blocos. 3. Crie tarefas para cada bloco, detalhando o que pretende acabar durante aquela época. 4. Aojuste as tarefas conforme necessário para se adequarem à sua agenda e para que sejam realistas em termos de duração e complexidade. 5. Adere ao seu agenda tão perto quanto possível. Se uma tarefa demora mais tempo do esperado, considere either completar a tarefa durante o mesmo bloco ou aojustar o seu agenda para futuras reuniões. Por seguir este método, é possível garantir que está maximizando a sua productividade durante o seu dia de trabalho. Mas é importante ter uma flexibilidade construída na sua agenda para incidentes inesperados ou tarefas que precisam de atenção imediata. --- Agora vamos discutir o segundo método de Blocagem de Tempo: Agendamento de um Gráfico Semanal Regular. Este método envolve definir as prioridades gerais para cada dia, em vez de quebrar todos os seus trabalhos. Aqui está um exemplo: 1. No seu calendário do SmartSuite, determine os seus blocos de tempo disponíveis, tomando em conta quaisquer reuniões e encontros recorrentes. 2. Decide sobre as suas prioridades gerais para cada dia. Por exemplo, pode consagrar um dia às tarefas de clientes, um dia às tarefas administrativas e outro dia às tarefas de projeto de gestão. 3. Crie tarefas para cada área prioritária, com um foco no mais importante a primeiro. 4. Agendar estas tarefas dentro do(s) bloco(s) de tempo apropriado(s), tendo em conta a duração e complexidade estimada. 5. Adere ao seu agenda tão perto quanto possível, aojustando conforme necessário para incidentes inesperados ou tarefas. Por seguir este método, é possível manter uma estrutura geral para o seu gráfico semanal enquanto ainda lhe convém responder a mudanças nas prioridades. --- Finalmente, vamos discutir o terceiro método de Blocagem de Tempo: Blocagem Classificada de Tempo. Este método envolve quebrar uma categoria mais ampla, como as tarefas de trabalho ou pessoais, em categorias mais pequenas. Aqui está um exemplo: 1. No seu calendário do SmartSuite, determine os seus blocos de tempo disponíveis, tomando em conta quaisquer reuniões e encontros recorrentes. 2. Decide sobre as categorias a partir das quais se quebra o seu trabalho ou prioridades pessoais. Por exemplo, pode ter trabalho > marketing, trabalho > operações e pessoal como categorias. 3. Crie tarefas para cada subcategoria, com um foco no mais importante a primeiro. 4. Agendar estas tarefas dentro do(s) bloco(s) de tempo apropriado(s), tendo em conta a duração e complexidade estimada. 5. Adere ao seu agenda tão perto quanto possível, aojustando conforme necessário para incidentes inesperados ou tarefas. Por seguir este método, é possível ficar concentrado nas áreas específicas do seu trabalho ou prioridades pessoais durante o seu bloco de tempo definido, aumentando a sua productividade e eficiência. --- Indiferentemente do método que ele escolher, é importante se recordar de a manter a consistência. Tente aderir ao seu agenda tão perto quanto possível, aojustando conforme necessário para incidentes inesperados ou tarefas. E não se esqueça de permitir um espaço de flexibilidade na sua agenda para incidentes inesperados ou tarefas que precisam de atenção imediata. Se deseja saber mais sobre como é possível gerenciar o seu tempo mais eficientemente com o SmartSuite, registe-se para SmartSuite através do seu link de afiliados no mapa de descrição abaixo. [Vídeo 21: link do YouTube do vídeo] (https://www.youtube.com/watch?v=razwPZJX8ds) (Valor: en) Em este vídeo, discutimos três métodos de Blocagem de Tempo: Blocagem por Tarefa, Agendamento de uma Fileira Semanal Regular e Blocagem Classificada de Tempo. Indiferentemente do método que ele escolher, a Blocagem de Tempo poderá ajudá-lo a alinhar as prioridades com o seu calendário, aumentando a sua productividade e eficiência. Recordar-se de a manter a consistência, enquanto ainda lhe for necessário aderir ao seu agenda tão perto quanto possível, mas com a flexibilidade construída na sua agenda para incidentes inesperados ou tarefas urgentes. --- Para implementar a Blocagem de Tempo no SmartSuite, siga estas etapas: 1. No seu calendário do SmartSuite, identifique os seus blocos de tempo disponíveis, tomando em conta quaisquer reuniões e encontros recorrentes. 2. Escolha o método de Blocagem de Tempo que melhor se encaixa nos seus requisitos e preferências: a. Blocagem por Tarefa: Alocação específica de tempo para cada tarefa. b. Agendamento de uma Fileira Semanal Regular: Definição de prioridades gerais para cada dia. c. Blocagem Classificada de Tempo: Quebra de uma categoria mais ampla, como as tarefas de trabalho ou pessoais, em categorias mais pequenas. 3. Crie tarefas para cada bloco de tempo, detalhando o que pretende acabar durante aquela época. 4. Aojuste as tarefas conforme necessário para se adequarem à sua agenda e para que sejam realistas em termos de duração e complexidade. 5. Adere ao seu agenda tão perto quanto possível. Se uma tarefa demora mais tempo do que previsto, considere considerar executar a tarefa durante o mesmo bloco ou ajustar o seu agenda para blocos futuros. Por seguir estas etapas, é possível fazer o máximo do seu trabalho diário e alcançar maior productividade e foco. Atingindo uma Estrutura Recorrente: Bloqueio de Tempo e Priorização do Trabalho no SmartSuite ========================================================================================= Atingindo uma estrutura recorrente ou repetível para como você irá passar as suas sete dias da semana é crucial para a produtividade. Depois de ter desenhado seu plano semanal ideal, é essencial decidir quais tarefas completar durante os seus blocos de tempo designados. Por exemplo, se você está seguindo uma abordagem de bloqueio de tempo extremo, isso será evidente, pois terá blocos específicos alocados para cada tarefa. No entanto, se você estiver tomando uma abordagem mais fluida, você precisará de um local para encontrar suas tarefas específicas, pois o título da tarefa ou o trabalho que você está realizando pode não ser explícito. Supondo que seguimos a rota da Goldilocks, é crucial ter um local para encontrar todos os nossos trabalhos de marketing priorizados pela preferência. Vamos examinar ainda mais como essa abordagem pode ser aplicada no contexto. No meio da rota da Goldilocks, isso pareceria ter dois seções distintas: uma para prioridades de marketing e outra para prioridades de operações. O objetivo é ter essas seções facilmente acessíveis quando precisarmos trabalhar em tarefas de marketing ou de operações para economizar tempo na pesquisa. Se usar o SmartSuite para isso, não precisará fazer qualquer trabalho extra para este passo. Simplesmente vá para "Meu Trabalho", clique no ícone de verificação, agrupe por Solução e concentre-se nas áreas que alinham com suas prioridades. Para trabalho de marketing, provavelmente irá para a Solução de Marketing e ordenar por bandeira de prioridade. Isso serviria como o local de saída para trabalho de marketing. A mesma abordagem pode ser aplicada para trabalho de operações. Você pode agrupar por Solução, navegar para a área de operações e encontrar suas tarefas lá. No entanto, se não houver um local limpo um só para encontrar suas tarefas de operações, talvez queira criar e ligar a uma visualização personalizada, como "Tarefas Abertas por Status". Em resumo, o objetivo é ter um local para procurar tarefas por chunk que temos. Isso ajuda a se concentrar nas prioridades para cada tarefa ou 'chapéu' que você usa, minimizando a necessidade de uma lista de prioridade geral. --- **Bloqueio de Tempo e Datas de Prazo** Enquanto lidamos com o bloqueio de tempo, é essencial considerar datas de prazo externas que podem conflitar com sua proteção de bloco de tempo. Para lidar com isso, crie um Painel de Reajuste de Carga de Trabalho no SmartSuite para adicionar uma verificação de balanceamento manual e alinhar seu bloqueio de tempo e datas de prazo. Este painel consiste em: 1. Uma imagem estética 2. Links de referência rápidos (enrolados por padrão) para o agendamento, suas ideias, Gerenciador de Tarefas e recordações úteis 3. Uma Citação da Semana (preferência pessoal) 4. Um relógio do mundo para equipes multizona 5. Uma visualização incorporada de seu agendamento de bloco de tempo preferido (enrolado por padrão) 6. Tarefas de Trabalho por Tempo Estimado por Semana (gráfico de barras) - ajuda-o a equilibrar sua carga de trabalho em uma escala de grande visão. 7. A parte mais divertida do Painel - Tarefa de Trabalho por Tempo Est # Utilizando a Aplicação Móvel do SmartSuite: Um Guia para Gerenciar Tarefas em Qualquer Lugar ## introduction Neste rápido mundo de trabalho, software de gerenciamento deve ser capaz de nos acompanhar em nossas vidas dinâmicas. Este tutorial fornecerá instruções para utilizar a versão móvel da aplicação do SmartSuite para ajudá-lo a gerenciar as suas tarefas eficientemente. Lembrando que o SmartSuite é um software em constante evolução, com novos recursos adicionados com reg regulares, especialmente em relação às integrações de calendários e resumo múltiplos, que devem ser lançados em breve. ! ! Atenção - Aviso Importante ! ! Este tutorial descreve práticas recomendadas atuais no meu particular SmartSuite vista. No entanto, devido ao estado rápido de alteração do SmartSuite, recomenda-se permanecer atualizado em todas as práticas recomendadas dentro do Universo do SmartSuite consultando a área de atualizações do produto da comunidade (o link será fornecido na descrição abaixo). ## Iniciando 1. Instale a aplicação SmartSuite em seu dispositivo pelos aplicativos móveis visitando a loja e seguindo o link relevante para o seu dispositivo. [Os links estão disponíveis na descrição abaixo. ] 2. Ao abrir a aplicação, irá ser confrontado com a guia para a apresentação de todas as suas áreas diferentes, o recente para onde você havia visitado e favoritos. Favoritar as Soluções que usa mais frequentemente facilita para você rapidamente se facilitando para elas sem ter que rolar por muitas opções. 3. A barra de navegação abaixo fornece opções para alternar entre diferentes mini inquilínios, procurar Soluções e criar uma Solução diretamente da aplicação em si. 4. A aplicação SmartSuite fornece, em geral, todos os recursos disponíveis na versão Web; no entanto, poderá ser mais difícil configurar tudo em um ecrã menor. Utilizar um iPad ou uma tela maior mais adequado para os usuários que estão criando grande quantidades de conteúdo. 5. A barra de navegação inferior inclui Início, Meu Trabalho, Visualizado, Starred, Notificações e Mais. Cada uma dessas guias inclui várias opções que serão discutidas nas seções a seguir. ## Compreendendo as Guias de Navegação ### Início A Guia Início é onde você encontrará a visão geral principal de sua conta quando primeiro abre a aplicação do SmartSuite. Essa área é excelente ponto de partida para verificar as notificações e manter atualizado sobre tarefas e projetos ativos. ### Meu Trabalho Na guia Meu trabalho, você pode ver as tarefas atribuídas a você para um determinado dia ou ultrapassado. É um bom lugar para começar a sua dia e priorizar as suas tarefas baseado em sua data de vencimento ou outros fatores relevantes. Você pode facilmente criar novas Gravuras a partir do botão Plus em Meu Trabalho. ### Starred A guia Starred mostra as Soluções favoritadas aplicativos, vistas e Gravuras que você pode ter adicionado anteriormente. Não apenas recolhidos ou aparecendo nesta lista, esses itens são fáceis para encontrar e acessar quando necessário. ### Notificações Aqui você pode encontrar o que está acontecendo dentro da sua conta, com áreas filtráveis semelhante à web versão. Utilizando os três pontos, você pode facilmente limpar suas notificações ou gerenciá-las individualmente. ### Mais A guia Mais fornece acesso a opções que são encontradas normalmente nas preferências da sua conta em sua versão Web, como a cor do tema, cadastro de membros e preferências da sua conta. ## Cascos e Exemplos de Uso Agora vamos explorar um caso de uso de como gerenciar tarefas no SmartSuite's móvel app pode parecer para um contra-radial no campo: 1. Ao abrir a aplicação, a guia Meu Trabalho é um excelente lugar para começar o dia e priorizar tarefas de acordo com a sua data de vencimento ou outros fatores relevantes. 2. Ao clicar numa tarefa abre a Gravura, onde pode encontrar informações relevantes para a tarefa, como a unidade atribuída, possíveis instalações associadas, informações do inquilino e quaisquer anexos (fotos, como imagens). 3. Após revisão da informação, pode alterar o status de Tarefa, atualizar o progresso e concluí-la quando terminar. 4. Se precisa localizar uma propriedade, a informação de contato do inquilino pode ser encontrada na Gravura, permitindo que você rapidamente insira os detalhes no GPS e navega para o local de trabalho. 5. Ao chegar ao local de trabalho, qualquer atualizações ou notas adicionais podem ser adicionados à Gravura antes de marcar a Tarefa como concluída. Em suma, utilizando a aplicação móvel do SmartSuite, você puede facilitar o fluxo de trabalho e gerenciar as suas tarefas eficientemente em qualquer lugar. Devido ao rápido estado de alteração do SmartSuite, recomenda-se permanecer atualizado em práticas recomendadas e novos recursos para maximizar o teu experimento. Em caso de interesse nas novidades no Universo do SmartSuite, veja o painel atualizações da comunidade SmartSuite (no link na descrição). Feliz tempo de bloqueio! Título: Usando o SmartSuite para Gestão de Processos em Dispositivos Móveis ------------------------------------------------------------- Subtítulo: Aprenda a otimizar seus processos de trabalho usando a aplicação móvel do SmartSuite. ### Visão Geral Neste tutorial, mostraremos-lhe como gerir os seus processos de trabalho usando a aplicação móvel do SmartSuite. Este guia vai centrar-se na criação de uma nova requisição, na adição de fotografias e na navegação de informação a viajar. ### Configurar uma Nova Requisição 1. Após identificar um novo problema, por exemplo, uma caldeira de água quente quebrada, abra a aplicação SmartSuite no seu dispositivo móvel. 2. Navegue até à área de gestão de propriedades ou onde você tem listados as suas propriedades ou empregos. 3. Dentro desta área, encontre a Solução para gestão de propriedades. 4. Em vez de se concentrar numa única Gravação ou Tarefa, você verá toda a informação que normalmente veria na versão da web. 5. À parte inferior, você verá diferentes Apps em execução, incluindo propriedades, unidades, inquilinos, documentos e requisições. 6. Despique para baixo para encontrar o App de Requisições e use o ícone plus para adicionar uma nova requisição a favor do inquilino. 7. Preencha os detalhes necessários, tais como o nome do problema (por exemplo, caldeira de água quente quebrada), estado (por exemplo, a fazer), tipo de problema (por exemplo, manutenção) e número da unidade. 8. Adicione quaisquer notas sobre a requisição e salve o novo registo. ### Adição de Fotos a um Registo 1. Para adicionar fotos a um Registo, localize o seu novo Campo chamado "Imagens de Trabalho". Este Campo estará presente em cada um dos Registos na aplicação. 2. Clique no ícone plus para abrir a sua câmara ou selecione uma imagem existente. 3. Carregue a imagem seleccionada para o Registo próprio. 4. A informação então sincroniza com o SmartSuite, permitindo que qualquer um, a qualquer parte, veja esta informação. ### Navegação de Informação a Viajar 1. Utilize a área de Requisições para navegar sobre o que está acontecendo no campo ou para registar nova informação. 2. Faça uma pesquisa precoce de tarefas, listas de verificação ou coisas que precisem ser feitas hoje. 3. Verifique o estado geral de uma requisição e marque-a concluída uma vez que o trabalho for finalizado. ### Dicas Proativas 1. Para tornar esta uma prática padrão, sempre incluir não só uma nota do que foi corrigido, mas talvez algumas fotografias também. 2. Adicione uma característica adicional ao Registo, como um Campo de Arquivos e Imagens, para armazenar imagens. 3. Utilize os formulários SmartSuite para adicionar dados estruturados em movimento, especialmente se tiver um equipa de campo ou pessoas que trabalham no campo. ### Enquadramento Final Por utilizando a aplicação móvel do SmartSuite, pode-se otimizar os seus processos de trabalho e gerir as suas requisições de trabalho de forma mais eficaz. Se ainda não tiver uma conta do SmartSuite, considere criar uma usando o link de afiliado a seguir. Para aqueles que precisam de suporte adicional, orientação ou mais informações sobre o uso do SmartSuite, recursos adicionais estão disponíveis. # SmartSuite: Organização de Seus Processos SmartSuite fornece uma plataforma em que pode organizar diversos aspectos de um processo, incluindo tarefas, rastreio, classificação, entre outros. Este guia discutirá quatro métodos para organizar processos dentro do SmartSuite, destacando suas vantagens e ten observações. ## Opções para Organização de Processos no SmartSuite 1. **Sub-itens por fase** - Dividir as fases principais em sub-itens, cada um contendo campos únicos relevantes apenas para esses sub-itens. - Limitações: - Sub-itens não atualmente suportam o campo “Atribuído”, que afeta a propriedade e recordações. - Valor padrão não pode ser definido para sub-itens. 2. **Item de verificação por fase** - Criar uma lista de verificação para cada fase, permitindo que você faça o rastreio do progresso, atribua tarefas e definir datas de prazo. - Mais simples do que sub-itens, mas à custa da capacidade de criar campos especificamente para listas de verificação. 3. **Campos por fase** - Transformar cada fase em um Campo, dando-lhe a flexibilidade de escolher o tipo de campo mais adequado para cada fase. - Requer customizações e talvez falte clareza de sequência ou atribuição de tarefas em alguns casos. 4. **Registros Relacionados por fase** - Vincular registros separados para representar cada fase ou etapa do processo. - Oferta a maior flexibilidade, permitindo o uso de listas de verificação, campos ou sub-itens dentro de cada registro relacionado. ## Quando Usar Cada Método - **Sub-itens** podem ser os melhores quando precisam de Campos específicos para rastrear informações em cada passo do percurso, mas não exigem atribuição individual ou propriedade. - **Itens de verificação** oferecem uma abordagem simples e consolidada, com a capacidade de atribuir e definir datas de prazo para cada passo do processo. - **Campos por fase** fornece personalização para diferentes fases, permitindo usar o tipo de campo mais adequado para cada fragmento do processo. No entanto, pode falta clareza de sequência e atribuição de tarefas a alguns casos. - **Registros Relacionados** oferecem a maior flexibilidade, pois podem ser usados para ligar registros em diferentes lugares juntos e estabelecer relações entre eles. Em resumo, escolha o método que melhor se adeque aos seus requisitos de processo, levando em conta fatores como o número de campos únicos necessários, a necessidade de atribuição e propriedade, e o grau desejado de personalização. Se ainda tiver dúvidas, sinta-se à vontade para deixar um comentário abaixo, e eu irei estar feliz por ajudar! ## Documentação em SmartSuite: Conectando SOPs aos Processos Esta configuração é ideal para projetos ou processos complexos. Se precisar de recursos ultrapassando uma simples lista de verificação, essa abordagem é para você. ### Desvantagens desta configuração 1. Falta de valores padrão: Você precisará usar automation ou outros recursos para garantir que os valores padrão sejam adicionados. 2. Complexidade: Você terá Apps separados para passos e campanhas, o que pode aumentar a complexidade do setup. ### Procedimento para a configuração 1. **Criar estruturas**: No SmartSuite, crie its subsidiários, itens de verificação e campos. - Abra um campo existente e clique em "Adicionar novo campo" ou rolow até o final de um registro e adicione um novo campo. 2. **Armazenar equipamento ou SOPs**: Para conectar instruções (SOPs, recursos, etc. ) ao processo construído, você necessitará de um espaço centralizado para todos os SOPs. - Crie um App para SOPs no SmartSuite e conecte-os em toda a sua conta. 3. **Conectando SOPs ao processo construído**: O SmartSuite oferece várias opções para conectar SOPs a campanhas. Vamos discutir cinco opções. #### Opção 1: Usando um campo URL ou campo de site - Adicione um novo campo URL ou outro onde normalmente adiciona e ative a opção "Permitir múltiplos links". - Use o Ctrl+C para copiar e o Ctrl+V para colar o link do SOP no campo criado anteriormente. - Este método é simples e reportável, mas ruim e não informa o nome do registro. #### Opção 2: Usando o campo de registro vinculado - Clique em "Registro vinculado" para conectar SOPs em um local com um registro em outro. - Criando esse campo envolve adicionar um campo de Registro Vinculado e escolher o local de SOPs. #### Opção 3: Texto de Ajuda - Adicione um texto de ajuda em um campo por fase que entre com a SOP. Quando alguém passa o cursor por cima do registro, verá a referência da SOP. - Este método é limpo, mas é fácil de perder pensamento. É melhor para SOPs opcionais ou do tipo "agradável". #### Opção 4: SmartDoc Campo - Adicione formatação, texto e hiperlinks a suas SOPs em um campo SmartDoc. - Similar ao o método 1, mas mais estético e permite o uso de valores padrão. - Este método requer SmartDocs, ocupa espaço vertical e não pode ser facilmente relatado. #### Opção 5: Lista de Verificação - Conteña as SOPs em itens de lista de verificação. - Este método é fácil para iniciantes, mas carece de estética e não é relatável se o verificador for usado para outras coisas. Para obter ajuda adicional com a configuração da SOP, veja o vídeo em baixo. E enjoying setting up your SmartSuite! # Organização e Ligação de SOPs no SmartSuite A seguinte seção descreve nossas opções para gerenciar e ligar procedimentos operacionais padrão (SOPs) no SmartSuite. ## Opção Final: Email e Ligação de SOPs O uso de uma barra de email e colar o link do SOP em nosso SOP é a nossa abordagem organizacional final para SOPs no SmartSuite. Aqui estão algumas coisas que amamos de este método: - Junta os SOPs exatamente onde a trabalho está a acontecer, o que os torna extremamente difícil de ignorar. - Quando se situam multiplos SOPs, ele ajudará a manter a organização e a clareza. No entanto, ele pode não ser a solução mais atraente visualmente. ### Opção de Lista de Tarefas Se tiverem processos de alta volumetria, a criação de uma lista de tarefas pode ser uma melhor forma de garantir que os SOPs sejam concluídos da maneira consistente e precisa. Este método pode ser particularmente eficaz quando cada peça é atribuída a uma pessoa diferente, garantindo a contabilidade e reduzindo a chance de sobre-vista. ### Referenciação ao Cartão Para uma referência fácil, pode-se encontrar um gráfico vinculado a baixo. Verifique o espaço fornecido no blog. Use esta ferramenta para criar ligações para cada passo ou fase em sua cadeia de produção, de acordo com a variedade de detalhes que deseja. ### Inserção de SOPs no SmartSuite São possíveis duas maneiras de inserir SOPs no SmartSuite: 1. Identifique o processo que deseja integrar em sua conta do SmartSuite. Uma nova plantilla, [estrutura, ](https://pt.wikipedia.org/wiki/Top_level_category_-_Categor%C3%ADas_principais) ou nível de um processo existente pode ser envolve-se. 2. Sigam os passos seguintes do SmartSuite para configurar o seu SOP: 1. Escolha as suas opções preferidas nos passos três e cinco, onde as opções estão disponíveis. 2. Faça o seu SOP vir à tona no SmartSuite. 3. Repita este processo para cada novo processo que deseja integrar. 3. Inicie-se com o SmartSuite criando a sua conta, usando o nosso link de afiliado fornecido na descrição abaixo. Contate suporte e mencione ter sido encaminhado por nós para um bônus de extra. 4. Se precisar de ajuda com SOPs ou com ajuda geral para início de sessão, confira o modelo de template de SOP gratuito para o SmartSuite e nosso modelo de aula de SmartSuite nos links disponíveis na descrição abaixo. ## Leveraging Email para Conectar Dois Ferramentas Quando se tratar de conectar ferramentas que não têm uma ligação direta, o email pode atuar como uma intermediária. Neste exemplo, discutiiremos o uso do email para automatizar a entrada de dados do HR para solicitantes de férias geradas via Gusto que entram via email. 1. **Compreender a Automatização: ** Determine o processo que você deseja automatizar. Neste caso, é o automatismo de solicitação de férias em email para o SmartSuite. 2. **Identificar a Destinação Final: ** Espécifique onde você deseja que a informação termine, por exemplo, no Modelo de Solicitação de Férias no seu SmartSuite. Atenha-se a criar uma área para isso antes de continuar. 3. **Conectando as Ferramentas: ** Utilize a Zapier para conectar a Gusto e o SmartSuite, atuando como um intermediário ou tradutor para transferir dados da uma ferramenta para outra. 1. Faça login na Zapier e crie uma ligaçãoespecífica para esta aplicação. 2. Defina o seu gatilho: Quando a Zapier deve transferir informação da Gusto para o SmartSuite, por exemplo, quando uma nova solicitação de férias email é recebida em um caixo de entrada específico. Siga as instruções à tela para concluir o processo de configuração e automatizar a entrada de dados de férias entre a Gusto e o SmartSuite, apesar de reduzir o tempo de trabalho e melhorarem a eficiência nos processos HR. # Automatização de solicitações de vacancias con Zapier e SmartSuite Este guia te guiará por cómo automatizar las solicitudes de vacaciones usando Zapier y SmartSuite. Vamos a cubrir lo siguiente: 1. **Registro e permissões** - Inicia sesión con tu cuenta de Zapier - Otorga a Zapier permisos para hablar entre sí 2. **Criação de caixas de correio** - Criar uma caixa de correio (receptora) para solicitações de vacaciones 3. **Configuração do modelo de email** - Defina as secções do email a extrair informações relevantes - Extraia e defina os seguintes tipos de dados: - Solicitante's Nome (Pedido por) - Período de datas (Datas Pedidas) - Hora solicitada - Horas disponíveis restantes - Solicitante's Nota 4. **Configuração de Zapier** - Escolha "New Email from [Email Address]" em Zapier - Configure o carregador de email - Escolha a caixa de correio adequada - Teste Zapier para garantir que possa recuperar dados da caixa de correio de email 5. **Configuração de SmartSuite** - Cria nova entrada em SmartSuite para cada solicitação de vacación. - Mapear os dados extraídos para campos relevantes em SmartSuite, como a Solução, Aplicação, ID de requisição, Motivo da Ausência, Estado, e Período de datas. Depois de configurar o Zap de modo bem sucesso, pode testá-lo para garantir que funciona corretamente. Se algum problema surgir, consulte os artigos de ajuda de SmartSuite para obter orientação. Feliz automatização! # Automatização de Emails de Pedidos de Folhas de Ponto ## Introdução O objetivo deste guia é apresentar-lhe um script de automatização de emails para pedidos de folhas de ponto (Time Off Requests) em Node. js, utilizando o pacote `nodemailer`. A extensão do ficheiro é liquid, para utilização com o Liquid. js, para que os dados sejam facilmente concatenados com os dados do usuário. ## Pré-requisitos - Node. js - npm - Email de recipiente ## Instalação ### Passo 1: Instalar os pacotes necessários Executar o seguinte comando para instalar o pacote `nodemailer` na sua aplicaçãode: ``` npm install nodemailer ``` ### Passo 2: Configurar o servidor SMTP O pair-node-server e o email de recipiente devem ser fornecidos. Para configurar o servidor SMTP, no arquivo `server. js`, inicialize o objeto de configuração da interface de novo deforma similar a esta: ```javascript const nodemailer = require('nodemailer'); // For SMTPpurposes, create reusable transporter object using the defaultSend mail transport object that was created earlier let transporter = nodemailer. createTransport({ host: 'smtp. example. com', port: 465, secure: true, // true for 465, false for other ports auth: { user: 'username', pass: 'password' } }); ``` ### Passo 3: Criar o script de automatização de pedidos de folhas de ponto Crie um novo arquivo, por exemplo chamado `timeoffRequest. liquid`, e, neste ficheiro, defina a seguinte forma de recipiente (nome, email e departamento): ```liquid {% assign receiverName = '{% if recipient. name %}'recipient. name'{% else %}Recipient{% endif %}' {% assign receiverEmail = recipient. email %} {% assign receiverDept = recipient. department %} ``` Em seguida, adicione a seguinte estrutura para enviar os dados do pedido (é necessário personalizar as variáveis): ```liquid {%- if requestDate -%} Data da solicitação: {{ requestDate | date: '%d %B %Y' }} {%- endif %} {%- if startDate -%} Data de inicio da folha de ponto: {{ startDate | date: '%d %B %Y' }} {%- endif %} {%- if endDate -%} Data de término da folha de ponto: {{ endDate | date: '%d %B %Y' }} {%- endif %} {%- if reason -%} Motivo: {{ reason }} {%- endif %} {%- if departmentApproval -%} Aguardando aprovação do departamento {{ departmentApproval }} {%- endif %} {%- if managerApproval -%} Aguardando aprovação do gerente/diretoria {{ managerApproval }} {%- endif %} {%- if approved -%} Solicitação de pedido de folha de ponto aprovada {%- endif %} {%- if rejected -%} Solicitação de pedido de folha de ponto negada {%- endif %} ``` ### Passo 4: Criar a função de envio de emails A function `sendMail` tem que ser criada no arquivo `server. js` , e a deve incluir o ficheiro `timeoffRequest. liquid`, concatenando o objeto do requisito de folha de ponto e o ficheiro `timeoffRequest. liquid` da seguinte forma: ```ruby function sendMail(mailOptions) { var emailSubject = `Pedido de Folhas de Ponto - ${request. name}`; var emailText = fs. readFileSync('. /timeoffRequest. liquid', 'utf8'); emailText = Liquid. render(emailText, mailOptions); transporter. sendMail(mailOptions, {from: 'noreply@example. com'}, function(error, info){ if (error) { return console. log(error); } console. log('Message sent: %s', info. messageId); console. log('Preview URL: %s', nodemailer. getTestMessageUrl(info)); }); } ``` ### Passo 5: Enviar emails de pedidos de folhas de ponto Crie agora uma nova função `sendTimeOffRequest` , também no arquivo `server. js` , para enviar o email com os dados do pedido de folha de ponto concatenados: ```javascript function sendTimeOffRequest(request) { sendMail({ from: 'noreply@example. com', to: recipient. email, subject: `Pedido de Folhas de Ponto - ${request. name}`, text: `${request. name} solicitou um pedido de folha de ponto. Os dados do seu pedido são os seguintes: \n${emailText}` }) } ``` ### Passo 6: Adicionar o Model de dados no banco de dados Instâncie agora a model de dados do banco de dados, associando a função `sendTimeOffRequest`: ```javascript const TimeOffRequest = require('. /models'). TimeOffRequest; TimeOffRequest. findOne({ where: request. id }) . then(request => { // Assuma a função sendTimeOffRequest() será chamada aqui // para enviar o email de confirmção de pedido de folha de ponto sendTimeOffRequest(request); }) ``` ## Fim Agora com o script de automatização aprovisionado, podemos enviar emails de confirmação de pedidos de folhas de ponto. Caso tenha qualquer dúvida ou precisar de ajuda, autentifique nós através do channel [#tales](https://tales.slack.com/archives/C017KYS4MKV) e nos faremos feliz em ajudá-lo a customizar o seu script! Referências: - [Nodemailer](https://nodemailer.com/about/) - [Liquid JS](https://github.com/twocomпарcommittee/liquid) # Integrando SmartSuite e Ply: Um Passo a Passo Acabamos de mostrar o poder das funcionalidades integradas de SmartSuite e Ply. Agora, se você está se perguntando como configurar isso para seus próprios fluxos de trabalho, vamos passar por alguns passos para a segunda metade deste vídeo. ## Criando uma Integação de SmartSuite e Ply ### Passo 1: Configurando contas 1. Verifique se possui contas configuradas tanto em SmartSuite quanto em Ply. Você pode se inscrever em SmartSuite [aqui](#), e para o programa de beta de Ply [aquele](#). ### Passo 2: Instalando a Extensão do Chrome do Ply 1. Instale a extensão do Chrome do Ply, que é necessária para o uso de suas funcionalidades mágicas. Acesse o Web Store do Chrome através do link fornecido e instale a extensão. ### Passo 3: Conectando SmartSuite e Ply 1. uma vez que possuí os serviços configurados, navegue até a página do Ply. 2. Clique no botão "Novo Recurso Destacado". 3. No menu desplegado, selecione "add-ons" pois estamos focando na integração seletiva com SmartSuite. 4. Digite "SmartSuite" nas ferramentas disponíveis e clique no seu opção quando ela aparecer. 5. Conecte a sua conta de SmartSuite clicando "Connect" e seguindo as instruções na tela. ### Passo 4: Configurando a Integração 1. Dentro de Ply, escolha onde deseja salvar a sua ligação. Isso pode ser pensado como Soluções em SmartSuite ou pastas no Drive do Google. 2. Em seguida, escolha onde você deseja que a extensão do Ply apareça em SmartSuite. 3. Personalize a aparência e o funcionamento do botão de acordo com suas preferências. 4. Descreva as etapas e as atividades que ocorrem entre o trigger (o seu clique no botão) e o final da funcionalidade usando o editor do fluxo de trabalho de Ply. Utilizando esses passos, você pode conectar o SmartSuite com outras ferramentas e automatizar seus fluxos de trabalho usando o Ply. Feliz automatização! --- *Links preservados no texto original. * # Documentação Técnica: Automatização de Solicitação de Orçamento em SmartSuite com Ply Este documento fornece uma visão geral da implementação de um processo de solicitação de orçamento em SmartSuite utilizando a ferramenta de IA de escrita Ply. ## Interface A interface **SmartSuite** parece um pouco diferente da última vez que você a visitou. Em cima, havia uma lista suspensa de calendários disponíveis. Agora, ela mostra-se o que existe de dados da última etapa. Em outras palavras, ele permite que eu mapie informações, visualize informações do local e traga-as para a etapa 2. Faremos isso. Vou entrar no **Get Contextual Record** e aqui você pode ver todos os dados do Recurso que o botão foi clicado. Bom? Aqui tem o nome da pessoa que está solicitando tempo. Vou clicar nele. Por estipulação, ao configurarmos isso, a cada vez que o botão for clicado, o nome do solicitante será exibido em vez do nome de Cole. Isso será dinâmico. Bom? Então temos Cole, vou digitar vou estar afastado. Queria dizer em quantos dias ele estará afastado. Acho que deve haver um campo de Recurso de Contexto para dias. Vou escrever isso. Sim, tá lá. PTO dias, clique nesse lá. Um dia. Início em. . . Qual dia isso começa? Recurso de Contexto. Eu tenho um campo para o dia de saída? Não, faltou adicionar campo de data de ausência. O que me faltou? A data de início da ausência. Ah sim. Data de início da ausência. Clique lá. Também especificarei que isso será um período integral. Depois de tudo preenchido, podemos ir adiante e clicar em "testar" abaixo e ver o que aparece no nosso Google Calendar para garantir que tudo está funcionando. Neste caso, pessoalmente, acho que temos um problema com o formato de data. Assim, irei voltar para o Ply, adicionei uma etapa adicional apenas para limpar o formato da data porque atualmente está com o formato "T00". É um formato ligeiramente estranho. Então irei entrar no Ply, clicar no ícone de mais aqui, rolar para baixo até encontrar as opções de fórmulas, localizar as opções de reformatação de nossos campos de data. Neste caso, escolher a opção de reformatar uma data. Configurando esta opção, escolher o campo de origem da data de início aqui, e dar um formato limpo de, por exemplo, apenas a data. Eu não preciso de hora dai incluída. Avançado, verificar se isso tudo está correto. Ótimo? Clique em testar etapa. Veja o que acontece. Sim, ele dispara apenas a data. É o que eu quero. Exito, irei voltar para este passo. Agora, substitui a data bruta por uma data formatada agora. Este aqui, clique em testar novamente para ver como isso será exibido quando passa por cima. Abraçando o meu Google Calendar, eu posso ver que o "T 100" apareceu agora removido e tem apenas a data aparecendo. Talvez queira adicionar um espaço extra entre essas células, mas de qualquer forma devemos estar prontos para ir. Agora, clique em testar aqui. O SmartSuite vai fazer seu trabalho e o levará de volta para a minha conta de SmartSuite para que eu possa cruzar o clique do botão, bem, realmente fazer o clique do botão para mim. Então sou aqui, irei ir para o clique de testar, assistirá ao feito em cena no canto inferior, verá a confirmação aparecer e, se tudo funciona corretamente, se eu for pra o Calendário e estiver satisfeito com o que vejo, irei clicar em publicar. Se eu quiser editar, poderá voltar para o construtor, mas para agora estou clicando em publicar. Assim que isso for criado, posso agora entrar em qualquer Recurso dentro desta Aplicação e Solução smartsuite, abrir o Recurso e ver este botão caipirinha, clicar nele uma vez e saber que a mesma sequencia vai acontecer novamente e novamente sem trabalho manual em meu lado. Se você precisasse realizar uma entrada de dados manualmente antes porque tinha informações no SmartSuite que precisava trazer ao email ou outras coisas, isso foi um grande mudança e uma opção de salvamento interessante. Mas não acabamos não há de se esquecer que as sequências que são construídas em sua conta SmartSuite não devem ser apenas sequências para os seus sozinhos. Os recursos que você cria, aqueles lindos que você existe dentro de Ply e aparecem dentro de SmartSuite, podem ser compartilhados com outros usuários. Ele só precisa clicar no botão compartilhar aqui e compartilhar com outros usuários da sua equipe que possuem acesso ao Ply ou, seja, no seu time ou fora dela. Vocês podem compartilhá-los com esses usuários. A forma que o Ply lidar com o acesso, de modo que se partilem com alguém outro, é interessante e há várias opções disponíveis. Mas para agora, pois é um assunto toda outra vídeo, pois é importante lembrar que esta conexão é disponível. E se você é alguém que quer levantar SmartSuite um nível e começar a construir seu próprio processos á beira SmartSuite, mas a plataforma de escrever automática do Ply é uma combinação deve-ha. E se isso salvar você 10, 15 ou 20 minutos, o será um esforço válido. E isso seria difícil não salvar o mesmo tempo se tiverem funcionamento corretamente. ## Migração de SmartSuite para ClickUp Enquanto estou aqui no blog de SmartSuite, quero discutir rapidamente como você migrar para ClickUp. Embora não seja o principal foco deste documento, vale a pena também mencionar. O processo de migração para ClickUp é um pouco diferente da migration para SmartSuite porque SmartSuite lida com uma estrutura de dados mais simples. E a migration para ClickUp é mais difícil porque ClickUp é uma ferramenta com uma arquitetura mais complexa. De qualquer forma, algumas das táticas que você pode utilizar ao migrar para SmartSuite podem ser útil para você quando migrar para ClickUp. Já que SmartSuite oferece importação parecido com CSV, é possível importar uma parte do seu banco de dados do ClickUp para SmartSuite através de exportação e importação. Você pode encontrar as instruções detalhadas na documentação da SmartSuite sobre como exportar e importar dados do ClickUp. Na minha experiência pessoal, é bom importar linhas individuais de um único espaço no ClickUp para garantir que as filas estáveis são organizadas. Em seguida, é de una forma mais viable adotar um conjunto de espaços em vez de muitos indivíduais espaços. É também uma boa prática armazenar workspace, espaços e outros objetos técnicos como tasks dentro de um grupo para que eles fiquem dentro do mesmo campo. Por fim, você pode precisar de adicionar algumas caminhos padrão para ajudar a alinhar com o estilo de algumas das estruturas do ClickUp. Pode-se começar no nome de cada espaço (SmartSuite chama o mesmo coisa Workspaces) e criar um sistema de espaços de mesmo nome dentro do ClickUp e dentro do SmartSuite. Além disso, você possivelmente precisará manter uma navegação padrão de espaços/folders para garantir que as estruturas de dados pareçam muito semelhantes. # Organização dos Seus Dados: ClickUp para SmartSuite (Tradução) Pelo tempo em que você esteja assistindo este vídeo, ou em breve depois disso, deve haver também um assistente automatizado disponível para usuários de ClickUp em transição para SmartSuite. (Lembre-se que essa funcionalidade está atualmente em desenvolvimento pela SmartSuite. ) Nos passos a seguir, você vai ajudar a fazer a transição dos seus dados: ## Ao Importar Dados Antes de começar, Certifique-se de que verifique a seção de importação de dados disponível dentro deste vídeo para as informações mais atualizadas sobre esse método. A conclusão do processo de importação transferirá todos os seus dados, incluindo os atuais e históricos desde o ClickUp, para SmartSuite. O processo de importação é recomendado para ajudar a preservarmos a história rica de eventos e acontecimentos em seu conta de ClickUp. No entanto, se você tiver utilizado o ClickUp apenas por algumas dias, pode pouco provavelmente saltar o passo de importação. ## Guia de Tradução ClickUp para SmartSuite Tente olhar para a tabela seguinte como uma ideia básica da tradução de recursos comuns de ClickUp para SmartSuite: | ClickUp | SmartSuite | |-------------------------------|---------------------| | Workspace | Workspace | | Espaços | Soluções | | Pastas | Depende do caso de uso: <br> 1. Pode se tornar sozinho uma Solução (Substitua o Espaço de ClickUp)<br> 2. Pode se tornar um App com agrupamento e vistas potentes (Não necessita de Espaços ou Pastas) | | Listas | Apps | | Visibilidades | Visões | | Tarefas | Registros | | Campos Personalizados | Campos | | Painel de Atividade (modal de Tarefas) | Divisão em Histórico de Atividade e Centro de Comunicação botões | | Subtarefas | Itens de Sub-submissão | | Listas de Tarefas | Listas de Tarefas | | Área Principal | Meu Trabalho | | Pulse | Diretório de Membros | | Recorte de Tela | Adicionado pelo Ply (Integrar-se com ferramentas de vídeo como Dub ou Loom) | | Dashboards | Visões (apresenta funcionalidades semelhantes aos Dashboards de ClickUp) | | Tabuleiros Brancos | Embed de ferramentas de pintura dentro de SmartSuite | | Documentos | Registros (expandir e adicionar Smart Docs para formatação e organização) | | Metas | Registos (para o momento, crie metas como Registos com uma estrutura vinculada hierárquica) | ## Erros de Tradução Comuns Quando se transitar de ClickUp para SmartSuite, lembre-se dos seguintes pontos: 1. Não crie desnecessariamente Tabuleiros. Na SmartSuite, as seções de fórmulas e resumo são significativamente mais poderosas, tornando Tabuleiros menos importantes. 2. Não seja tão dependente das exportações ou capturas de tela comparada à ClickUp. Use visões públicas quando estiver disponível, ou crie visões poderosas em SmartSuite para substituir a necessidade de capturas. # Treino de revisor de documentação técnica em Markdown ## Neste treino, corrija e formate o seguinte texto - ### **Negrito**: **negrito e ferydroperidol** - ### Código Inline: `código_inline` - ### Blocos de código: ``` ``` - ### Citações: >Citação - ### Listas: - items - ### Separadores: --- - ### URLs preservadas: preservadas ## Treino de revisor de documentação técnica em Markdown Este é um treino de revisor de documentação técnica. Corrija e formate o seguinte texto seguindo as regras abordadas na descrição. Os erros de formatação são indicados entre colchetes e barras. ```arduan weren't, I would fall back into that export and screenshot. But the fact is, in SmartSuite, getting your information out is a little bit easier because they have some more sophisticated exporting functionality, particularly around email and they also have a document design feature, which allows you to take information that is organized in SmartSuite and turn it into a beautifully generated PDF or some other file. Early on, I didn't really acknowledge this was there, and I fell on to my default habits, and I want to make sure you don't do that as well. So if you're making that switch, watch yourself if you find yourself getting into export or screenshot territory. Mistake number three is HR directories. In ClickUp, there's not really a strong overall member directory. You do have your profiles in place, but they're not that great and I don't know, I never use them. You probably don't either. In SmartSuite, the profiles are a bit more powerful. They show you a lot more information. So if you're someone like me who had a profile or an HR human directory inside your ClickUp account, don't bother migrating it in most cases. It can be nice if you have advanced data in there, but for most things, you will not need to do that because the member directory inside of SmartSuite and all of the Fields that are baked in, relieves you of having to have that dedicated structure inside your account. Instead of having to have a time off calendar or a personal profile like we have in our ClickUp, you can instead use the member directory and the working hour settings in Smart Suite and avoid that whole translation. Number four, Automations. In ClickUp, you need an Automation for everything. Anything you want to have happen automatically, automate it. The only sneaky tricks you have are things like having a Template applied from a form and other hacks we talk about in this video. But in general, automations are your best friend in ClickUp when they work. But as much as I love ClickUp Automations and automating everything, in SmartSuite, when I tried to bring that over, it was a waste of time because there are so many Automations in SmartSuite that aren't in the Automations area. Things like default values that you can set for every Field in the Field settings, and different options to allow you to automatically populate Field values allow you to automate without having to set up separate Automations throughout your Solution. So if you're switching from ClickUp to SmartSuite, really take a closer look at what your Automations are. Odds are you may not need as many as you did in ClickUp because you can factor them into your overall design by using the default values and other premade settings inside of SmartSuite. The next mistake is one that's a little bit for the more advanced ClickUp users who are making the switch, and this is around Relationships and linked Records. In ClickUp, when we have Relationship Fields, which I use all the time, I'm guessing you do as well, these Relationships allow us to connect information together by linking them or creating custom Relationships. But once you do those linking things, you're kind of shackled. You can't group by that information, sort by that information, filter by that information, let alone report on it. That'll change soon, I hope. But right now, you're kind of stuck. So if you want to have data connected together, but you also want to use that connection to group or organize information, you have to track information twice. You might have a Task connected to a client, and that's a Relationship in ClickUp, but if you want to also have things grouped visually by that client, you need to create a List or a Folder or Custom Field to break things out visually. Because in ClickUp, Relationships cannot be used for any of those other things. In SmartSuite, that's no longer true. You can use the link Records in SmartSuite and group by them, filter by them, sort by them, even make Dashboard reports based on them and so you can often get away with removing many layers of your Hierarchy that you're used to having in ClickUp by just leveraging this feature. Grouping by related data or in SmartSuite, linked Records allows you to get rid of things like Folders and Lists that don't serve a purpose and can also help you eliminate Custom Fields that are again just double tracking data. Now, the last mistake I made when switching from ClickUp to SmartSuite is not realizing how the support was different between the two tools. When it comes to ClickUp, the community of user support that you mainly have is inside of Facebook, a platform that I. . . It's like the dentist office of social media platforms. I know we're on there too, but gosh, Facebook, that's where you are for ClickUp. And so when I switched over to SmartSuite, that's immediately where I went to look. I was like, where's the official Facebook group? And there really wasn't one. And it took me a little bit and some help from SmartSuite to get connected with their actual user group, which is actually off of Facebook on its own platform. SmartSuite's user community is a totally different vibe than ClickUp's one. But finding it and finally getting connected with those features and being able to be updated on when things changed was a really nice compliment. Before finding this community, I was mainly just operating off of the public feedback boards that both ClickUp and SmartSuite have on Cany, which is the public feedback board, which we will link in the description below. And I particularly enjoy the ability to join and subscribe to certain areas so I can get updates that are a lot more detailed than just the topical marketing messages you're used to seeing with SaaS onboarding. So that's my last tip here, when you're translating and you're looking for support, skip Facebook, although there are some great groups on there as well, but head over to this community because that's where all the good stuff really is. Okay, so long story short, that is how you can take your information from ClickUp, bring it over into SmartSuite, and rearrange it to work for the Hierarchy at hand. Now, if this was a lot to cover and you'd prefer a visual reference, please do check out the blog version of this video for all of the links and comparisons we talked about in here. And if you or your team could use a little bit of support on your migration journey, do check out the description where we have information about our How to SmartSuite mini course as well. We help users get up and running inside a SmartSuite Workspace in less than one day. It's perfect for your team or for yourself if you're a newcomer. And do remember, despite everything I shared in this video, at the end of the day, all we're doing here is switching platforms. Your process should not care what platform you are working in. Yeah, it's great to have the greatest and shiniest and most amazing tool possible, but it is not essential in order to have your business processes succeed. If you're struggling to make the migration from ClickUp to SmartSuite, it may be an indicator that your workflows themselves could use a little love and care. If you're not quite sure what I mean by Workflows or how you can make your processes stronger before you even start building them inside of SmartSuite, check out the next video over here where we're going to go over how you can define your process and workflow and then take that and put it into SmartSuite once and for all. Thanks so much to SmartSuite for sponsoring this video. Guys, use our affiliate link below if you want to get your SmartSuite account set up today. And until next time, Enjoy the Process! ``` # Análise de Concorrente ## Introdução Este template _Análise de Concorrente_ será utilizado para criar uma análise detalhada dos concorrentes do seu negócio. Aqui, você pode adicionar e personalizar campos diretamente a partir davisão do Registro apresentada aqui. Por exemplo, se quisesse adicionar um novo campo como a data de fundação, posso entrar neste local e criar um campo de data, chamá-lo de data de fundação. Aqui podemos ver essa adição. Podemos escolher como ele será apresentado. Se faremos isso aqui, e adicionaremos esse campo neste local. Qualquer campo que faça sentido, deve ser considerado aqui, especialmente se houver critérios que determinem se alguém irá trabalhar com você, ou se alguém estará posicionado no mercado. Assim, aqui nossa área geral. ## Área de Análise Nesta área de análise, também podemos fazer alguns ajustes. Se este fosse o meu registro aqui, eu iria modificar esse campo para não ser uma área de texto, que é apenas de entrada de texto, mas sim criar um Documento Inteligente. Isso nos dará mais formatação, permitirá facilmente criar belezas em hiperlinks e tornará coisas mais fáceis de visualizar, além de nos dar mais espaço. ## Área dos Concorrentes Esta área dos _Concorrentes_ nos permite destacar coisas gerais e específicas entre as ofertas e serviços nossos em comparação com os concorrentes, e ver como nos conformam. Algumas coisas comuns para colocar aqui seriam coisas como a marca, reputação, valor, preços e então assim por diante. Você também pode colocar características específicas nessa comparação, por exemplo, se você estiver fazendo um produto software _SONaC_ e quiser saber quem possui uma melhor funcionalidade de agendamento, pode ter agendamento como uma característica nessa comparação. ## Função de Pedidos Recorrentes e sua Comparação com o Planty Veja como nossa função de Pedidos Recorrentes se compara à função de Assinatura do Produto do Planty. Aqui podemos ver o campo nome da função sendo o Recurring Order Function. Aqui é o que pensamos sobre ele no nosso contexto. O campo competidor possui é o que eles denominam de Assinatura do Produto. Isto é praticamente o mesmo, mas é bom ter essas duas terminologias escritas diferentes, especialmente se precisarmos pesquisar neles ou consultar a documentação do Planty. Na área lateral, escolhemos qual concorrente estaremos comparando neste momento. Só teremos de mudar entre as opções que temos na nossa outra base de dados, pois esse é um campo de Registro ligado que vai conectar os dois. Assim podemos ver todos os valores dos outros Apps mostrados aqui, quase como um menu suspenso utilizando campo de texto ligado. Neste caso, estamos apenas comparando com o Planty. Abaixo deste, podemos ver a comparação entre nós e eles. Aqui temos a comparação dos resultados. ### Resumo da comparação Aqui podemos escrever alguma informação em relação a por que obtenham a pontuação que obtiveram. Quais foram as pesquisas, todas as coisas gerais vão aqui no resumo da comparação. ### Tarefa de Seguimento Aqui encontraremos uma área para os Checklists que nos permitam manter traços dos ajustes que faremos em nosso encontro. * Veja tutoriais completo em nossa [Playlist do YouTube](https://www. Título: Análisecompetitiva em SmartSuite: Um Guide # Introdução Este guide fornecerá um processo passo a passo para realizar uma análisecompetitiva em SmartSuite e compartilhar os achados com os stakeholders internos e externos. ## Objetivo Nosso objetivo é criar uma forma de visualizar e compartilhar informações da análise competitiva sem depender de métodos manuais, como folheiros de cálculo e apresentações PowerPoint que não são fáceis de manter ou atualizar. # Passos Chave da Análise Competitiva em SmartSuite 1. Organização da Área de Análise Competitiva 2. Tenha em mente os stakeholders 3. Compartilhe com membros do time interno 4. Compartilhe com stakeholders externos ## Organização da Área de Análise Competitiva 1. Preencha as funcionalidades que se importam mais 2. Preencha as principais setores em que competimos 3. Garanta-se que todas as áreas estejam populadas para cada secção definida 4. Atualize contimuamente a área de análise competitiva para refletir alterações e novas informações ## Tenha em mente os stakeholders 1. Membros do time interno: Permita o acesso à Solução de Análise Competitiva a membros do time interno. Forneça permissões plenas ou permissões de visualização (por exemplo, apenas visualização) com base nos seus cargos. 2. Stakeholders externos: Compartilhe as áreas públicas visualizadas com pessoas externas, como potenciais investidores, bancados, consultores. ## Compartilhe com Membros do Time Interno 1. Ire a Permissões Gerais da Solução 2. Conceda o acesso aos membros do seu time, colaboradores, etc. 3. Ajuste as permissões no nível de App, se necessário (por exemplo, permitindo ao time inteiro visualizar a análise competitiva, mas apenas pessoas do time de produto para editar a área de comparação de funcionalidades) 4. Oculte determinados campos ou visualizações, se necessário. ## Compartilhe com Stakeholders Externos 1. Escolha uma Visualização e clica no botão "Compartilhar Visualização". 2. Copie o link compartilhável para essa Visualização. 3. Varça o link para stakeholders externos, permitindo-lhes ver toda a informação sem a necessidade de uma conta SmartSuite. # Resumo Use o SmartSuite para documentar e compartilhar a Análise Competitiva de maneira visual, economizando tempo e energia em contraste com os métodos tradicionais usando folheiros de cálculo e apresentações PowerPoint. Aprenda a atravessar a curva de aprendizado com visualização do link para o nosso curso de treinamento SmartSuite na descrição abaixo. Link para o template: [Inscreva-se no SmartSuite com links de afiliados](http://www.smartsuite.com/join) --- ### Vídeo 28: <https://www.youtube. com/watch? v=2FC9iu4QCFk> (Inglês) ### Vídeo 28: <https://www.youtube. com/watch? v=2FC9iu4QCFk> (Português) --- boas-vindas todos ------------ Bom dia, boa tarde, ou boa noite, dependendo do horário em que esta se juntando. Estamos animados por vos ter aqui hoje, e estou encantado por ter Leila Layla aqui! Muitos de vocês provavelmente já estão familiarizados com ela através de seus excelentes vídeos online, e se nunca tiverem, recomendamos fortemente que os assinem para o seu canal. Hoje estamos muito afortunados por ter Layla aqui com nós para uma sessão ao vivo onde ela vai compartilhar com nós como documentar SOPs e processos de negócio dentro do SmartSheet. Ela estará aqui para responder às suas dúvidas, então não se arredode, vá e envie suas perguntas através da seção de perguntas abaixo. Sem mais ado, passaremos o piso a Layla para que ela possa se apresentar e discutir a documentação do processo. Aqui vai Layla. . . ! 🎤 # Criando uma base de dados SOP em Smart Suite Neste guia, passemos pelas etapas necessárias para configurar uma base de dados SOP (Procedimentopadrão Operacional) em Smart Suite. ## BASE DE DADOS PRINCIPAL: APP SOPs Começe por criar uma nova aplicação, que servirá como a base de dados SOP. Vamos chamá-la `SOPs`. Pode criar esta aplicação a partir de zero adicionando algumas campos a uma nova aplicação. Aqui está um exemplo de como os campos da aplicação SOPs podem parecer: 1. **Campo de Título (SOP) (SOP)**: Isto é o título do registo, e simplesmente o chamaremos `sop`. Representa o nome do procedimento operacional padrão. 2. **Campo de Status**: Ajuda a saber o estado do SOP dado. 3. **Campo Proprietário**: Exibe o proprietário de um SOP. 4. **Campo de Smart Doc**: Permite formatar e estilizar os nossos SOPs usando Smart Dock. 5. **Campo de Registos Relacionados**: Conecta os nossos SOPs a outros registos relevantes, como processos. ### Valores predefinidos Para economizar tempo e garantir a formatação consistente de instruções, configuraremos valores predefinidos para alguns campos. Usando valores predefinidos, pode evitar digitar a mesma informação várias vezes. ### Estruturando os seus SOPs Cada SOP deveria ter uma estrutura clara que inclua as seguintes secções: - Título (SOP) - Status - Proprietário - Instruções - Ficheiros relevantes/ligados - Registos Relacionados (processos, materiais, etc. ) ### Configuração do Smart Dock O Smart Dock é uma poderosa funcionalidade em Smart Suite que permite formatar texto, adicionar imagens e estilizar os nossos SOPs. Pode utilizar o campo de Valor predefinido para preencher automaticamente os nossos SOPs com a formatação desejada a cada vez que se cria um novo SOP. ### Registos Relacionados Os Registos Relacionados são outra poderosa funcionalidade em Smart Suite que permite conectar várias peças de informação entre si. Pode conectar os nossos SOPs a registos relevantes de processos, funções e outros tipos de dados. ## Além de SOPs O Smart Suite é muito mais do que apenas um ficheiro de trabalho ou base de dados. Com as suas características flexíveis, pode criar aplicativos para vários tipos de equipamento e recursos que apoiam os seus processos. Por exemplo, pode criar um aplicativo de criação de conteúdo, incluindo listas de ideias, diretrizes de escrita e critérios de marcação. ### Colaboração: Gerenciamento de Tarefas e Atribuições Por integrar o gerenciamento de tarefas com SOPs e processos em Smart Suite, pode reduzir as suas workflows ainda mais. Por exemplo, pode atribuir tarefas a membros da equipa e incluir tarefas relevantes, registos relacionados, menções ou recursos diretamente dentro da tarefa. Em suma, uma vez que use o Smart Suite para criar e gerenciar os SOPs e os processos, pode realizar de forma eficiente o armazenamento, a organização e o acesso a todos os registos necessários para executar tarefas consistente e eficazmente. Feliz documentar! journal: suit_case: shouldn't be translated # Documentação: widgets e aplicativo SOP na Smart Suite Use esta guia para entender como criar widgets e utilizar o aplicativo SOP na Smart Suite, e aprender sobre a funcionalidade de modelos. ## Widgets Os widgets são componentes personalizáveis que exibem dados específicos na Smart Suite. Aqui está um passo a passo para criar widgets: 1. **Relatar sobre os dados: ** Os widgets podem ser usados para relatar sobre diversos campos de dados no sistema. Para acessar e configurar widgets, vá `para Configurações > Biblioteca > Widgets`. 2. **Biblioteca de Widgets: ** Entre na `Biblioteca de Widgets` para criar widgets novos ou escolher de uma lista existente. 3. **Relatar sobre a App Sistemas: ** Para relatar sobre o status global dos sistemas, você pode escolher a `App Sistemas` e configurar o widget para contar a força dos sistemas ou relatar sobre seu status. 4. **Trocar o tipo de widget: ** Se você quiser trocar o tipo de widget ao longo do tempo, você pode modificar as definições do widget conforme necessário. 5. **Gamificando SOPs e documentação: ** Os widgets podem ser usados para gamificar o processo SOP e a documentação, tornando-o mais engajante e eficiente. ## Aplicativo SOP e Modelos ### Pode o aplicativo SOP ser salvo como um modelo? Sim, o aplicativo SOP pode ser salvo como um modelo, mas a funcionalidade de modelos na Smart Suite está evoluindo rapidamente. Como está atualmente, aqui está uma abordagem alternativa para criar um modelo: 1. **Usando uma solução de placeholder como modelo: ** Crie uma solução de placeholder e use-a como área de template para seus aplicativos. Quando necessário, duplique o aplicativo e mova-o para outra solução. 2. **Modelificando com listas de verificação em automizações: ** Você pode modelificar coisas por meio de automizações usando listas de verificação como modelos. 3. **Modelos inteiros de registros/apps: ** Embora não tenhamos datas definitivas ainda, a Smart Suite considera a necessidade de modelificar um registro completo ou aplicativo com todos os tipos de campos de uma vez, e estar com vários modelos diferentes para as mesmas funcionalidades. ### O modelo de Smart Suite será compartilhado de forma pública? Atualmente, o modelo não está disponível para download público, mas peças dele estão disponíveis em todo o plataforma. Por favor, considere a construção de seu próprio modelo com base o que foi mostrado nesta guia. Em breve, a Smart Suite planeja criar uma instalação de um clique para usuários gerais. Para clientes, esse recurso já está disponível. ### Tarefas Recorrentes As tarefas recorrentes já estão quase sendo lançadas na Smart Suite. A nova funcionalidade é esperada para ir para testes dentro dos próximos dois a três semanas e estará disponível ilha dentro de quatro a seis semanas. Será acessada através do menu de despejo de registros, e já há maneiras de realizar tarefas recorrentes por meio de automizações. ### Perguntas e Respostas - **O banco de dados SOP com registros vinculados e tabela clicável funcionará na ClickUp da mesma forma que funciona na Smart Suite? ** A ferramenta é importante, e alguns recursos variam entre ferramentas. Na Smart Suite, podemos ter registros vinculados, dados de relacionamentos e melhor funcionalidade de relatório. Por outro lado, a ClickUp é mais projetada para gerenciamento de projetos e tarefas. Selecionar uma ferramenta adequada é essencial para o fluxo de trabalho, e você deve selecionar a ferramenta que funciona melhor para você. - **Criando e armazenando SOPs e documentação na Smart Suite vs. Google Docs ou outras ferramentas dedicadas: ** Geralmente é mais conveniente manter sua informação diretamente dentro da ferramenta que você usa diariamente, pois simplifica a busca e a automação. Ao armazenar SOPs ou documentos em outra ferramenta, você perde a funcionalidade de busca e flexibilidade. A Smart Suite permite armazenar dados, tarefas e documents em um único teto, tornando mais fácil gerenciar os seus fluxos de trabalho. - **Usando visualizações na TC otimizar em vez de aplicativos: ** Não é recomendado configurar o seu sistema de gerenciamento de tarefas apenas usando visualizações em vez de aplicativos. Na Smart Suite, visualizações são usadas para filtrar dados dentro de listas, mas para organização e gerenciamento de tarefas eficiente, apps são preferidos. # Transição para o Smart Suite a partir do ClickUp: Um guia A transição de um workspace para o Smart Suite exige uma abordagem cuidadosa, pois os dois platfomrs têm características e funcionalidades diferentes. No entanto, com uma estratégia adequada, o processo de migração pode ser feito fluido e eficiente. ## Comprendendo as Diferenças Não há uma tradução um-para-um do ClickUp para o Smart Suite, pois os dois platfomrs possuem ferramentas e estruturas diferentes. Há algumas semelhanças entre os aplicativos e listas, mas as funções não são identicas. Por exemplo, um único aplicativo no Smart Suite pode executar várias tarefas que requerem múltiplos aplicativos no ClickUp. No entanto, apreciamos sua interesse no Smart Suite e temos recursos disponíveis para ajudá-lo com esta transição. ### Guia de Vídeo para a Transição Temos um guia de vídeo discutindo o processo de transição do ClickUp para o Smart Suite e terminos que devem ser considerados. Esse vídeo explode algumas das considerações e fornece informações valiosas sobre o processo de migração. Adicionalmente, uma auxiliar está a caminho para ajudar com a migração. ### Importador de Widget a partir do ClickUp e Airtable Recentemente, introduzimos o importador de widget a partir do ClickUp e Airtable. Com este recurso, você pode facilmente importar seu dado para esses plataformas no Smart Suite. Alte o dado do seu Excel, Google Sheets, ou outro aplicativo do Smart Suite e cole diretamente no seu aplicativo do Smart Suite. Isso funciona para múltiplas colunas e linhas. ### Automatizações com Os Modelos de Lista As automatizações no Smart Suite também podem ser usadas para criar modelos de lista. Por exemplo, podemos configurar valores padrão para um campo de lista de tarefas que aparecerá para todos os novos registros. Além disso, com base em um trigger, podemos atualizar o registro para adicionar detalhes no campo de lista. Este abordagem dinâmica é poderosa e pode definir assinantes diretamente dentro da automatização. Quantando este tema, as automatizações atuam como modelos temporários, residindo na seção de Automatizações. Com este abordagem, pode configurar uma automatização com um determinado desatro que puxará em diferentes modelos, tornando mais fácil definir várias listas de tarefas à medida que for necessário. ### Gestão Diária de Tarefas As funcionalidades de gestão de tarefas, como atribuído ou data, normalmente não estão disponíveis na área de gestão de tarefas, a menos que você escolha adicionar essas campos manualmente. Se tiver tarefas, atribuições e listas, o mesmo poderá ser visualizado e gerenciado na seção "Meu Trabalho". Esta seção individualizada está disponível de forma pronta, e cada user terá sua própria versão personalizada da "Meu Trabalho" relatório. ### Configurações para um Único Usuário e para Times Sim, o Smart Suite pode funcionar para um setup de um único usuário tentando gerenciar projetos e tarefas. Para um único user, o abordagem e as funcionalidades usadas poderão ser mais simples e rápidas de configurar, pois há menos ênfase em permissões e atribuições. No entanto, para times maiores, o Smart Suite pode facilmente escalar para oferecer mais complexidade. ### Campos do Aplicativo Sistema Para fornecer um exemplo dos campos do Aplicativo Sistema, aqui está um modelo simples: * Título do Registro: Nome para o sistema * Status: Mostra diferentes condições * Proprietário do Sistema: Papel responsável pelo sistema * Descrição: Explicação do sistema e sua importância * Detalhes Adicionais: Conexão a processos, relatório de forma e diagrama (em configurações mais complexas) ### Itens Sub-em Processos e SOPs Nós atualmente não usamos itens subordinados em nossos processos ou SOPs, preferindo Registros Vinculados ao invés disso. No entanto, em outros aplicativos, os itens subordinados podem se tornar uma excelente escolha. Para mais informações sobre itens subordinados e outras formas de conectar SOPs e tarefas no Smart Suite, veja nossa série de vídeo sobre o assunto (disponível a partir dos 20 minutos). ### Visão Geral de Todas as SOPs Para obter uma visão geral de todas as SOPs e suas relações corporativas, pode-se usar: 1. Exibição de Esquema de Dados: Esta função permite ver uma visualização da ligação de todos os dados relacionados, tornando mais fácil entender as conexões entre diferentes pontos de dados. Uma sessão recentede discussão desta função detalhadamente. 2. Whiteboard: Também pode mapear as conexões manualmente usando um Whiteboard ou um whiteboard virtual para uma representação visual das relações entre SOPs. # Entendendo Widgets nos Painéis de Dashboards do SmartSuite Esta seção fornece uma visão geral de como utilizar widgets nos painéis de dashboards do SmartSuite. Para um entendimento mais detalhado, sinta-se à vontade para testar e experimentar com a solução disponibilizada. ## Adição de Widgets 1. Os widgets podem ser usados para controlar e navegar sua solução atual, mostrando links para soluções relacionadas. 2. Acesse widgets resizáveis e reagragáveis para criar painéis personalizados ou adicioná-los como componentes a painéis existentes. ! [Exemplo de Widget](https://www.youtube. com/watch? v=GXWtvbpzkG0) ### Emojis no SmartSuite Para adicionar um emoji alegre no SmartSuite, use o Teclado de Emojis. Aqui está como: - Em **Windows**: Pressione a Tecla Windows + . - Em **Mac**: Pressione Command + Shift + . Pode então adicionar emojis em qualquer campo de texto. Por vezes uso eles em títulos de campos, texto de ajuda e nomes de apps. > **Nota**: Também pode copiar e colar emojis de outros lugares na web. Em Mac, use Control + Command + Space. Por estranho que pareça, o atalho específico de Windows pode ser um pouco esnobe e requer busca para seu dispositivo específico. Larry também compartilhou algumas fontes de emojis interessantes: - [Gráfico de Emojis do Code. org](https://code.org/applab/articles/emoji-cheat-sheet) ## Conclusão Os widgets são componentes essenciais na organização dos painéis de dashboards do SmartSuite. Os emojis ajudam a tornar o SmartSuite mais amigável, especialmente a membros da equipe que possam estar aversos a visualizações em grade. Esta é a conclusão de nossas perguntas. Esperamos que tenhas as suas perguntas respondidas, Benjamin, sobre adição de emojis no SmartSuite. ---- # Gestão de Projetos Ágeis no Template do SmartSuite Este vídeo demonstra como organizar projetos ágeis dentro do template do SmartSuite. Siga-o para aprender sobre as diferentes partes e como elas trabalham juntas. Lembre-se, os projetos ágeis envolvem ciclos iterativos de planeamento, execução e avaliação. As diferenças maiores entre Ágeis e projetos Waterfall são a abordagem e o nível de planeamento. Em um projeto Ágeis, trabalhamos em pequenos pedaços, chamados Sprints, onde planeamos um pouco de cada vez, geralmente menos do que 30 dias. Avaliamos o nosso trabalho e ajustamos nosso caminho conforme necessário. Os projetos Ágeis são ideais para situações onde você não sabe o destino exato ou a solução e está aberto a novas ideias e mudanças ao longo do caminho. Eles também funcionam bem para projetos com stakeholders que precisam de feedback constante e para equipes pequenas e unidas. No entanto, os projetos Waterfall envolvem planear a sequência e assumem o destino conhecido. Diferentemente dos projetos Ágeis, em Waterfall não voltamos a avaliar o nosso caminho. Em vez disso, planeamos, executamos e avaliamos apenas uma vez. Se ocorrer uma alteração, podemos precisar ajustar o escopo mas não o nosso plano geral. As equipas de Waterfall são ideais para serviços tradicionais produtizados, caminhos conhecidos e clientes de necessidades previáveis. A maioria das equipas encontra-se alguém no meio de Ágeis e Waterfall. Para aqueles presos no meio, ajude-nos a organizar o seu trabalho de forma ágeis, mas lembra-se do pontapé: chunkize o seu trabalho. Para detalhes adicionais e uma visão detalhada, veja o vídeo completo [aqui](https://www.youtube. com/watch? v=GXWtvbpzkG0). [Voltar ao Teção de Sumário](#) # Gestão de Projetos com Aproximação Waterfall em Plantilhas Agiles Este documento Markdown fornece uma guia sobre como utilizar o template Agile de SmartSuite com uma ligeira ênfase na gestão de projetos com método Waterfall. ## Visão Geral Integrando o template Agile no seu fluxo de trabalho, poderá utilizar eficazmente este poderoso ferramental para organizar os seus projetos. O template oferece uma estrutura personalizável adaptada a vários casos de uso. Nesta guia, vamos nos concentrar na configuração básica do template Agile e nos seus componentes essenciais. ### Sprints O aplico Sprints é o componente central do template Agile. Sprints são períodos de trabalho cíclicas durante os quais trabalhamos em objetivos específicos, frequentemente organizados em epics ou projetos. Cada Sprint tem datas, estado, nome e pode conter Histórias e Falhas. ```markdown - **Sprints** - _Sprint_ - *Nome*: Sprint 1 - *Datas*: [Link para calendário ou faixa de datas] - *Estado*: Em andamento - *Notas*: [Descrição breve da Sprint atual] - *Histórias* - [História 1] - *Falhas* - [Falha 1] ``` ### Histórias As Histórias representam os resultados desejados ou recursos para os seus projetos. No método Agile, as Histórias são frequentemente usadas para descrever uma pequena e bem definida funcionalidade que traz valor para o utilizador final. ```markdown - **Histórias** - _História_ - *Título*: História Implementando Funcionalidade X - *Descrição*: Descreva brevemente a funcionalidade e o propósito da História. - *Epic* (opcional): Link para o Epic relacionado - *Estimação*: [Complexidade relativa ou esforço necessário para História] - *Responsável*: [Nome ou papel responsável pela História] ``` ### Problemas (Falhas) Nos termos do Agile, os problemas, conhecidos por Falhas, representam problemas que precisam ser resolvidos. Estes podem incluir qualquer fator internos ou externos que afectem o prosseguimento do projecto. ```markdown - **Problemas (Falhas)** - _Problema (Falha)_ - *Título*: Falha Afectando Funcionalidade Y - *Descrição*: Descreva brevemente o problema e o seu impacto no projecto. - *Prioridade*: [Alta, Média, Baixa] - *Sprint*: [Link para o Sprint relacionado] - *Epic* (opcional): Link para o Epic relacionado ``` ### Epics Os Epics são metas maiores e sobrepostas que incluem várias histórias, problemas ou tarefas. No quadro Agile, os Epics representam as consecuências mais amplas que desejam alcançar quando trabalhamos num projecto. ```markdown - **Epics** - _Epic_ - *Título*: Meta Alcançar Z - *Descrição*: Descreva brevemente o propósito e objetivos do Epic. - *Histórias* - [História 1] - [História 2] - . . . - *Problemas (Falhas)* - [Falha 1] - [Falha 2] - . . . ``` ### Dicas - Utilize as ligadas Fields de Registos de SmartSuite para ligar componentes relacionados, como Histórias e Falhas, com os seus respectivos Sprints, Epics ou outros objetos relacionados. - Personalize o template Agile de acordo com os seus requisitos específicos do projecto e preferências de fluxo de trabalho. - Adjuste a frequência de criação de novos Sprints, seja mensal, bimensal ou outra frequência, de acordo com as necessidades do projecto. # Importância do Rastreamento de Incidentes em Negócios Aprenda por que rastrear problemas e falhas é fundamental para compreender o desempenho de sua empresa e melhorar a taxa de resolução de problemas. Algumas pessoas podem pensar que isso é apenas para desenvolvimento de software, mas qualquer empresa pode beneficiar do rastreamento de incidentes. ## Entendendo a Importância do Rastreamento de Incidentes O rastreamento de incidentes e falhas pode ajudar as empresas a identificar áreas de problemas, o que levará a uma melhora do desempenho. Criando problemas dentro de uma aplicação como SmartSuite ou usando um quadro branco, você pode revisar os problemas e aprender com eles. > __Observação__: Cada vez mais o rastreamento de problemas permite que a mente de "incêndio" cede, evitando que cada problema seja endereçado como ele se apresenta, permitindo que a memória seja a única ferramenta de rastreamento dos problemas. ## Vantagens de uma App de Ideias Uma App de ideias fornece uma área isolada para idéias potenciais de recursos ou conceitos que podem beneficiar sua empresa no futuro. > __Vantagens__: > - Manter todos os projetos em um local centralizado e evitar que se considerem todas as idéias serem ideias geniais. > - Usar a funcionalidade de votação do SmartSuite para que os membros da equipe votem em recursos desejados. > - Informar a seleção de tarefas para o próximo sprint e futuros epicos. > - Um ótimo lugar para compartilhar ideias e pensamentos com colaboradores para identificar África transformativa a adicionar à sua plataforma, serviço ou empresa. ## Importância das Reuniões e da App de Reuniões e Standups Esta app permite o rastreamento centralizado de reuniões, garantindo que os cutis de reunião não se percam e tudo se torna centralizado. > __Vantagens__: > - Área centralizadora de agenda de reuniões para todas as equipes. > - AP Certifique-se que suas sprints passem fluamente e que as ideias sejam avaliadas de maneira igualitária. > - Organize todos os seus projetos em um lugar unificado. ## Gerenciando Tarefas em uma Loja Física Para empresas com um loja física, gerenciar tarefas pode ser desafiador devido à limitação de acesso a computadores e dispositivos móveis para o pessoal. Aqui estão cinco etapas para implementar a gerência de tarefas para uma loja física: 1. Encontre um local centralizado para colocar tarefas. 2. Assegure-se de uma maneira consistente e comunicar os statuses de tarefas entre o pessoal. 3. Atualize regularmente a lista de tarefas e garanta que as tarefas sejam completadas. 4. Priocorte as tarefas de acordo com a sua importância e urgência. 5. Atribua tarefas a colaboradores e siga-os de perto. ## Conclusão O gerenciamento efetivo de tarefas é vital para qualquer empresa, independente se foi fundada em rédea ou no mundo físico. Através de uma localização centralizada para colocar tarefas, uma comunicação consistente, atualização regular, priorização, e atribuição moderadas, as empresas podem melhorar sua eficiência e produtividade em geral. # Organização de Tarefas para o Loja Física Usando o SmartSuite Vamos organizar e digitalizar nossas tarefas para que sejam facilmente acessíveis em qualquer lugar. Ao ter tarefas em formato digital, podemos anotar tarefas sempre que estivermos fora do escritório, no dentista, mercado, ou fazendo compras. Assim, todas as tarefas podem ser centralizadas em um único local confiável onde podemos encontrar o que precisamos fazer e treinar a nossa equipe a sempre se referir à lista de tarefas quando decidir o que fazer em um dia determinado. ## Escolha a Ferramenta Certa Se ainda estiver em dúvida sobre onde começar, considere uma ferramenta como o SmartSuite. Ele oferece um bom equilíbrio entre ferramentas físicas e digitais, com propriedades de gerenciamento de tarefas fortes e gratuito para até três usuários, o que o torna adequado para lojas de varejo com pequeno pessoal. Ele também nos permite organizar dados, embora não entraremos muito profundamente no gerenciamento de dados neste guia. Para lojas físicas, existem muitas ferramentas de gerenciamento de tarefas disponíveis, e o SmartSuite pode ser uma ótima opção devido à sua capacidade de lidar com dados ao lado do gerenciamento de tarefas. Isso futuriza a ferramenta, pois pode escalar bem para espaços de dados intensivos como uma loja física. ## Criando uma Área de Tarefas Após escolher a sua ferramenta, o próximo passo é criar uma área designada para as suas tarefas. Para os usuários do SmartSuite, você pode criar uma nova solução e escolher o Modelo de Gerenciamento de Tarefas. Este modelo é mais simples e fácil de começar a usar. Você pode personalizar o modelo para atender às suas necessidades removendo campos inúteis e renomeando a aplicação para algo que faça sentido para a sua equipe. Quando tiver feito as suas alterações, poderá adicionar tarefas diretamente na aplicação e aproveitar seus muitos recursos para ajudar a organizar as suas tarefas melhor. ## Adicionando Tarefas à Sua Lista de Tarefas Com a área de tarefas configurada, você pode começar a adicionar tarefas. No SmartSuite, você pode criar novos registros e adicionar tarefas à medida que vai. Você também pode dividir tarefas em subtarefas, criando listas de tarefas para tarefas mais complexas. Este recurso é um grande vantagem em relação a métodos tradicionais como um quadro branco ou notas adesivas, pois você pode adicionar uma quantidade praticamente infinita de informações adicionais a cada tarefa. ## Atribuindo Tarefas e Definindo Prazo Quando as suas tarefas forem adicionadas, você pode atribuí-las a membros da equipe e definir prazo para rastrear quando as atividades precisam ser concluídas. O SmartSuite permite relatar tarefas por data e fornece uma seção My Work para resumir todas as tarefas por prazo. Isso facilita a gestão das suas tarefas e das tarefas da sua equipe. Em conclusão, ao organizar tarefas usando uma ferramenta digital como o SmartSuite, pode-se garantir que nada seja deixado de lado e manter a loja funcionando de forma eficiente. Este guia fornece uma visão geral básica de como começar com o SmartSuite, mas há muitos outros recursos disponíveis para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas # Gestão de Tarefas para lojas físicas ## Introdução Neste guia, discutiremos a importância da gestão de tarefas para lojas físicas e forneceremos dicas sobre como estabelecer uma rotina para utilizar um sistema de gestão de tarefas de forma eficaz. ## A Importância da Gestão de Tarefas As tarefas de atribuição são gerenciadas no SmartSuite, e existem várias opções para atribuir tarefas a membros da equipa. No entanto, quando múltiplos indivíduos são atribuídos a uma tarefa, isto pode levar a confusão e a pontapé físico. Para evitar isso, é recomendada ter apenas um único Assignee para cada Tarefa. ## Estabelecendo uma Rotina para a Gestão de Tarefas Para tornar a gestão de tarefas um hábito, precisamos de três componentes: uma ação definida, um ritmo definido e uma partido responsável. Neste caso, a ação definida é a verificação da lista de tarefas, o ritmo pode ser no começo ou no final do dia, durante um recreio, etc. , e o partido responsável é a pessoa que garante que todos verificam a lista de tarefas. ### Para utilizadores de dispositivos eletrónicos Se os membros da equipa têm dispositivos eletrónicos, certifique-se de definir um aba por defeito para a ferramenta de gestão de tarefas no browser que escolherem. Isto pode ser feito através das configurações do browser e selecionando a ferramenta como a aba predefinida. Também é possível ativar notificficações no telemóvel para tornar mais difícil perder-se. ### Para membros do time ausentes Se os membros do time não têm dispositivos eletrónicos, considere-se obter um dispositivo centralizado, como um televisor, computador ou iPad, e abra a ferramenta de gestão de tarefas nesse dispositivo em local centralizado, como o ponto de venda, área de descanso ou armazém. Isto permitirá que os membros da equipa vislumbram o que tem que fazer em local próximo do lugar onde o trabalho realmente é executado. ### Para equipas descentralizadas Se a equipa está descentralizada e não pode ver o dispositivo centralizado, considere repetidos encontros para discutir a lista de tarefas. Durante o encontro, cada membro da equipa deve se reunir em um espaço físico e discutir o que está a trabalhar, o que fez o dia anterior e quais obstáculos está a enfrentar. Atualize a lista de tarefas centralizada a partir daí, para que permaneça a fonte de verdade. ## Vantagens da Gestão Digital de Tarefas A gestão digital de tarefas oferece várias vantagens comparadas com normais quadriculados, incluindo a capacidade de acessar a lista de tarefas em qualquer lugar, a capacidade de atribuir tarefas a várias pessoas e a capacidade de monitorizar o progresso e os prazeiros. ## Conclusão Estabelecer uma rotina para a gestão de tarefas é essencial para garantir que as tarefas são executadas de forma eficiente e eficaz. Aplicando as dicas apresentadas neste guia, torná-las um hábito para a equipa e melhorar a produtividade geral da loja física. ## Referências * [SmartSuite](https://www.smartsuite. com/) * [ProcessDriven](https://processdriven.com/) * [Tutorial da Aplicação Móvel SmartSuite](https://www.youtube. com/watch? v=lrOwneKJfbU) (Inglês) # Gerenciando uma Associação ou Clube com SmartSuite: Uma Guia passo a passo Organize todas as suas atividades de associação, clube ou capítulo em um único lugar com a plataforma flexível e sem código de SmartSuite – um planalto de folha de cálculo recuperado. Nesta guia, aprenderá a utilizar o modelo de código fonte livre de SmartSuite para gerir a sua associação ou clube de forma eficiente. ## Acesso ao Modelo de Código Fonte Gratuito para Gerenciamento de Associações ou Organização de Capítulos 1. Crie uma conta na SmartSuite. 2. Depois de criar a sua conta, navegue para a tela de painel e clique no ícone de "mais". 3. Selecione "Iniciar a partir de Modelo" e pesquise pelo "Modelo de Gestão de Capítulos do EO". 4. Embora este modelo seja projetado especificamente para os capítulos do EO, pode ser facilmente modificado para acomodar vários casos de uso. Encontre o modelo e clique "Utilizar Modelo" para adicionar ao seu SmartSuite. ## Descrição Geral do Modelo O modelo consiste em várias Apps (como guias) que armazenam tipos diferentes de informação. Aqui está uma visão geral breve das principais Apps e de suas funções: 1. **Membros**: Esta app permite-lhe visualizar e gerir a informação dos membros. Pode adicionar informações adicionais a um membro, dos seus coortes, itens a fazer e mais. 2. **Fórums**: Esta app ajuda a gerir grupos de discussão ou coortes dentro da sua associação ou clube. 3. **Eventos**: Use esta app para gerir os eventos futuros, registrar presenças e visualizar a presença nos eventos. ## Administração de Membros vamos fazer uma piscada mais fina na App Membros. Abra a ficheiro de um membro (linha) para ver informação mais detalhada sobre ele. O Ficheiro do Membro contém várias secções: - **Informações do Membro**: Aqui pode encontrar informações do membro, como o nome, informações de contacto, função e coorte (anteriormente chamado fórmulas). - **Avaliação do Membro**: Esta secção fornece uma visão geral da forma como o membro tornou-se parte da sua comunidade, incluindo o proprietário da relação, a data de alvuje próximo e notas, e itens a fazer. - **Informação da Empresa**: Esta secção fornece informações sobre o negócio do membro se aplicável. Ajuste os Campos para se adequar ao seu caso de uso específico, como um encontro motorizado. - **Histórico de Membros**: Esta secção regista a presença de um membro nos eventos e fornece uma área para spotlights dinâmicos para o destaque de membros chaves baseado em vários fatores, como a presença nos eventos e a duração da sua associação. Utilizando a plataforma flexível de SmartSuite, pode facilmente personalizar este modelo para adequar-se às necessidades da sua associação, clube ou capítulo. Agora que tem uma visão geral básica sobre o como utilizar o modelo de código fonte gratuito, comece a praticar e implemente-o na sua conta. Feliz organização! Não esqueça de utilizar o link abaixo para começar com SmartSuite. # SmartSuite: Organização Efetiva de Sua Informação O SmartSuite oferece uma variedade de Campos para ajudar a organizar e gerenciar diferentes tipos de informação. Neste caso, os Itens Subordinados são particularmente especiais. Eles funcionam como uma tabela dentro de uma tabela, oferecendo uma maneira efetiva de organizar informações específicas que funcionam melhor neste formato. Por exemplo, os Itens Subordinados são usados no SmartSuite para rastrear pagamentos. Se você adicionar um novo item, você pode ver os Campos sendo rastreados, como o dinheiro à fora, o dinheiro à entrada, o tipo, a data e anotações sobre o pagamento. Para criar um novo Campo, basta clicar para adicionar um novo Campo, e em seguida, vá na fórmula. Aqui, vamos utilizar um formula básica para somar todos os dias a pagar e todos os dias pago para determinar se há uma balança ativa com uma conta específica. Para fazer isso, precisamos navegar até avançado e agrupar um número de Campos: 1. Somar a quantia paga e a quantia a pagar. Neste exemplo, escreveremos `sum`. 2. Procurar dentro da história da associação porque é neste lugar que realizaremos as contas. 3. Usar um ponto para relatar sobre somente um Campo, neste caso, a quantia paga. 4. Subtrair a quantia a pagar. Usando a fórmula de soma, podemos ver a diferença entre estas colunas, dando-nos o saldo atual. É importante dar este Campo um nome claro, como `saldo atual`. Colocar o Campo no topo da conta permite-lhe ver o resumo rapidamente. Como novas informações são adicionadas, a fórmula será automaticamente atualizada. Isso conclui a área Membros da Planta de Modelo SmartSuite. A área Redes é outro recurso utilíssimo, especialmente para tarefas forças, esquadrões ou associações com base em região. Nesta área, você pode ver os fóruns que fazem parte da área de demo padrão por padrão. Quando você entrar em um fórum específico, você pode ver o nome, o status e uma ligação até a lista de membros. Um Campo de Rede em um perfil de membro vincula-o ao fórum que pertence. A área de Eventos permite-lhe organizar festividades, encontros e acontecimentos que fazem parte do nucleo da sua comunidade. Cada linha nesta área representa um evento, e embora os Campos sejam diferentes da área dos Membros, sua funcionalidade geral à parte. Cada Campo representa dados ou uma ação necessária para trazer o evento à vida. As datas limite e os responsáveis podem ajudar a garantir que nenhum detalhe seja perdido, e você também pode padronizar seu processo de organização de eventos colocando-o dentro dos Campos. A seção de participantes de membros permite-lhe conectar membros que RSVPed para o evento. Esta conexão garante que você não tenha que consultar vários lugares para descobrir quem está participando de um evento específico. A área de eventos inclui também um campo de votação em caso você queira que seus membros ou comunidade inteira votem nos eventos. No entanto, o recurso mais impressionante desta área de eventos é a Visão de Calendário, que fornece uma visão de calendário de seus eventos em datas específicas. Isso permite que você veja todos os seus eventos em um único olhar, o que faz dela uma ótima opção para quem prefere um visualização. O SmartSuite oferece uma ampla variedade de Plantas que podem ser personalizadas à sua necessidade, e você pode misturar e combinar elas para faze-las tão complexas ou simples quanto você precisar. A área de Eventos do SmartSuite pode ser combinada com a Planta de eventos para fornecer mais organização em caso você precise de mais detalhe do que a Planta padrão oferece. Se você estiver querendo ir além das coisas, você pode combinar outras Plantas disponíveis no SmartSuite para criar uma área de planejamento de eventos. É fácil encontrá-las e usá-las em sua conta sem custo. Em conclusão, caso você esteja gerindo um capítulo, associação, conferência, encontro, clube ou qualquer grupo de voluntários, verifique a Planta de Modelo de Organização do Capítulo do SmartSuite. Depois de se inscrever na sua conta do SmartSuite utilizando o link de afiliado fornecido, você pode instalar esta Planta, customizar os Campos e limpar os dados padrão para dar ao seu capítulo uma estrutura calma e organizada. Goze do processo! *Vídeo 32: <https://www.youtube. com/watch? v=pcKOXA0InNk (Idioma: en)* *Orçamento vintage dos anos 90* Crie um orçamento como fizemos nos anos 90 – como re-criar orçamentos utilizando planilhas Excel. Agora você está pensando em gastar horas construindo uma planilha Excel para o ano 90? Os anos 90 estão mais "antigos" agora! # Orçamento: Um Novo Aproximamento para o Nosso Time ## Razão para um Novo Aproximamento Este texto apresenta uma conversa sobre o modelo de orçamento em folha de cálculo que atualmente está sendo utilizado dentro da empresa. Foram notadas as seguintes questões: 1. Mau uso de tempo para formatos 2. Dificuldade para o controle de versão 3. Falta de uso por membros do time, particularmente aqueles não familiares com a interface obsoleta ## A necessidade de uma Solução Mais Moderna Para times que não principiam em QuickBooks, Zero ou Salesforce, há um desejo de manter o monitoramento de gastos em departamento ou negócios mais simples. O modelo em folha de cálculo atual não pode ser a solução ideal para monitorar reais e possivelmente não satisfaz necessidades do time. ## Opções para uma Solução Moderna Há ferramentas que oferecem: 1. Gerenciamento de permissões para prevenir problemas com permissões desagradáveis em folhas de cálculo 2. Interface visualmente mais atractiva para reduzir reações alérgicas a folhas de cálculo dos membros do time 3. Possibilidade de uso regular do time, tornando o monitoramento mais fácil 4. Reutilização de modelos para processos de orçamento futuros ## Aproximação Proposta: SmartSuite A solução proposta é o SmartSuite, uma ferramenta que: 1. Permite formatações prétticas e organização de dados 2. Ajuda a gerenciar Tarefas em um só local 3. vem com Modelos Gratuitos que ajudam a configurar rápido e que podem ser reutilizados no futuro 4. Permite mais tempo a ser gasto no orçamento e conteúdo, em vez de formatação ## Começando com SmartSuite 1. Utilize o link de afiliado do canal - nada custa e oferece benefícios para o canal e para aqueles que atualizarem para um plano pago em futuro. 2. Crie uma conta seguindo as instruções deste vídeo. Nota-se que aparecerá uma página que parece assim depois de criar sua conta. 3. Encontre o "Modelo de Orçamento pequena empresa" e clique "Utilizar Modelo" para adicionar-lo a sua conta. 4. Apague a "Mudanças de Orçamento" da guia pois é redundante para a maioria das organizações. 5. Apague o filtro na primeira app para manter tudo simples. 6. Rene-ma as guias e visualizações conforme necessário, como renomear "Resumo de 2021" para "Orçamentos Totais". 7. Remova anos do layout para tornar o Modelo reutilizável para os anos futuros. ## Desafios Potenciais e Soluções 1. Prequisitos de custos: o SmartSuite funciona no modelo de freemium, isto é, você pode utilizar todos os recursos para grátis se pretender pagar pela camada superior para a maioria das informações. O Modelo é gratuito para utilizar. 2. Adequação ao novo software: Se houverem preocupações em relação a adequação ao novo software, poderá ser útil consultar tutorials e exemplos para melhor entender como manipular e utilizar a ferramenta. 3. Incompatibilidades do orçamento: O Modelo pode ser customizado para satisfazer as necessidades específicas da empresa, tais como ajustar anos e colunas conforme necessário. ## Vantagens da Solução de SmartSuite Por utilizar SmartSuite, o time terá mais facilidade em monitorar os seus reais, uma vez que todo o conteúdo ficará organizado e visual # Gestão de Orçamento na SmartSuite Nesta seção, apresentaremos os passos necessários para otimizar a gestão de orçamento na SmartSuite. ## Rename Budget 1. Você pode renomear o orçamento selecionando a opção *Rename* no lado superior direito da tela. 2. Altere o nome de Budget para "Novo Orçamento" ## Adicione uma nova linha de item de orçamento 1. Na seção *Itens de Orçamento*, clique em *Views* no lado esquerdo e selecione *List*. 2. Insira uma nova linha de item de orçamento clicando *+Add Row*. 3. Marque a cabeça da linha nova como "Todos os Itens de Orçamento" para agrupar todos os itens de orçamento. ## Defina Fields para cada item de orçamento 1. Adicione os headers necessários para cada Field: *Mês, Trimestre, Ano, Orçamento, Real*. 2. Defina *Mês* como um dropdown com os nomes dos meses, *Trimestre* como um dropdown com os trimestres e *Ano* com o ano desejado. 3. Defina *Orçamento* e *Real* como campos numéricos com o valor desejado. ## Atualize o budget e os reais 1. Selecione o campo *Orçamento* e *Real* e atualize com os valores respectivos. 2. Armazene changes clicando no botão *Save*. ## Adicione um novo orçamento e itens de orçamento 1. Clique em *Add Record* na seção *Records* 2. Obtenha a lista de categorias de orçamento padrão e toda vez que desejar, acesse *Mais* > *Todos os Registros* para mostrar todas as categorias disponíveis. 3. Crie as novas categorias de orçamento que deseja e elimine a lista padrão. 4. Configure o próximo orçamento no campo *Mês*. 5. Atualize os campos necessários com os valores desejados para o orçamento e reais. ## Defina formulas para o Campo 'Real' 1. Na seção *Fields*, vá no campo *Formula* do campo *Real*. 2. Modifique a fórmula para somar todos os valores de *Real* de todas as linhas de item correspondentes. É isso! Agora você pode gerenciar o orçamento de forma eficiente na SmartSuite! ## Tópicos relacionados 1. [Criando gráficos e relatórios na SmartSuite](create-charts-reports. md) 2. [Trabalhando com grids na SmartSuite](working-with-grids. md) 3. [Criando Workspaces na SmartSuite](creating-workspaces. md) # Vídeo 33: Monitorador de Manutenção de Motocicleta Inteligente com SmartSuite Diariamente, assistance organizations em utilizar ferramentas sem código como o SmartSuite para gerir suas operações. No entanto, em minha vida pessoal, o que me apresentou um desafio de processo de minha própria - aprender a manter uma motocicleta ADV off-road. ## O Desafio Manter esta nova motocicleta requer mais do que meramente conduzi-la. Estou tendo um abordagem reactiva, tratando questões de manutenção apenas depois que algo se quebra ou escutando um som estranho, o que não é ideal. Esta manutenção inconsistente pode levar a problemas potencialmente perigosos e custosos. ## A Solução Para efetuar a resolução deste problema, decidi elevou o seu rastreio de manutenção por criar um monitorador de manutenção completa da motocicleta diy utilizando o plano sem custo do SmartSuite. Este monitorador foi projetado para me informar sobre fases de manutenção, anotar atividades de manutenção e receber avisos quando a manutenção está em atraso. ### A Criação do Monitorador 1. Registar-se no SmartSuite utilizando o link de afiliado fornecido. 2. Criar uma Solução no seu Workspace e denomear "Gestão de Manutenção de Veículo". 3. Adicionar três Apps: "Veículos, " "Agenda de Manutenção" e "Registo de Manutenção". 4. Preencher cada App com informações relevantes, tais como detalhes do veículo, agendas de manutenção e registros. ### Rastreio de Detalhes do Veículo - O "App dos Veículos" permite-me guardar informações sobre cada veículo, incluindo o seu apelido, proprietário, marca e modelo, quilometragem, data de compra, status e foto. - O "App da Agenda de Manutenção" organiza as franquias de manutenção periódica aconselhadas no manual de serviço Yamaha. - O "App de Registo de Manutenção" regista quando e qual atividade de manutenção foi realizada em cada veículo. ### Configuração de avisos Por utilizar os sistemas integrados do SmartSuite, o sistema irá alertar-me quando a manutenção está a morrer ou quando perdi uma intervalo de manutenção. ## Funcionalidades Adicionais - Pode facilmente modificar e atualizar este monitorador de manutenção da motocicleta para acomodar tipos específicos de veículos, como motocicletas, velameios ou automóveis. - pode rastrear modificações realizadas na moto, incluindo partes de terceiro partido, seu preço, condição e data de instalação. Este monitorador de manutenção diy da motocicleta simplifica a manutenção dos veículos fornecendo uma plataforma centralizada para o tratamento de horários de manutenção, registos e lembutos. por permanecer em cima da manutenção, posso garantir uma viagem segura e bem-sucedida, tanto no caminho como ao longo dele. Para começar com SmartSuite, considere passar por nossa aula no descritivo abaixo, que abrange os fundamentos e recursos avançados do instrumento. Deixe um comentário se tiver alguma dúvida, e goze o processo! 🤩 [Monitorador de Manutenção de Motocicleta Inteligente com SmartSuite](https://www.youtube. com/watch? v=V7wNBEgWUI0) (Idioma: Inglês) Siga-nos no YouTube e deixe um comentário abaixo para nos avisar se gostaria de ver mais a respeito deste tópico! Até mais! 🚀🐾 (Alguns caracteres não portugueses foram mantidos devido a não haver tradução disponível para muitos dos termos técnicos utilizados) # Guia de Vendas Adicional: Monitoramento de Manutenção de Bicicleta DIY Vendendo este bicicleta ao longo do caminho. É magnifico para mim ter uma lista completa de todas as modificações e suas idades, apenas entre outras coisas, em um lugar só para evitar ter que me lembrar dele. SABEO que para este e para tudo o que está relacionado com este monitoramento de manutenção de DIY, há pessoas na mira que não precisam, porque vocês são tão incríveis com váveis ​​e podem lembrar sempre de quais partes acessórios você tem. No entanto, eu não sou um desses. Tenho uma memória terrível. Isso é uma segunda língua para mim. Portanto, qualquer coisa que possa me ajudar a manter rastreamento, seja com fotos, datas ou qualquer outra coisa, me ajudará muito mais tarde, então não preciso recomeçar a partir de zero e tentar lembrar o que fizemos naquele bike. Eu não quero ter que fazer isso. Depois da SUBITEM de Campo Modificado, tenho o Campo de Visão Geral de Manutenção. Aqui é onde começamos a entrar em algumas asas de linking. Estes três Campos acima são todos contadores, fundamentalmente, contando com base na área de manutenção que tem abaixo. Vamos começar primeiro pelo área de manutenção, e voltaremos para os contadores mais tarde. ## ÁREA DE MANUTEMAÇÃO A próxima coisa importante é este Registro ligado ao log de manutenção. Em outra Aplicação, eu já tenho registrado todos os manter e conectado com a bicicleta usando este registro. Isto me mostra o que eu trabalhei e a qualidade de milhas o trabalhei. Abaixo desta lista de manutenção, temos o App de Intervalos de Serviço. Aqui, fizemos a conexão da bicicleta, Fang, com os intervalos de serviço sugeridos pelo manual de serviço para me indicar o que devo estar manter e quando. Idealmente, queremos adicionar todos os 37 ou quantidade a qualquer coisa que tenha na tabela sugerida do manual de serviço neste App. Para aqueles que pulam o manutenção ou não estão interessados em algumas áreas, você pode excluir essas coisas. Em outro lado, se você é um super-atleta que gosta de fazer determinadas coisas sempre, como você quer wax e polir sua bicicleta de terra no algum lugar por algumas milhas, você pode adicionar isso aqui. Os contadores então somam estas áreas de serviço, por exemplo, indicando quantas delas têm um `milhas para o próximo serviço`maior que 100, o que significa que não estamos atrasados para esse serviço. Serão apresentados verdes no painel de gerenciamento do dashboard como um item de manutenção a frente de risco. ## LOG DE MILHAS Este log de milhas é exactamente o que soa - ele só registra as viagens e a leitura de odomedômetro inicial e final. Até o momento, está a ser registado manualmente, mas diferentes Campos ou o SmartSuite mobile app podem ser utilizados para registar automaticamente. O Área do Veículo foi formatado com uma visão de cartão em vez de uma grade ou folha de cálculo, como penso que os cartões parecem mais legal. Também adicionei alguns Campos afiados, como mostrar a foto como a imagem de capa para dar-me a visibilidade nos Campos, e configuração de formatação de formulário de nível do cartão, avisando se tem manutenção atrasada para um veículo em vermelho. Além do Área do Veículo, temos a área de agenda de manutenção. Esta área é simples, contendo coisas do manual de serviço da Yamaha que eu já coloquei na SmartSuite. Isso me permite utilizar o SmartSuite mobile app do meu celular no saco e rapidamente visualizar a coisa que devo estar a verificar e rapidamente ter as instruções que preciso para realmente executar a manutenção . Por exemplo, não sei no que estou a tratar quando me refiro à manutenção da linha de combustível. Nunca a fiz. Pelo menos devo fazer isso, descubra. Nesta área particular, tenho o item de serviço gerando automaticamente um nome baseado nos Campos que estão nesta aqui. O nome do item que estou servindo, o veículo que estou servindo, e algumas fórmulas que estão a correr, calculam quando eu já serviu esse peças. Abaixo da área de instruções, temos a área `ao servir`. Esta seção contém o horário de manutenção definido no meu guia de manutenção. Isso é excelente, pois eu não dependo para me lembrar de revisar o guia manual às certas milhas, mas a SmartSuite pode me alertar baseadas nestas. Acima no topo, tenho uma fórmula `próximo serviço` Campo, que já vi referenciado em fórmulas anteriores. Aqui é onde as coisas estão um pouco ridículas porque não há função de filtro atualmente em SmartSuite. O log de manutenção é a última área, onde eu estou a gravar o trabalho que estou fazendo no bicicleta. Os logs de manutenção tem um título de entrada, a data de serviço, o estado, a leitura de odomômetro, qual veículo foi servido, quem tive feito o serviço, e os itens servidos. Estes são campos de registo de registos comunicados, e gostaria de sinalizar uma pequena característica especial: abaixo das opções de configuração do Campo modificar, tem realmente uma filtragem estabelecida para me mostrar somente os itens de serviço que já estão ligados já ao veículo que eu sei selecionado no passo anterior. Essa seção superior tem todos os dados a fome juntamente, e tudo está ligado à área do Veículo, a manutenção agenda, e o log de manutenção. Se entrar na área do Fang e olhar para o Visão Geral das Manutenções, consigo ver onde estamos, como por exemplo aqui, as pistões estão boas para continuar, mas a mirilha do foguete, oh meu deus, já está atrasado. Deveria ter feito isso no serviço anterior e esqueci. # Manual de Manutenção para Motocicleta Neste nosso manual de manutenção, ele mesmo indica que, mesmo não obtendo mais milagem, queremos manter esta moto a cada seis meses. Com entendimento de que eu irei adicionar milhas e o tempo passar, configurei minha recorrencia para ser a cada três meses. Cada três meses, esta pequena configuração mágica aqui (`SmartSuite`) me dará uma advertência. Enviará uma alerta baseado em minhas configurações dentro de `SmartSuite` e aparecerá no topo dizendo, "Olá, [Seu Nome], é hora de manter a sua motocicleta. " E quando chega a data marcada, posso facilmente ir em meu veículo aqui (>Painel do Veículo) e conferir, "Então, o que preciso manter? " Pode-se ver que não há nada a risco, mas há um atrasado. Entendo ouvertamente o que minha noite de trabalho será hoje. Será sempre figurar o que o heck está atrasado. (`Lista de Tarefas`) Aguenta, irei verificar a lavar-ar-queimas. Preciso checá-las e garantir que tudo está à toa lá fora. Para facilitar a minha logística de manutenção, porque, por vezes, abrir um dispositivo pode ser um pouco demorado, desenvolvi um formulário de manutenção rápida aqui (`Formulário de Manutenção`) que posso facilmente inserir informações. Parece alguma coisa assim e feeding em criar uma nova entrada. Mas ao invés de ter de acessar a partir de `SmartSuite`, posso, na verdade, abrir em uma guia adjacente, preencher quaisquer Campos que precisar add, acrescentar anotações ou fotos usando esta forma preciosa, clicar em "Log" e subirá automaticamente em minha log Log de Manutenção sem eu nem precisar entrar em `SmartSuite`. Sento-me muito como se pudesse gravar submissões de manutenção de minha motocicleta em qualquer lugar porque preciso apenas do link URL deste formulário. Prefiro não ver a interface de ao que eu acabei de mostrar, na hora de realmente ver o que preciso manter? Bem, existe outra opção. No meu agendamento de manutenção, organizei alguns focos que me dizem com cores o que preciso ver. Novamente, baseado no número de milhas até a próxima manutenção, eles me falarão verde, amarelo, vermelho, o que precisa de me atenção, tudo agrupado em relação ao veículo que está sujeito a isso. Assim, se tivesse vários veículos aqui, posso colapsar e concentrar-me apenas naquilo que estou pronto a trabalhar durante esta sessão de trabalho e tentar a todo o custo formalizar tudo de verde. Se for uma pessoa visualmente dirigida por cores como eu, que gosta de ver isso assim, ou se preferir o visual mais condensado de o que construí no interior deste aqui, mostra-nos tudo карáter cédula de identidade do estado de Minas Gerais sobre um rápido relatório de estado da condição da sua motocicleta. E tudo isso é possível obrigado às funcionalidades de spotlight de `SmartSuite`, suas funcionalidades de agrupamento, funcionalidades de Registro ligado e, acima de tudo, através das fantásticas formulações que nos permitem calcular baseadas nas campos que possuímos para espitadora dinamite de relatórios de o que vamos precisar fazer a próxima. Assim, é assim que rasto o estado da minha manutenção de veículo para a minha motocicleta neste rastreador de manutenção de veículo totalmente DIY dentro de `SmartSuite`. Pode me avisar e avisar e mandar emails se necessário para que eu não tenha necessariamente precisar lembrar de entrar em um cluttered PDF de um manual de serviço. Posso ser proativo sobre a manutenção de meu veículo. Se há alguém cujo veículo importa para você, talvez seja o seu carro, talvez seja a sua motocicleta, seja paralelo, talvez seja o seu flota de veículos para o seu empresa de transportes. Se tiver veículos no seu mundo que exijam mantimento consistente para garantir a sua segurança e a dos motoristas, talvez a criação de um sistema como esse seja uma boa investimento de sua tarde de hoje. Se quiser iniciar agora mesmo por si, apenas utilizar de nossa ligação de afiliado aqui para inscrever-se no `SmartSuite` gratuitamente e seguir os passos que discutimos neste vídeo. Custa-lhe nada e suporte este canal ao mesmo tempo, juntamente com o `SmartSuite` no mesmo tempo a partir de zero custos para você. O `SmartSuite` é um patrocinador deste canal que nos permite gerar vídeos como este gratuitamente para todos vocês, portanto, por favor use a ligação afiliada abaixo e, em conjunto, ajude ter ainda mais vídeos como este. Se quiser saber mais sobre utilizar o `SmartSuite`, por favor, verifique sua ligação treinamento aqui ligada no descrição inferior onde poderemos lhe mostrar como utilizar o `SmartSuite` para mais do que apenas manutenção de veículo, mas também para tarefas de vida e casa e de trabalho. Não ainda decidido? Se quiser saber ainda mais, por favor, verifique este vídeo que liguei no final Aqui para poder aprender mais sobre a minha funcionalidade preferida de` SmartSuite` e Universal poderia colocar nele diretamente neste rastreador de manutenção de veículo. Até a próxima vez, Divirta-se deste processo! ## Referências - [Ligação de Afiliado](Insira a sua ligação de Afiliado aqui) - [Treinamento](Insira a sua ligação de Treinamento aqui) - [Minha Funcionalidade SmartSuite Favorita](Insira o link do seu vídeo de Afiliado Favorito de SmartSuite aqui) Exceção para a formatação do Markdown: - A ligação de afiliado foi removida porque necessita ser personalizada para o usuário. - A ligação do treinamento foi removida porque precisa ser personalizada para o usuário. - A ligação do vídeo de recurso favorito de SmartSuite foi removida porque precisa ser personalizada para o usuário. - Os links foram mantidos intactos e foram recompilados para serem inclusos nos subtítulos. # Banco de Dados de Arquivos Geralmente, eu me siento e faço vídeos com um objetivo específico em mente. Para o tipo de conteúdo que estou criando neste momento, eu estou oguejando fragmentos de vídeo dos vários deslocamentos de acordo com diversos fatores. Em alguns vídeos, pode ser tentar captar imagens de apoios. Em uma série de vídeos, posso focar em todos os tipos de deserto que entramos. Dado isto, queria um método mais sofisticado para rastrear o que cada arquivo serve, de modo a poder facilmente cortar e coletar ficheiros e pegadinhas juntos para vários vídeos, em vez de simplesmente confiar no Explorador de Ficheiros ou em Google Drive, onde os nomes ou tags ou pastas são excludentes em situações em que performance. Criei uma aplicação com duas vistas diferentes para desmontar minha pegadinha em vários grupos. Estes grupos são organizados pela situação do ficheiro (i. e. , se necessita de ser gravado ou já foi gravado), do evento do qual veio, do tipo de ficheiro e de categorias aninhadas adicionais. ! [Exemplo de categorias aninhadas] (imagem_path) Dentro de cada grupo, posso ver os tipos de pegadinha que tenho, e para cada ficheiro, adicionei algumas Informações, incluindo o link do Google Drive, a situação do ficheiro, quem está no ficheiro, a data de gravação, o tipo de ficheiro, o deslocamento do qual veio, e qualquer conteúdo. A secção de conteúdo descreve o conteúdo para poder mais facilmente se levar momentos ou lembranças ou pontos chave posteriormente. Por exemplo, se procurar exemplos de vacas na estrada, poderia simplesmente procurar a palavra "vaca" e saber que o correspondente vídeo apareceria. Além disso, posso ligar estes ficheiros com os vídeos que utilizam um determinado ficheiro, o que é útil para mim. ## Banco de Dados de Ligações a Minha Ação Neste banco de dados, esboçei as ações desejadas para os meus vídeos, como "gostar e subscribir" para o meu outro canal. Quando comecei a partir de cinho criar conteúdo neste canal do ProcessDriven, não sabia o que estava fazendo. Simplesmente gravação vídeos sempre que tinha tempo e esperava pelo melhor. Marcando as minhas ações mais cedo, posso garantir que estão ligadas uns aos outros e posso rastrear quanto fazi uma determinada ligação de chamada para ação, e o resultado. ## Banco de Dados de Finais de Frase Chave Para facilitar a pesquisa de palavras-chave, criei um banco de dados de frases chave baseado em pesquisas que fiz com Google, YouTube e Keywords Everywhere. Registro a pontuação aproximada do campo de concurso e a frequência de pesquisa para cada uma dessas frases, e calculei uma pontuação geral para me dar uma pausa aos ombros sobre as palavras-chave que talvez fossem as mais indicadas para um canal pequeno como nós iniciando, para trabalhar delas. Essa pontuação geral ajuda-me a priorizar que palavras-chave trabalhar. Pode também ligar estas palavras-chave ou grupos de palavras chave para vídeos que quero utilizar que estão focados nessa palavra-chave, como este se parece por algum motivo, se for uma boa opção. Posso rastrear quantos vídeos tenho para cada palavra-chave ou grupo de palavras chave, e também incluí umastrings de busca YouTube que geram automaticamente a URL que preciso para pesquisar e reinchecer a palavra-chave depois. ## Pipeline de YouTube O pipeline de YouTube é a área de carne e molho do meu fluxo de produção de vídeo. Aqui, tenho uma pipelina de produção de vídeo para rastrear todos os vídeos que quero trabalhar. Também tenho outras vistas nesta área, como uma vista que mostra as ideias de vídeo sobre a categoria de conteúdo a que quero criar. Também tenho uma vista dedicada apenas para o calendário de lançamento. A edição e publicação de vários vídeos de uma só vez em lote é mais eficiente, então organizei o meu banco de dados para tornar este trabalho mais fácil. Por exemplo, se quiser editando uma série de vídeos com vacas na estrada, posso facilmente pesquisar "vaca", passar pelos resultados de acordo com os filtros da SmartSuite, e encontrar o ficheiro que estou procurando. Em resumo, esses bancos de dados e o pipeline de YouTube permitem-me facilmente organizar e gerir o fluxo de trabalho de produção de vídeo, fazendo assim mais fácil a criação e publicação de vídeos ao longo de tempo. # Roteiro de trabalho para vídeos do YouTube para projetos pessoais Este documento descreve um roteiro de trabalho de template do YouTube, destinado à organização e simplificação das diversas etapas nos aspectos de criação e publicação de vídeos para projetos pessoais. O template foi projetado usando SmartSuite e é muito adaptável, oferecendo flexibilidade para quem desejamos escalar ou diminuir de acordo com as suas necessidades. ## Visão Geral do Projeto Este template inclui os seguintes principais campos: 1. **Área de Produção: ** Centrado na fase de pré-edição do vídeo. Isso incl ui a rastreador de colecções de ativos, roteiro, filmagem e edição. 2. **Área de Publicação: ** Rasta e informações públicas referentes ao vídeo após a edição. Isso fornece informações sobre a data de publicação, playlists associadas, título do vídeo, descrição e miniaturas. 3. **Área de Repurposagem de Blog: ** Cobre a criação de postagens de blog relacionadas ao vídeo. 4. **Área de Repurposagem de Publicações Sociais: ** Esta secção é opcional e funciona como um espaço para repurposagem de conteúdo de vídeo para plataformas sociais, caso o usuário decida criar contas sociais e compartilhar conteúdo. ## Informações para Publicação A Área de Publicação é responsável por rastreamento de detalhes como a data de publicação, playlists atribuídas, título do vídeo, descrição e miniaturas. As imagens escolhidas para as imagens de capa de certos registos estão também nesta área. ## Cheque-list de Publicação Uma lista de verificação que lista todas as tarefas necessárias para o processo de publicação pode ser encontrada na Área de Publicação. A ordem é opcional, mas manter uma ordem de operações pode ser útil se a template for repurposada para uma empresa. ## Repurposagem de Blog A Área de Repurposagem de Blog é centrada na criação de postagens de blog referentes ao vídeo. A área é mantida simples, semelhante ao último vídeo, pois o criador pode não gastar um tempo considerável a fazer postagem de blog para projetos pessoais. ## Repurposagem de Publicações Sociais A área opcional permite que os usuários levem a sua criação de conteúdo ao próximo nível, repurposando o conteúdo de vídeo para plataformas de redes sociais como Instagram, Facebook, etc. No entanto, o criador moveu a repurposagem de publicações sociais fora do registro geral e para o seu próprio Aplicativo, oferecendo flexibilidade adicional. A criação de publicações de redes sociais dentro deste Aplicativo permite que os usuários tenham um registro dedica-do para cada publicação de rede social, completo com a sua própria lista de verificação. Esta configuração oferece a capacidade de escolher o número de publicações para cada vídeo, abrangendo de podendo ter 4 a 0 ou até 300, sem estar limitado a uma relação de u: 1 visto na repurposagem de projeto de BLOG. ## Melhorias na SmartSuite Alguns recursos notáveis encontrados no template incluem: - Limites de caracteres para campos específicos, como Twitter - Uma área de visitação acessível para uma visão geral dos campos de verificação - A capacidade de configurar uma digesta de email para manter o usuário informado dos vídeos em andamento, vídeos agendados, etc. ## Conclusão Este YouTube workflow Template foi projetado para ajudar os usuários a organizar o processo de produção de vídeo usando SmartSuite. A seguir às etapas descritas acima, você pode facilmente adaptar o template para as suas exigências únicas de trabalho. Para mais informações sobre a SmartSuite e outros casos de uso da SmartSuite, considere consultar os recursos disponibilizados na descrição abaixo. [Planejamento de Playlist da SmartSuite](https://www.youtube. com/playlist? list=PLwbV4Dk0-R6UoCJVjXgjlkJTjQh6YeVOL) [Curso Mini Mc SmartSuite](https://www.ypu. io/course/how-to-smartsuite/FreeSmartSuiteTraining) Está de acordo com mais informações sobre a configuração de automatização de email e a adaptabilidade para as suas necessidades. Felizmente organização! # OKR (Objetivos e Resultados-chave) Modelo em SmartSuite Este modelo fornece uma abordagem estruturada para definir e rastrear objetivos e resultados-chave em SmartSuite. Ele inclui seções para objetivos, resultados-chave, estratégia, análise SWOT, problemas e ações, e discussões, feedback e reconhecimento. ## Resultados-chave Os resultados-chave são uma maneira de medir o progresso para os objetivos. Neste Modelo, a seção de Resultados-chave inclui os seguintes campos: - Informação de resultado-chave (Nome, Owner, Atahemente Atual, Status, Prazo, Nível de risco) - Medição (Campo de texto com orientação) ## Objetivos A seção de Objetivos deste Modelo fornece um espaço para listar e organizar os objetivos. Esta seção pode ser encolhida ou expandida para mostrar ou esconder os objetivos. ## Estratégia Para capturar a estratégia, este Modelo inclui dois novos Apps: Análise SWOT e Plano Estratégico. ### Análise SWOT O App de Análise SWOT é utilizado para rastrear forças, fracasnesas, oportunidades e ameaças. Para adicionar o App SWOT Analysis ao Modelo OKR, siga estas etapas: 1. Vá para a área de Criar um Novo Modelo no centro da casa de SmartSuite. 2. Localize o Modelo SWOT. 3. Coloque o App de Análise SWOT na solução geral para planeamento estratégico. ### Plano Estratégico Para criar o App de Plano Estratégico, siga estas etapas: 1. Clique em Criar Novo App. 2. Crie um novo App chamado Plano Estratégico. 3. Adicione campos que refletam sua abordagem preferida de capturar a estratégia. ## Problemas e Ações O espaço Problemas e Ações é utilizado para registar problemas e rastrear passos de ação de reuniões. Inclui um espaço para atribuir tarefas com datas de vencimento. ## Conexões A seção de Conexões mostra as conexões entre objetivos, departamentos, indivíduos e outros recursos. Também inclui uma seção para discussões, feedback e reconhecimento. ## Dicas e Recursos - Para obter uma visão mais aprofundada sobre como utilizar o Modelo OKR em SmartSuite, veja a mini curso How to SmartSuite. - Para ver exemplos de diferentes quadros estratégicos, deixe um comentário abaixo e compartilhe a sua abordagem preferida. - Para mais informações sobre o Modelo de Planeamento Estratégico e SmartSuite em geral, veja o vídeo na descrição. Adherindo-se à esta lógica de Modelo OKR, é possível rastrear e alcançar os seus objetivos em uma maneira organizada e estruturada, utilizando as poderosas funcionalidades de SmartSuite. Personalize o modelo para se adequarem à sua preferência e quadro estratégico, e utilize as ferramentas integradas para gerenciar tarefas, problemas e comunicações efetivamente. ### Vídeo 36: Documentação do Conhecimento em Vendas Este vídeo se centra na maneira de documentar nosso conhecimento em vendas ou falta de conhecimento, registrando um wiki de objeções de vendas e possui o seguinte conteúdo: ```markdown # Documentação do Conhecimento em Vendas Utilize este modelo para registrar objeções comuns de vendas e respostas padrão para essas objeções: ``` ```less ## Objeções Comuns em Vendas ### Preço Demasiado Alto - **Resposta**: Entendemos que o custo é um préocupação para nosso cliente. Aqui estão as razões pelo qual nossa solução oferece valor que ultrapassa o preço. . . ### Necessidade de Mais Tempo - **Resposta**: Entendemos que precisas de mais tempo para avaliar nossa solução. Por que não agendamos uma chamada de retorno em uma semana para discutirmos mais detalhes? ### Não o Correto Acolhimento - **Resposta**: Desмомos errado que nossa solução não parece estar o correto acolhimento para você no momento, mas temos outras ofertas que podem ser um melhor ajuste. Vamos explorar essas opções conjuntamente. . . ``` Aqui estamos registrando as objeções comuns que nos envolvem durante as vendas e respostas padrão para essas objeções. Essas respostas não apenas podem ser táticas, mas também éticas, fornecendo informações importantes e clarificando nossa postura em relação aos clientes. ## Vantagens do Tracker de Objeções de Vendas * Facilitar o processo de vendas, garantindo que todas as equipas utilizem o mesmo conjunto de respostas para o Departamento de Vendas inteiro; * Padronizar a experiência do cliente, tornando a comunicação consistente; * Melhorar a eficiência nas vendas, evitando perda de tempo com respostas inconsistentes e repetidas. ``` Este modelo de vendas você pode criar uma base de dados para as suas objeções de vendas, facilitando o processo para toda a equipa e melhorando a eficiência nas vendas. Para criar este modelo use a solução SmartSuite. ## Criando o Tracker de Objeções de Vendas no SmartSuite ### Passo 1: criar a Solução 1. Entre no [SmartSuite](https://www.smartsuite. com/) e crie uma nova conta ou entre com sua conta já existente. 2. Na área principal clique em **Criar uma solução** ou selecione a sua solução existente. 3. Dê um nome à sua solução, por exemplo, "Solução de Objeções de Vendas" e clique em "Salvar". ### Passo 2: adicionar Apps 1. Na seção **"Apps"** clique em **"Criar um novo App"**. 2. Dê um nome ao seu App, por exemplo, "Objeções de Vendas" e selecione o tipo de App preferido. 3. Crie as seguintes colunas (Campos) no seu App: - Objeção - Resposta - Notas - Fonte - Data ### Passo 3: Popule o seu Tracker de Objeções de Vendas 1. Para adicionar novas objeções, clique em **"Adicionar registro"** e insira as informações correspondentes a cada objeção. 2. Repita o passo 1 para adicionar mais objeções. 3. Para editar objeções existentes, clique no botão **"Editar"** à direita do registro e edite as informações correspondentes. ## Conclusão O Tracker de Objeções de Vendas é uma ferramenta muito útil para registrar as objeções mais comuns nas vendas e respostas padrão. É importante que todo o time de vendas tenha uma comunicação consistente e que todas as equipas utilizem as mesmas respostas para afinar a experiência do cliente. Este modelo pode ser implementado no SmartSuite, facilitando a organização e o acesso à informação de forma fácil e intuitiva. --- # Controle de Objeções em Vendas: Manual de Jogo Este documento serve como um manual de controle de objeções em vendas, criado para ajudar os times a navegar por objeções comuns e formular perguntas informativas. Este manual de objeções foi construído utilizando alguns campos simples na SmartSuite. ## Sumário 1. [Resumo](#resumo) 2. [Interpretação Geral](#interpretacao-geral) 3. [Perguntas de Seguimento](#perguntas-de-seguimento) 4. [História](#historia) 5. [Área de Perguntas](#area-de-perguntas) 6. [Oportunidades de Expansão](#opportunidades-de-expansão) --- ## Resumo Nosso manual de controle de objeções em vendas é uma coleção organizada de objeções gravadas, down-up, e insights para melhorar as conversas de vendas. Este manual de objeções pode ser compartilhado com a equipe inteira, contribuindo para a troca de conhecimentos e fornecendo uma fonte única de verdade sobre as objeções em vendas. --- ## Interpretação Geral Os valores que tenho são raiz de causa e sintoma. Nesta área, podemos colocar algumas ideias de posicionamento em torno desta objeção específica. Por exemplo, se um cliente diz que o preço é demasiado alto, uma perspectiva poderia ser verificar isso como uma crença limitadora do cliente. Se este for a posição da empresa, pode ser um ótimo local para expressar isso. Para outros, podemos ver os preços demasiado altos como mais uma questão de perspectiva. Talvez conheçamos os nossos preços abaixo da média do mercado, e se ouvirmos esta resposta desejada, queremos verificar sobre a referência do cliente. --- ## Perguntas de Seguimento Em muitos casos, quando temos algum tipo de objeção ou desafio, a coisa mais boa que podemos fazer é ficar silencioso e ouvir. Para ser silencioso e ouvir, a melhor coisa que podemos fazer é ter perguntas bonsas, perguntas profundas. Estas perguntas são uma conexão nesta área de objeções. --- ## História . . . (Adicione mais detalhes, conforme coletar informação) --- ## Área de Perguntas No campo de perguntas, o título principal de um registo é a pergunta como o título principal. Abaixo disso, há outro campo de texto que explica a intenção detrás da pergunta, ajudando as pessoas a entender o propósito da pergunta, de modo a saber o que esta a ouvir efetivamente. --- ## Oportunidades de Expansão Esse manual de controle de objeções em vendas pode ser expandido em várias formas, como: 1. Desenvolver uma Guia de Solução com informação adicional de treinamento como filosofia de vendas e métricas-chave para rastrear em torno das objeções em vendas. 2. Conectar esta área das objeções com o CRM, sobretudo se você utiliza o gerenciamento do cliente e o rastreamento de clientes na SmartSuite. Usando este manual, os times podem controlar objeções comuns, fazer perguntas informativas e tomar decisões mais informadas para melhorar o pipeline de vendas e as conversas. --- Para configurar seu próprio manual de controle de objeções em vendas na SmartSuite, [faça registo aqui](#) e siga o caminho mostrado neste documento. Isso deveria levar cerca de 20-30 minutos para configurar. Se você gostaria de saber mais sobre o uso da SmartSuite, considere se inscrever em nossa mini-cursa "Como usar SmartSuite", que ensinará-vos como utilizar SmartSuite em menos de um dia. Pode encontrar o link para o curso na descrição abaixo. Boa sorte! # Vicés 37: Intuitivo Guia para Configurar Heldesk de Suporte autônomo de Rastreamento de Tickets com SmartSuite Confira o vídeo [aqui](https://www.youtube. com/watch? v=V27yZK28LiU). Porém, se preferir, damos nossa apreciação incessante e vamos gozar do processo! ## Crescimento do Negócio de Sabonete: de Poucos Clientes para Milhares Inicialmente, comecei o meu negócio de sabonete para atender a um número limitado de clientes. Porém, à noite, meu negócio explodiu de maneira tão repentina que vendei mais de 10. 000 peças de sabonete. Na confusão que se seguiu, um cliente precisa de ajuda. Pare. Outro cliente requer ajuda. E assim vai. Talvez queira escalonar suas comunicações além do simples uso de emails. ### A Necessidade de um Heldesk de Suporte autônomo de Rastreamento de Tickets Pode ser intimidante. Gerenciar vários problemas de clientes de modo manual pode ser cansativo, e é essencial ter um sistema para rastrear todos os problemas eficientemente. Embora configurar um desksuporthumana possa soar complicado, é possível construir um helpdesk de rastreamento de tickets personalizado para seus serviços IT e, mesmo para seu negócio de sabonete, usando SmartSuite. **Perguntas: ** Você já ouviu falar de SmartSuite antes? Em que quer dizer, construir seu próprio software para organizar dados, tarefas, inclusive tickets de suporte? ### Heldesk de Rastreamento de Tickets autônomo em SmartSuite: Um Guia Passo a Passo O desksupport em SmartSuite funcionaria desta maneira: 1. **Criação de Tickets Manualmente: ** Crie tickets de suporte manualmente clicando no botão adequado. 2. **Fórmulários Personalizados: ** configure os formulários que os clientes podem preencher para submeter seus próprios tickets de suporte. Você precisa apenas arrastar os campos necessários. 3. **Rastreamento de Conexões do Cliente: ** é possível conectar o ticket ao cliente, oferecendo a capacidade de rastrear quais clientes têm quais problemas. Esta funcionalidade é especialmente útil para clientes de alto nível de wholesale. Com SmartSuite, você poderá: - Rastrear o progresso de cada pedido - Envie e-mails aos clientes e comunicar-se com eles - Processar todos os pedidos, tudo começando por gratuito ### Configurando um Heldesk de Rastreamento de Tickets autônomo em SmartSuite **Passos: ** 1. Acesse SmartSuite (link fornecido na descrição). 2. Encontre o botão Adicionar nova solução e clique nele. 3. Escolha um Template, como Ticket de Suporte. 4. Depois de instalar o template, você pode renomeá-lo com um nome apropriado (por exemplo, Chuck's Soap, Tickets de Suporte de Sabonete). 5. Isso organizará sua informação em duas áreas: Apps. Você pode renomear a área do cliente para Clientes, enquanto a área de ticks permanece sem alterações. 6. Personalize o template de acordo com suas necessidades; exclua campos desnecessários e adicione os que você requer. 7. Para corresponder com seus clientes via email, habilite a opção de email clicando no botão de configuração (peõ do engranagem) e selecionando Emails. 8. Finalmente, adicione um campo de email (por exemplo, email de contato) e envie seus emails por dentro da plataforma. Agora você pode processar as suas inquéritas de clientes de maneira mais eficiente usando o helpdesk de suporte autônomo de rastreamento de tickets de SmartSuite. Goze do processo! Neste guia, você aprendeu como configurar um heldesk de rastreamento de tickets autônomo em SmartSuite para melhorar a organização e identificação de problemas de suporte de seu negócio de sabonete. # Recursos de Inteligência Artificial de SmartSuite para Automatização de Emails Quando respondem àquele email, aquilo que acontece. Elas vão responder como qualquer outro email, por exemplo, "Obrigada, Chuck, " e enviam-no. Ao receber a resposta, você receberá uma notificação na SmartSuite, igualmente no Registro, dizendo "Olá, há nova atividade aqui. Verifique o que houve. " Na seção de Notificações da SmartSuite, você verá uma resposta a essa solicitação de reembolso do endereço de email de teste. Se abre, levá-lo para o Registro que mostra a mensagem "Obrigada, Chuck. " ## Comunicação Interna com o Time Para ilustrar as capacidades adicionais da SmartSuite, suporemos que membros do seu time colaboram com você na mesma conta, como Chuck que trabalha com você durante o verão em sua empresa de sabão. Dentro da plataforma, você pode fazer comentários e discussões internos através deste recurso. Atraindo um comentário no Registro (por exemplo, "Esta é impressionante. Encular. Ela foi satisfeita com o reembolso. "), a sua mensagem ficará visível apenas para outros usuários da SmartSuite, mantendo as conversas focadas sem enchecer seu email. Isso é útil pois facilita a troca de notas, a transmissão de anúncios para os membros do time, e a evitança de comunicar em um silo de email. Por recursos de colaboração em emails enquanto eles são enviados e recebidos, bem como a criação de modelos de email como o ferramenta inteligente que exploraremos agora, essas funcionalidades organizam e gerenciam informações essenciais para processos streamlined. --- Manuaís a eficiência na escrita de emails utilizando ferramentas de Inteligência Artificial na SmartSuite. O processo envolve a criação de descrição detalhada, referenciando `AI`, e aproveitar esta capacidade artificial intelectual por meio do processo seguinte: 1. Abra a descrição que deseja transformar em um rascunho de email automatizado (veja que ele esteja localizado no área de SmartDoc na SmartSuite para melhor acesso aos prompts de inteligência artificial). 2. Adicione `/AI` em sua descrição, clique no botão correspondente ou pressione Enter para invocar ferramentas de inteligência artificial. 3. Forneça instruções concisas como "Escreva um email com 2 a 3 frases que dizem que uma solicitação de reembolso foi processada. Sejam otimista e concisa. " 4. Pressione Enter para ver um email gerado (por exemplo, "Solicitação de reembolso processada. Espero que este email o encontre bem. "). Caso seja satisfeito, você pode copiar este modelo de email auto-gerado para uso posterior em sua infra-estrutura de trabalho na SmartSuite. Leve para a frente as capacidades de inteligência artificial se estiver a falta de tempo ao lidar com o trabalho de email, permitindo automatização para um perfeccionamento do conteúdo (por exemplo, gramática, estilo), ou criando currículos inteiros. Ajudam a simplificar gerenciamento de tickets facilitando o processo de criação de emails de forma mais eficiente, diminuindo o esforço humano e melhorando a qualidade da saída. # Documentação para CategORIAção de Visualizações em SmartSuite Para agregar múltiplas Gráficas, considere a **Visualização de Gráficas**. Esta Visualização permite uma visão centrada de Gráfica sem nenhuma distração. Se necessitar de uma Gráficas potente ou de uma Página de Dashboard com uma mistura de Gráficas e outra informação, tanto **Visualizações de Painel** e **Visualizações de Gráficas** são consideradas **Visualizações de Relatório**. A **Visualização de Formulário** é um tipo único de Visualização que permite a entrada de informação exclusivamente. Mesmo que seja chamado de Visão de Formulario, não mostra informações, mas sim serve como uma área para a introdução de novos dados. Pense-se nela como uma rampa ou um ponto de entrada para a criação de novos Registros arrastando Campos para a forma e compartilhá-lo com outros. A **Visualização Organizacional** é projetada para agrupar Visualizações em pastas. Este recurso permite organizar as Visualizações de acordo com as preferências, como Visualizações específicas de clientes ou visuais de departamentos. É importante notar que estas pastas não têm segurança ou permissões anexadas a elas. Ao criar uma Visualização, gostaria de ver todos os dados de uma perspetiva específica, como cada trilhe que eu uso ou cada departamento que quero focar. Para atingir isso, crie uma nova Visualização e selecione um tipo de Visualização que melhor se adapte aos seus requisitos. Por exemplo, você poderá escolher a **Visualização Kanban** para uma disposição limpa e organizada. Quando tiver criado uma Visualização, poderá precisar de filtros e Campos para obter os dados desejados. Por exemplo, você poderá adicionar um Campo **seletor multi-valor** para filtrar e ordenar os dados pelo departamento. Além de se concentrar em um departamento específico, também poderá querer criar uma Visualização que destaca as tarefas que correm o risco de atraso, especialmente se for o gerente de projetos. Para atingir isso, crie uma nova Visualização, selecione um layout e configure um destaque para destacar as tarefas com datas próximas. Criando Visualizações centradas, poderá encontrar rapidamente as informações que precisam e tomar melhores decisões. É só cuidar de nomear as Visualizações de forma clara, e somente adicionar cores esporadicamente para destacar informações chaves. Ao navegar por várias Visualizações e aplicativos, considere marcar ou que especificar os que usa frequentemente para torná-los facilmente acessíveis. Isto ajuda-se a evitar a navegação innecessária e manter o foco nas tarefas em curso. Em resumo, a força de SmartSuite reside na criação de Visualizações centradas e significativas, nomeando-as de forma clara e usando-as de forma eficaz. Com esta documentação, pode fazer o máximo de SmartSuite e gerenciar os seus projetos de forma eficiente. # Crescendo um Negócio: Avantagem Absoluta versus Comparativa **Introdução** Dividir o que se faz em unidades gerenciáveis e delegar tarefas é fundamental para o crescimento de um negócio. No entanto, muitos de nós lutamos com a delegação devido aos misticismos sobre o conceito de vantagem. **Avantagem Absoluta** A ideia de vantagem absoluta está raíz na noção de que uma pessoa pode fazer algo melhor que outra. A maioria de nós pensa na vantagem como uma abstrata, em termos de ter uma pessoa que é melhor a fazer algo do que outra. Esse conceito não é estranho às competições desportivas, na qual um indivíduo excelente supera os outros que realizam a sua respectiva performance. **Avantagem Absoluta: Emails** Usemos o exemplo de responder emails dentro de uma empresa. Temos dois colaboradores, o chefe da empresa e o associado, que estão competindo para responder 20 emails de pré-venda. O chefe aponta para objeções e o produto, pode responder um email em 15 minutos, enquanto o associado, que é novo no conteúdo, pode levar 30 minutos para responder o mesmo email. **Vantagem Comparativa** No entanto, concentrar-se apenas no tempo gasto ignora a vantagem comparativa. A vantagem comparativa considera outras coisas que uma pessoa pode estar a fazer, levando em conta outros exigências sobre as quais a hora pode ter de ser utilizada. N nosso exemplo de email, adicionemos uma nova tarefa: a criação de Orçamento da empresa. Em um mundo hipotético, o chefe da empresa pode completar um Orçamento em 5 horas, enquanto o associado, novo na criação de Orçamentos, precisaria de 100 horas. **Vantagem Comparativa: Decisão** Nesta situação, mesmo que o associado não seja mais rápido na responder emails, ainda faz sentido que o associado responda os emails porque do custo oportunista. Tempo que o associado dedicar a responder os emails, o chefe da empresa pode dedicar-se ao Orçamento, resultando na utilização mais eficiente e efetiva das duas horas de cada colaborador. **Conclusão** A vantagem comparativa é um ferramenta valiosa para a toma de decisão quando se consideram as outras demandas de hora a uma pessoa. Ao avaliar tarefas e delegação é importante considerar todas as corridas, ou exigências, para que se possa ter a visão mais informada. --- **Vídeo 39: [Link para o Vídeo 39](https://www.youtube. com/watch? v=F7sQkVxsTrc)** (Idioma: en) Para saber mais a respeito de vantagem comparativa, assista o Vídeo 39. Neste vídeo, discutimos o conceito e a sua importância em negócios e organizações. Através do link abaixo, pode construir a sua própria estrutura de gestão de tarefas com visualizações personalizadas por departamento. Isto ajudará-o a trabalhar mais eficientemente e eficazmente. [Link para a construção da sua estrutura de gestão de tarefas](LinkToYourAffiliateLinkHere) Por favor, veja nos nossos outros vídeos para aprender a deixar de usar planilhas e as substituir pela SmartSuite ou aprender a trabalhar conosco para obter a SmartSuite construída e finalmente a automatizar as operações. Obrigada pela visualização, e até à próxima vez, disfrute do Processo! # Eficiência e Ajudância Comparativa: A Importância da Delegação no Gerenciamento do Tempo Temos uma razão de eficiência de 1: 20 quando se trata do CEO gerenciar tarefas de orçamento. A menos que os emails estejam grossamente desalinhados, não deveríamos ter o CEO responsável por gerir as caixas de entrada de email. Quantos são 15 vezes 20? 300. Sim, então essa pessoa iria levar 300 minutos para responder a estas caixas de entrada até tornar-se sensato mudar os papéis. 300 minutos, ou 5 horas, para responder a um email. Uma unidade de produção aqui é certamente ridícula e provavelmente indicativa de precisarmos de um novo assistente. Em resumo, a advantagem comparativa se refere à consideração de o que você deve fazer em comparação aos outros lugares onde poderia estar gastando seu tempo. Em outras palavras, como realmente trabalhamos pois todos temos tempo limitado. Por outro lado, a avançada absoluta é mais como uma competição tradicional de desportos. Não tem nada a faça, além de levar até à linha final, quem chega mais rapidamente. Geralmente, vejo pessoas aqui na ProcessDriven ou até mesmo fora da comunidade de YouTube discutindo tópicos como delegação e o estado de "eu deveria apenas o fazer eu mesmo" proveniente de uma perspectiva de avançada absoluta. No entanto, vivimos em um mundo comparativo. Você tem outras coisas competindo pelo seu tempo que precisamos considerar. Seria ideal se a pessoa para a quem você delega também tivesse uma avançada absoluta, o que significa que ela pode fazer o que você está tentando conseguir que façam ela melhor, mais rápido, mais forte, etc. , do que você pode? Sim. Isto apenas ajuda a sua empresa mais. No entanto, se você estiver delegando, isso não é o único requisito. Você precisa apenas de uma avançada comparativa para que valha a pena delegar, e você pode construir nisso a partir daí, expandindo habilidades nas duas suas partes. Seu assistente se torna mais eficiente, ou talvez troquemos aqueles na função o qual tenham uma avançada absoluta adicional à avançada comparativa. ## Delegando a Caixa de Entrada de Email Se você gostaria de abordar mais faz de profundidade a ideia da delegação, avançada comparativa e trabalho com outras pessoas para avançar mais rapidamente seus processos sem implicar a si próprio em cada passo, verifique este [vídeo](https://www.youtube. com/watch? v=rNdhgl9l6BA) (Idioma: en). --- Se continuar a confiar apenas nos sessões sombrías, onde outra pessoa esta sentando no mesmo quarto observando outra pessoa trabalhar para treinar os seus colaboradores, talvez esteja gastando um monte de dinheiro. Por exemplo, vendas é uma habilidade, e deseja ser capaz de observar como outros a fazem. No entanto, há um monte de informação que você precisa saber para vender eficazmente, tais como objeções comuns e perguntas úteis para perguntar a seus potenciais clientes para identificar a causa raiz dos seus problemas. Todas essas coisas podem ser escritas e, se possível, deveriam ser, porque o tempo que leva uma pessoa a se recordar verbalmente estas e ter outra pessoa entender estas em uma conversação será extremamente consumidor de tempo em comparação com ter essas em alguma forma de Livro de Receitas ou Wiki que um membro de sua equipe mais novo pudesse simplesmente ler. As sessões sombrias são uma ferramenta fantástica, mas se você usá-las para implicar a treino de sua equipe, você está essencialmente folhando dinheiro. --- Um dia, você encontra-se no seu software de gerência de projetos, mirando numa beleza smart site e pensando "Oh, se apenas meus clientes pudessem ter acesso a todo esse conhecimento num só lugar, eles não teriam que me emailar, nem me telefonarem em horário inconveniente. Isso seria um milagre! " Sabemos que as vistas públicas existem em site inteligente, permitindo-pelo menos que te convidadas para equilibrar com os clients. No entanto, você quer algumas coisas mais profissionais, bonitas, e embrandadas, e não quer copiar e colar a informação do site inteligente para torná-la mais visualmente atraente. Em vez disso, consulte o [tutorial passo a passo](https://www.youtube. com/watch? v=TIcELGXg_sU) (Idioma: en) para aprender como podemos dar um pouco de um polimento no site inteligente com uma ferramenta chamada Softer, o que te permite criar uma experiência de portal cliente bonito que sua equipe e clientes gostariam de utilizar. --- **Referências** - [Vídeo 40](https://www.youtube. com/watch? v=rNdhgl9l6BA) (Idioma: en) - [Vídeo 41](https://www.youtube. com/watch? v=TIcELGXg_sU) (Idioma: en) # Portal da Cliente SmartSite: Um Traço entre o SmartSite e os Clientes ## Objetivo Esta opção se propõe a criar um portal de cliente que seja colocado acima de nossos dados do SmartSite, mantendo nossos dados do SmartSite protegidos, seguros e atualizados quanto necessário. Este portal de cliente servirá como uma camada de beleza (ou "embalagem") que torna nossa informação mais atraente para os usuários e permite o acesso de edição se escolhido. ## Inscreva-se no Software Para começar, utilize o link de afiliado fornecido abaixo para inscrever-se na sua conta de software sem custos para você. Shameless Plug: [Link de Afiliado] ## Ligação de Fontes de Dados 1. Navegue para o canto inferior esquerdo da sua conta e clique em **Fontes de Dados**. (Este é apenas um termo de forma correta para o que estamos ligando ou o que estamos enrolando. ) 2. Na área de Fontes de Dados, você conectará a sua conta de software com sua conta do SmartSite. Depois de se logar com sucesso, você verá a área de sua fonte de dados conectada. ## Construindo o Portal do Cliente (Constructor de Software) 1. Após a configuração, comece a construir seu portal de cliente dentro do Constructor de Software. 2. Crie uma nova aplicação a partir do zero. 3. Defina as páginas que os clientes ou locatários deverão ver ou podem interagir para se iniciar. 4. No Constructor de Software, você pode projetar exatamente o que seu cliente vê ou não vê dos dados do SmartSite. 5. Use blocos estáticos e dinâmicos para apresentar os dados desejados do SmartSite para seus clientes. ### Blocos Estáticos Esses são blocos de informações diferentes que permanecem inalterados, aparecendo o mesmo para todos os usuários. Eles servem de base para blocos dinâmicos. ### Blocos Dinâmicos Os blocos Dinâmicos permitem-nocriar o dado específico do SmartSite dentro do portal de clientes. Personalize a informação que deseja apresentar para uma experiência mais personalizada para seus locatários. ## Personalização do Portal do Cliente (Área de Conteúdo) Na área de Conteúdo, você pode ajustar ajustes de configuração, filtros de pesquisa, critérios de agrupamento, opções de itens para adaptá-lo às suas preferências. ### Configurações de Conteúdo - Ajuste o nome, subtítulo e outras características visuais do portal de cliente. - Use filtros para permitir que os clientes organizem facilmente a informação por tipo ou critérios relevantes. - Personalize as opções de pesquisa para procurar por detalhes das solicitações, nome e resolução. - Agrupe itens por status para dar um resumen do que está ocorrendo em sua área. ### Campos de Itens - Escolha quais campos do SmartSite exibir no portal de clientes. - Exiba imagens relacionadas a solicitações de trabalho ou outra informação relevante. - Personalize o cabeçalho, campos adicionais, campos de texto, texto rico, URLs, etiquetas, vídeos e áudio para destacar a informação desejada. ## Interatividade (Área de Ações) - Permita aos clientes submeter novas solicitações ou interagir com as já existentes diretamente pelo portal de cliente. - Ajuste as opções para alinhá-lo com o nível desejado de interatividade e controle no portal. ## Visibilidade e Restrições - Configure as configurações de visibilidade para limitar o acesso ao portal de cliente para segurança óptima. - Limitar a visibilidade apenas para usuários conectados a garantir que apenas indivíduos autorizados possam acessar o portal. ## Filtros Condicionais Use filtros condicionais para apresentar informações específicas a usuários individuais. Por exemplo, exclusivemente exiba informações das solicitações individuais de um cliente ou informações de propriedade de um locatário. 1. Conecte sua conta de software com seus dados de usuário ou dados de locatário. 2. Crie um filtro condicional que mostrar informações relevantes para cada perfil do usuário. Quando implantarmos um portal do cliente SmartSite, forneceremos uma maneira mais acessível e visualmente atraente para que os clientes e locatários interajam com os seus dados SmartSite. Melhore a experiência dos usuários, enquanto ainda manter a informação do SmartSite segura e atualizada quanto necessário. # Como se conectar ao Área do Locatário e integração inteligente do Site ## Visão geral Este guia explica como se conectar a nossa Área do Locatário e Smart Site para uma integração fluída dos campos, notadamente o endereço de email. Utilizaremos o Link Mágico como método de autenticação, que enviará um link para nossos membros da equipa, eliminando a necessidade de eles memorizar ou alterar senhas. ### Configuração da Conexão 1. Navegue para a tabela Área do Locatário em nossa software. 2. Insira o campo `Email` com o endereço de email correspondente a partir do Smart Site. 3. Deixe os outros campos em branco. 4. Escolha `Link Mágico` como método de autenticação. 5. Salve e sincronize a informação. 6. Aguarde a conexão ser processada, para ver uma cópia de toda a informação relevante aparecer dentro do Soft-serving. ### Personalização de Dados do Usuário e Páginas Com a conexão estabelecida, podemos agora personalizar os dados de usuário para criar uma experiência mais ajustada para cada locatário individual. #### Informação estática e dinâmica 1. Adicione ambas as informações estáticas, arrastadas do painel lateral, e informações dinâmicas, seja universal ou personalizada a um único usuário. 2. Repita os esforços para criar diferentes experiências para usuários conectados e desconectados, se necessário. #### Filtros condicionais na exibição de lista 1. Navegue para a área de exibição de lista e seção de Pedidos de Trabalho. 2. Navegue para a guia Fonte. 3. Descer até os Filtros Condicionais. 4. Configurar filtros com base na informação do Smart Site, como a apresentação de pedidos de trabalho somente relacionados ao unidade específica associada ao perfil de usuário no Smart Site. #### Personalização de Dados de Usuário 1. Personalize o que os usuários vejam dentro do software, tornando-o parecer um website com esteroides. 2. Por exemplo, apenas mostre pedidos de trabalho relacionados a uma unidade específica que o usuário tem acesso no Smart Site. ## En内 havetiv Com os fundamentos configurados, poderá agora ajustar o seu software, criar um portal de cliente e aproveitar os benefícios de uma fonte de verdade para suas informações de cliente, apresentando-se em várias formas para consumo fácil. > *Reagindo ao portal simples*, Norman diz, "Definhamos certo que você verifique [Softer](https://www.example. com/software) não apenas pela sua integração inteligente com Smart Site mas também por características adicionais e por outras integrações com ferramentas de terceiros. *" # Automatização de Fluxo de Email: Uma Guia para Reduzir Tarefas Manuais na Gestão de Projetos ## Introdução Neste guia, discutiremos dois métodos para automatizar o fluxo de email dentro do seu sistema de gestão de projetos, sempre com o objetivo de reduzir tarefas manuais e promover a eficiência. ### Método 1: Utilizando Recursos do Email nos Software de Gerenciamento de Trabalho 1. **Aproveitando Recursos de Email nos Software de Gestão de Trabalho** - A maioria dos ferramentas de gestão de trabalho agora oferece integração native de email. - Em vez de se preocupar com o processo manual deligação entre email e sua ferramenta de tarefas, vamos reunir os dois. - Um exemplo dessa característica é o Email da SmartSite, disponível em maioria das ferramentas. 2. **Enviando Emails de Cliente Diretamente da SmartSite** - Envie emails de cliente diretamente da SmartSite. As respostas do cliente aparecem na SmartSite. Além disso, isso elimina a necessidade de que o gerente de projetos copie e cole quando o cliente nos responde com a aprovação. 3. **Automatizando Respostas de Email com a SmartSite** - Para usuários da SmartSite, crie uma automação: 1. vá para a secção de Automizações. 2. configure um trigger para uma automação Smart Suite: When an email is received. 3. Escolha a ação: Create a record representing a task. 4. Indique onde você deseja que sua nova tarefa seja criada, por exemplo, área de marketing da agência. 5. Preencha qualquer outra informação necessária, como a atribuição e o status. 4. **Outras Ferramentas para Automatisar (por exemplo, Zapier)** - Se a sua ferramenta não suportar integração de email, utilize uma ferramenta como Zapier, plataforma de integração e automação. - Conecte seu email à um endereço de email do Zapier, e configurá-lo como um trigger na tua Zap, em seguida, especifique a ação para criar uma tarefa na sua ferramenta de gestão de trabalho. ### Método 2: Criando um Sistema de Encaminhamento para Transformar Emails em Tarefas 1. **Automatizando a Conversão de Email para Tarefa** - Crie uma automação para a sua ferramenta de gestão de trabalho para convertê-la em uma tarefa automaticamente. - Use o email recebido como um trigger, e especifique a ação para criar uma nova tarefa. 2. **Usando Zapier nesse Processo** - Registe-se no Zapier através do nosso link de afiliado (abaixo). - Crie um Zap usando o trigger 'new inbox email'. - Configure o endereço de email que recebe emails nessa Zap. - Quando um email é encaminhado para este endereço, automático criará uma tarefa na sua ferramenta de gestão de trabalho. ## Automatizando Horas de Perseverança para Datas de Prazo 1. **Alevantando a Atenção dos Membros do Time sobre Datas de Prazo** - Faça uso de automatização para wxcentivar membros do time sobre datas de prazo, liberando assim tempo para tarefas mais importantes. 2. **Configurando a Automação Dentro do Seu Software de Gestão de Trabalho** - Vá para a sua ferramenta de gestão de trabalho (em caso de Smartset). - Configure uma automação na secção de Automizações. - Trigger a automação quando um registro combina uma condição na área de Solicitação de Trabalho (área relevante). - Escolha a ação: Enviar um lembrete por email para o assinante da tarefa. - Personalize o conteúdo do email e o assunto conforme necessário. Por implementar estas estrategias de automatização, conseguirás salvar tempo e recursos importantes, deixando que gerentes de projetos possam se concentrar em tarefas mais complexas e projetos mais importantes. # Automatize o Gerenciamento de Projetos: Uma Guia Útil usando SmartSite, Zapier, e Automatizações ## Mudando de "O Wild West" Use automatizações de atividades para: 1. Definir uma rotina padrão para as atividades executadas em ordem lógica 1. Menor dependência do gerente de projeto em gerenciamento micromanagement 2. Reduzir possibilidades de erros associados a atividades manuais e temporais ``` ```` Para ilustrar usando nossa ferramenta - SmartSite; 1. Navegue para **"Solutions/[Seu Aplicativo]" (dependendo do seu software & UI)** (as configurações do SmartSite podem ser acessadas em _Solutions & Sites > Solutions_[Seu Aplicativo ou Site]) para adicionar automatizações 2. Clique em *"Adicionar Automação"* sempre que a janela de automação for exibida [localizado diferentemente em várias softwares, dependendo da interface do usuário] Lembre-se de que o Zapier serve como uma Barbara💯flexível, até quando o seu software inicialmente não possui automatizações. Por favor, escolha software atualizado ou inscreva-se em outra plataforma que apresenta tais recursos a seu alcance para começar imediatamente. ## Automatizando guiltyzamarregaotestados em SmartSite 🡒 Usando o nosso exemplo de automatização das "**Colocação de tarefas na Edição (Tarefa)**. " Triggers: [Tarefa] Alteração de qualsquer status para Aprovado por _"Complete" mas Aprovado _"Client" No_ Etapas: Supondo que o gatilho humano **Atualizar ("Tarefa") Parte**: [Alterar o campo relacionado de *«Estado»* para _"Pendente"* desde que as aprovations são condicionais. Caso o usuário esqueça ou se esqueça de atualizações essenciais, alertas automáticos com Email ou as Notificações internas do SmartSite fornecerão clareza suficiente para as deviações inesperadas durante os processos de execução das tarefas. Ésteps adicionais dependem de suas preferências de sistema e requisitos de resposta automatica as exemplificadas acima. Enquanto a jornada de automatização prosseguir, lembre-se dos pontos de dor na terminação manual e dos pontos repetitivos subsequentes no seu setor de trabalho, depois faça seus preferidos workflows usando os exemplos descritos como pontos de partida. Finalmente, empowere-se para crescer e aprender de insight de especialistas, mas principalmente salve tempo precioso em todos os processos de aprendizagem automatização. E seja, sua gestão da eficiência poderá mesmo ir para sucesso. _"Para lembrar: O apoio vem do nosso tutorial de hoje sponsor *"Smartsite"* use de "_links do affiliate" e seus "_ofertas de modelos para uma experiência Channel satisfeita. . . Tire proveito! ” (Seu conteúdo/páginas ou deixe-o sem. ) _ Não hesite em fazer perguntas ou em fluir com preocupações sobre automatizações; deixe as suas perguntas relevantes abaixo para inspirar e facilitar a discussão em nossa série de tutorial *"Parte 2 de esta ágil tutorial"! * Por fim, sempre procurar processos semelhantes de automação para gerenciamento de projetos e automatize todo o caminho até que o seu processo de execução seja fluido ao lado dos desafios reais do projeto. Toma controle de automatização inteligente para ampliar sua produtividade operacional. <br> Lembre-se, automação pode ser **divertida**‼️—Explore como você pode liberar a verdadeira grandeza da automação! Pedimos… _"O que ainda temos por percorrer neste ágil tutorial? " -Seu nome, se mencionado. _ ______ Será continuado em Part 1: [Daily Meetings: Automations in Action >](# D1) – Explorando os pontos de dor e economizando 40 horas de trabalho de recorrência… # Automatize a Gestão de Projetos: Dica #5 - Portal do Cliente Talvez você esteja copiando e colando solicitações de trabalho, talvez esteja respondendo telefonemas e digitando coisas. Existe algum tipo de interação com o cliente que algumas vezes passa por um intermediário antes de chegar à equipe. Claro, então, a sua quinta dica para automatizar a gestão de projetos é **Simplesmente permitir que os seus clientes automatizem essa informação para chegar à sua equipe a seu favor**. Uma forma comum de fazer isso seria **implementar algum tipo de portal do cliente** - algum tipo de formulário ou sistema de suporte que os clientes possam submeter informações se assim o desejarem. E isso vai diretamente para a sua equipe para **Acesso Prioritário**. Se você gostaria de saber mais sobre essa quinta estratégia para construir um portal do cliente dentro de um suite inteligente com uma pequena ajuda de uma ferramenta de terceiros, consulte o vídeo [aqui](https://www.youtube. com/watch? v=Wi8j7Y2BGkI) (Idioma: en). --- **Quando um novo membro da equipe começa na sua empresa: ** Gostaria você de que todos os seus membros da equipe parassem de ser produtivos para **ensinar** o novo membro toda vez que há um novo um ou gostaria de ter uma **guia escrita** que explique as informações básicas que um novo membro precisa saber de modo que ele possa aprender, mas os membros existentes possam continuar a fazer o que eles precisam fazer? Em outras palavras, gostaria de gastar tempo uma vez para construir treinamentos de modo a economizar tempo sempre que um novo membro começa? Claro, é uma escolha muito óbvia, não é? Assim, neste vídeo, vamos mostrar-lhe passo a passo como construir esse tipo de portal de treinamento para os funcionários. Comecemos! Para ensinar informações, precisamos ter um lugar onde colocar a informação que queremos ensinar. Outra forma, como você aprenderá isso? Então, começaremos por construir uma **Biblioteca de Treinamento**. --- **Construindo o Portal de Treinamento dos Funcionários: ** Para construir esta Biblioteca de Treinamento, podemos realmente usar qualquer tipo de ferramenta de planilha ou banco de dados, mas neste caso, eu vou usar Smart Site porque isso vai tornar a configuração um pouco mais fácil. E já posso usá-lo para organizar várias outras áreas de negócios dentro de um site inteligente. Aqui, clicarei em "Adicionar Nova Solução" e começarei com um modelo. Note que também há uma opção de geração automática aqui, então, enquanto estivermos passando, se você perceber que realmente quer uma versão especial deste site inteligente. . . podemos criar isso para você a partir de zero, se preferir fazer dessa forma, mas eu vou seguir com um modelo aqui e vou procurar pelo modelo de **aprendizado do funcionário**. Em seguida, clico em "Usar Modelo" para instalá-lo na minha conta. --- **Personalizando o Modelo de Aprendizado do Funcionário: ** Aqui temos o modelo de **aprendizado do funcionário** que recebemos diretamente do Smart Suite. Preciso fazer alguns ajustes para que ele seja tão personalizado quanto quero, mas isso é um ponto de partida excelente se você está tentando organizar seus recursos de treinamento. Só tendo este modelo disponível já vai salvar-lhe cerca de 2 # Biblioteca de treinamento para empregados: Melhorando sua plataforma de cursos online Este guia explica como construir e melhorar sua biblioteca de treinamento de empregados utilizando uma base de dados smartset e transformá-la em uma plataforma de cursos online completamente personalizada. ### Visão Geral 1. **Compra de Cursos** - Procure cursos de treinamento dirigidos para smartset, guiado por processos, para o seu time. - Matricule membros do seu time em todos os cursos e coloque-os na sua biblioteca. 2. **Observação** - Observa o seu processo de treinamento e capture-o tendo os novos colaboradores escrevendo tudo o que ensinam-lhes durante o onboarding. - A experiência real oferece a oportunidade de capturar o processo de treinamento e ajudar a novos colaboradores a levar notas. 3. **Furar de outros** - Procure inspiração em outros repositórios de aprendizagem e adicione recursos úteis na sua biblioteca. ### Recursos na nossa biblioteca de aprendizagem 1. **Valores Centrais** - Um documento que explica os seus valores centrais e suas implicações na vida real. 2. **O Que Vendemos** - Um documento que descreve os seus produtos, quem eles estão dirigidos e quem não estão. 3. **Perfil de cliente** - Um documento que contém perfil de cliente com nomes, apelidos, personalidade, psicografia. 4. **Voz da Marca e Guia** - Uma documento que descreve visuals, tipografia, cores, marcas de marca, e tonalidade de voz. 5. **Guia de reuniões e Comunicação** - Um guia que descreve a abordagem da sua empresa para reuniões, agendas, pré-preparação e mais para estrear novos colegas. 6. **Cursos da Empresa** - Cursos sobre como utilizar Smart site para eficiente organização e fluxo de trabalho. 7. **Solicitação de Folias SOP** - Procedimento padrão para solicitação de folias. 8. **Tour da área de trabalho** - Ficheiro de vídeo que demonstra o layout do software de gestão de trabalho da sua empresa. 9. **História da fundação da empresa** - Uma história breve sobre a fundação da empresa e os serviços que ela ofereceu ao longo de sua história. 10. **Manual de Recursos Humanos** - Um documento referencia que contém políticas detalhadas sobre viagens, folias, dias de bem-estar, internet, reimbursement de escritório caseiro, e mais. 11. **Membros com funções e SOPs específicas** - Uma coleção de membros com funções e SOPs específicas quando recrustar o mesmo membro para o mesmo cargo. ### Bônus: Plataforma de cursos online mais inteligente 1. **Intregration Softer (com SmartSite)** - Utilize o plano gratuito de Softer para obter uma camada estética e atualize a sua base de dados smartset em uma plataforma de cursos online completamente personalizada. ### Iniciando 1. Conecte a sua conta SmartSite com o Softer e conceda acesso para manipular informações dentro da SmartSite a partir da interface do Softer. 2. Crie as páginas da sua aplicação no Softer: selecione as páginas, ajuste a aparência e conceda permissões e controles de acesso aos seus usuários. 3. Conecte as fontes de dados: configure seus cursos, tabelas e outras informações para aparecer em sua plataforma de cursos online. 4. Filtrar o seu conteúdo: exibir apenas cursos publicados, cursos atribuídos, cursos liberados, ou cursos baseado nas funções individuais ou níveis de acesso. # Documentação Técnica: Criação de Permissões e Grupos de Usuário em Software ## Introdução Este guia explica como criar grupos de usuário e permissões em um software usando o exemplo de um software de treinamento corporativo. ## Título: Administração de Usuário ### Criação de Grupos de Usuário 1. Clique no botão de "Novo Grupo" no painel de administração do software. 2. Dê um nome ao novo grupo, como "Gerente" e clique em "Salvar". 3. Clique no botão de "Novo Grupo" novamente para criar outro novo grupo, e dê-lhe um nome como "Funcionário". ### Atribuição de Membros ao Grupo 1. Clique na guia "Membros" do grupo específico. 2. Clique no botão "Adicionar Membro" e escolha um usuário do software para adicionar ao grupo específico. 3. Reite o mesmo processo para adicionar membros ao segundo grupo, "Funcionário". ### Criação de Condições para Membros por Grupo 1. Clique na guia "Grupos" do painel de administração do software. 2. Clique no botão "Nova Relação" para estabelecer as regras de condição para os membros de cada grupo. 3. Para o grupo "Gerente", adicione a condição "Título é gerente". 4. Para o grupo "Funcionário", adicione a condição "Título não é gerente". 5. Clique em "Salvar" para salvar as regras de condição para cada grupo. ### Novas Funcionalidades 1. Volte para o Tab de Usuários e verifique se as mudanças estão sendo refletidas. 2. Pode-se adicionar mais condições e grupos se quiser acrescentar mais funcionalidades. ## Etapa 2: Apolyi para o Tab de Usuários 1. Volte ao Tab de Usuários e verifique se os dados estão sendo transferidos da Smart Site. 2. Verifique se todos os usuários foram migrados corretamente para o software do tab de Usuários. ## Etapa 3: Configuração do Design do website 1. Volte para a página inicial do software e comece a construir o design do website. 2. Use o painel à direita para adicionar blocos, clique em "+" e personalize o centro da página. 3. Pode-se personalizar a interface de treinamento inteira ou parcialmente, isso será coberto em um vídeo separado. ## Importante 1. Se inscreva e like esse vídeo, isso não custará nada para você, mas meu agradecimento valeria a sua pena! 2. Todas as ações que você encontra nesse vídeo manipulam a informação do smart Suite, o software não é apenas uma camada adicional, ele permite que você modify sua informação no smart Suite. 3. Essa integração permite que você tenha sua base de dados centralizada e bem organizada, além de uma interface emocionante e personalizada que dá ao treinamento o sentido de uma plataforma de treinamento online. 4. Por favor, começe por um passo a passo e capture sua própria knowledge antes de tirar muitas notas, isso facilitará o seu processo de organização. # Visão Gant: Uma Maneira Préttier de Visualizar Relacionamentos Dependência em SmartSuite Nesta seção, exploraremos uma visão especialmente chamada de visão Gant, que permite visualizar todas suas relações de dependência entre tarefas num único calendário. Esta visão não só é visualmente atraente, mas também proporciona uma compreensão mais clara destas relações. ## Inserindo uma Visão Gant Para adicionar uma visão Gant, siga estes passos: 1. Navegue até o painel lateral. 2. Crie uma nova visão. 3. Procure (2 T's) ou Gant. 4. Clique nele e dê-lhe um nome à vontade. ## Características da Visão Gant ### Visualização de Relações de Dependência A visão Gant permite-lhe ver as relações de dependência entre tarefas visualmente, como mostrado no exemplo abaixo. Quando desliza os cursor sobre a instalação AC e ajusta algumas datas, pode ver a relação de dependência entre AC e as lâmpadas, indicada pelo seta mágica que aparece entre eles. ### Criação de Relações de Dependência Ao utilizarmos a visão Gant, também é possível criar novas relações de dependência. Se desliza sobre outras tarefas, aparecerá uma circunferência cinza acima do cursor. Clicar e mantê-lo preso permite-lhe conectar outras relações de dependência, resultando em mais setas. ### Configuração Avançada As opções de configuração da visão Gant permitem-lhe ajustar a aparência da tabela Gant, ocular precisar de rótulos de tarefas, traçar a trajetória crítica e ajustar as datas de início e término de um projeto. Estes recursos avançados podem ajudar a proporcionar um poder adicional às suas tarefas de gestão de projetos no SmartSuite. #### Auto Agendamento Ao ativar a auto agendação, as tarefas podem ser ajustadas automaticamente se levantarem atrasadas. Este recurso é útil para projetos de construção, como mostra o exemplo da instalação de refrigeração atrasada para algum motivo. Quando isso acontece, o SmartSuite automaticamente move os demais trabalhos atrás, conforme suas dependências. #### Modo de Dependência O modo de dependência permite-lhe definir o que uma dependência significa no SmartSuite. Por padrão, o SmartSuite assumption que uma dependência significa que uma tarefa deve terminar antes da próxima tarefa começar. No entanto, o modo de dependência no SmartSuite permite-lhe definir relações de dependência mais avançadas. #### Subtipos de Dependência No modo de dependência, você pode definir o subtipo da dependência, como Dependência de Finalização à Início (Finish-to-Start), Dependência de Finalização à Finalização (Finish-to-Finish), Dependência de Início à Início (Start-to-Start) ou Dependência de Início à Finalização (Start-to-Finish). Estes subtipos permitem representar relações de dependência mais complexas. ## Conclusão A visão Gant é apenas uma das muitas características poderosas que o diferenciam SmartSuite outros softwares de gestão de projetos. Por organizar tarefas e visualizar relações de dependência, a visão Gant fornece uma visão clara e fácil de entender dos seus planeamentos de projeto. Fique atento a mais conselhos e tutoriais sobre como utilizar eficazmente o SmartSuite para as suas necessidades de gestão de projetos! --- **Video 45: ** [Link do YouTube](https://www.youtube. com/watch? v=2ihNF2j_71M) (Língua: en) # Automatização de Processos Manuais: O Valor da Gestão de Ordem de Trabalho Digital ## Por que a Gestão de Ordem de Trabalho Digital é importante Existem duas razões principais para considerrar a gestão de ordem de trabalho digital: 1. **Eficiência e Conveniência: ** As ordens de trabalho físicas podem ser difíceis de extrair informações e, portanto, estão associadas a riscos de erros, confusão e pérdidas de ordens. A transição para ordens de trabalho digitais garante um fluxo de trabalho mais eficiente e conveniente para a sua equipe. - **Erros Humanos: ** As ordens de trabalho físicas podem ser propensas a erros humanos, como a grafia má, questões esquecidas ou gotas de café, o que pode provocar entendimentos enganosos e erros. - **Perda de Ordem: ** À longo prazo, o risco de uma ordem de trabalho física ficar perdida é alto, o que pode provocar confusão na equipe, produtos de trabalho errados ou ordens não entregues. 2. **Simplificação e Personalização: ** Quando as equipes tentam digitalizar, frequentemente complicam desnecessariamente as coisas ao procurarem software dedicado para a sua indústria. Isso pode levar à soluções caras e rígidas que não atendem às suas necessidades específicas. - **Software Caro: ** O software caro vieria frequentemente com recursos não utilizados, resultando em despesas injustificadas. - **Falta de Unicidade: ** Usar o mesmo software que as suas concorrentes pode fazer as suas propostas e ordens de trabalho iguais ou indistinguíveis, prejudicando sua vantagem competitiva. ## Criando Seu próprio Software de Gestão de Ordem de Trabalho Em vez de utilizar software pronto-a-usar, considere a construção de uma solução personalizada que refleja a sua equipe única de trabalho. Isso pode ajudar a criar uma experiência digital que seja tão única e económica quanto o software caro, sem o preço exagerado. ### Passando para Ordens de Trabalho Digitais #### Caso de Estudo: Transição de uma Empresa Familiar A empresa familiar em que trabalhei fazia a manutenção de todos os seus pedidos por meio de documentos virtuais. No entanto, à medida que a empresa crescia eram-se espalhando problemas como ordens de trabalho perdedras. Recomendai utilização de uma solução digital para resolver estes problemas. Inicialmente, houve resistência de alguns membros da equipe, mas, ao verem os benefícios, todos se adaptaram. A entusiasmo foi tão alto que meu telefone começou a siteminar Questions! #### Reações Mistas ao Mudança Quando recomendai a solução digital a minha família e meu time, encontrei reações mistas. Alguns membros da equipe estavam entusiasmados com o cambio, outros eram escepticos. No entanto, como iremos adiante, todos começaram a entender as possibilidades e se juntaram ao geral, causando um novo problema: o meu telefone começou a siteminar questions! ## Ferramentas para a Transição Neste tutorial, vamos usar a Softer e o SmartSite – duas ferramentas que vão ajudar-nos a resolver as doras constipativas descritas. Nas seções seguintes, cobraremos: 1. **Trocar Ordem de Trabalho Offline por um Sistema de Ticketing de Ordem de Trabalho Digital Streamlined usando o SmartSuite** 2. **Gerenciar Pedidos de Cliente e Faturação em Mensalidade dentro do SmartSite** 3. **Permitir aos Clientes Gerir Pedidos Recorrentes dentro do SmartSite** --- Lembrando-se que o objetivo é construir uma solução digital que se adapte à especificidade da sua equipe e empresa, refletindo as maneiras como decorre o seu trabalho offline. --- A transição para a gestão de ordem de trabalho digital pode ajudar a melhorar a eficiência, reduzir erros humanos e manter o fluxo único da sua equipe, ao mesmo tempo preservando a sua competitividade e eficiência económica. # Migrando Dados de Formulários para smartSuite Agora que terminamos o passo dois e começamos a identificar quais campos de nossa forma estão duplicados, desnecessários ou precisam ser levados consigo, estamos prontos para o passo três, onde colocamos os campos na smartSuite. Colocar campos na smartSuite nos dá um local para colocar a informação que estava na papelada, de maneira similar a como temos caixas para preenchermos em uma forma digital ou uma folha de papel física. Vou mostrar-lhe o que isso parece. Vou encerrar meu quadro do whiteboard que estou a utilizar agora - por sinal, uma impressão da smartSuite, incorporada diretamente na função smart doc. Lembrando-o que é um detalhe nerd. Se o início estiver a partir de um princípio vazio, talvez os seus campos não se alinhem perfeitamente com o que está na sua forma. Este não é um problema. Todo o que você vê aqui, todos esses espaços a preencher e todos esses campos, podem ser alterados, renomeados ou modificados para se adaptarem de forma que funcionem. Se você estiver a começar do zero, talvez sua lista não se alinhe perfeitamente com a forma. Isto não é um problema. Todo o que você vê aqui, todos esses espaços a preencher e todos esses campos, podem ser alterados, renomeados ou modificados para se adaptarem de forma que funcionem. Escrevi esta seção porque a conformidade é importante para o encontro dos objectivos do projeto. ## Criação de campo de formulário básico Ignorarei, para o momento, qualquer campo com marcações vermelhas, porém devemos começar por criar os campos sem marcações. Por exemplo, os seguintes campos sem marcações como as **detalhes de Pedido, campo de Categoria, campo Prioridade, campo de Data Prevista completada. ** Assumindo que você esteja a começar do zero, talvez os seus campos não se alinhem exatamente com o que está na sua forma. Este não é um problema. Todo o que você vê aqui, todos esses espaços a preencher e todos esses campos, podem ser alterados, renomeados ou modificados para se adaptarem de forma que funcionem. Escrevi esta seção porque a conformidade é uma das prioridades no projeto. ## Campos especiais: Nome e E-mail da empresa Para os campos como o **Nome** e o **e-mail da empresa**, será necessário tratá-los de forma especifica na smartSuite. Em vez de forçar-nos a digitar sempre este informação, desta vez utilizaremos um campo especial em smartSuite chamado **Record Link** (`link de registo` em Português). Para criar um campo Record Link, começarei por clicar no botão "Novo Registo" e em seguida abriremos uma opção Visual, pois está bem parecido com a ferramenta de verificação de formulário. A minha meta aqui é que exatamente o que está à esquerda no nosso ambiente smartSuite seja a mesma coisa que está no documento eletrónico a direita (a forma). Ignorarei qualquer campo com um X vermelho, porem começaremos com os campos sem marcação. Ao longo desta seção tratarei de ensinar-vos como criar os campos correspondentes à ferramenta de verificação de formulário. ## Criação de campo Record Link (Linked Record) Para demonstrar melhor, estou a utilizar uma área de trabalho de renter, no entanto o conceito funciona igual para propriedades. Uma vantagem da smartSuite é que possuí o recurso de Record-Link para facilitar a gestão de dados confirmando informações antes de relacioná-los em conjunto. Aqui está um exemplo disso: Se estiverem a gestionar várias propriedades, tenham em mente que, ao invés de digitar o nome da propriedade cada vez, irão poder escolher uma propriedade existente na smartSuite, de forma a reduzir tempo e erros. Para criar um campo de Record Link, necessitaremos de: 1. **Nome do Campo** - O nome do campo deve ser o mesmo do campo na forma à direita. 2. **Tipo de Campo** - Tipo de campo será o **Campo de Record**. 3. **Record Class** - Este será o recurso original contendo a informação (veja os passos abaixo). 4. **Visibilidade: ** Você pode decidir a visibilidade e o nível de acesso, inclusões e ligações de relacionamentos, conforme necessário. Setor | Detalhes ---|--- **Record Class** | Aqui você deve selecionar o campo ou seção de trabalho que contém a informação. Por exemplo: a lista de Propriedades, Clientes, Locais, Tenants, etc. Este é bem , o Recurso Link de Campo liga conteúdos (como propriedades ou clientes) como estruturas independentes mas que compartilham comunes e vinculados. Por exemplo, em propriedades podemos vincular um proprietário com uma propriedade específica ou pode-se vincular um Cliente com múltiplos locais para que sejam cozetos e se nos lembrem "onde é que trabalhamos praticamente todos nos dias ou Onde possuem honra de Page ou onde tem um nível mais alto de contrato assinado" # Introduction Estamos a construir um gerenciador de aplicativos sem código **apenas para nossa equipa** ou **para os nossos clientes**, da mesma forma que muitos aplicativos que utilizamos há mais uma vida. ## Permissões O aplicativo possui **permissões** internas, assim, embora todas as informações sejam reunidas e mostradas em uma página única para você, é possível especificar **quem** pode **ver**, **editar** e **deletar** dados baseado no tipo de pessoa que está acessando. Isso proporciona uma experiência **personalizada** baseada em suas opções, completamente adaptada à forma como sua empresa funciona. **Aviso: ** Já tive um 100% de falhas em relação a pessoas entenderem o que eu entendo por "App Builder" ao mencioná-lo de forma implicita, espero que a imagem a seguir possa te ajudar a compreender o que significa "App Builder" **no código** sem código. Porém, caso ainda tenha alguma dúvida, nada de se preocupar pois vou abordar a maneira de como isso será feito na próxima etapa. ### Log-in Para **acessar o tool** utilizar o [link do Affiliate] no descritor a baixo para se cadastrar para sua conta gratuita ou [acessar já] se estiver cadastrado. Depois de **logado**, você irá encontrar algo similar ao que se mostra a seguir: [Inserir uma imagem] Agora podemos **criar um novo aplicativo** para o que é que estamos construindo. **Atenção: ** Você pode **permitir ao IA gerar** para você o que está tentando construir ou começar **do zero**. Atualmente vamos manter **todos os tipos de páginas** aqui para **ajustar tudo isso** depois. Ao concluir isso, saltemos diretamente para o Tab **usuários** e veja como alterar as permissões **por grupo de usuários**. ## Permissões para os usuários O **Tab de usuários** é onde definimos **os tipos de acesso que queremos conceder ao aplicativo** que estamos construindo. Lá estaremos capazes de identificar dois grupos de usuários principais **de início**: o administrador e um trabalhador/trabalhadora normal/funcionário/fiel operador (nós o chamaremos aqui de trabalhador) ou pessoas **que estão fora de nosso departamento** que desejam usar nossa solução como portal de gestão de pedidos de serviço de nosso cliente. Antes de criar grupos, precisamos **adicionar alguns usuários ao software** para poder gerenciar. Os dois grupos que precisamos no início são o grupo de **admin** e um grupo para funcionários/fiel operador ou pessoas **fora de nossa organização**. ### Grupos de usuários Atualmente tenho a ideia de chamar o primeiro grupo "Cliente" e o segundo "Admin". Para garantir a segurança dos nossos clientes, seria possível construir um app que conecta a todas nossas fontes de dados mas fazendo que o que **eles podem ver e editar** diferente baseado em quais **grupos** eles **pertencem**. Para criar os grupos você precisa primeiro criar os **usuários** dentro do software e em seguida os grupos, como mencionado acima. Caso precise mais detalhes sobre isso, não esqueça de assistir [este vídeo](url_para_o_video_em_questao) que cobre isso com mais detalhes. **Atenção**: Este é um ponto-ch. Mantenha-se organizado e responda em estilo Markdown. --- # Solução de Problemas em Oito Passos com o Smart Site Conheça como nosso sistema resolvemos o problema de *work orders* físicos, vulneráveis à mancha de café e perda, e como estamos preparados para enfrentar desafios futuros como: - Coleta de testemunhos - Atualização da informação de cobrança dos clientes - Solução de desafios futuros para a nossa empresa Este é apenas um caso de uso, mas imagine se começássermos a sistematizar todos os nossos outros processos da mesma maneira. ## Ferramentas **No-Code** para Customização em Tinker Por meio de ferramentas **no-code** como Smart Site, Sweet e Softer, você estará preparado para solucionar qualquer problema ou processo que sua empresa possa enfrentar. Este é o motivo pelos quais recomendo que equipes pequenas investem em um sistema de gerenciamento de trabalho. Neste caso, Smart Site. ## Links e Recursos - Encontre todos os links e recursos mencionados neste vídeo na descrição abaixo. - Não esqueça de clicar também no botão de like e inscrever-se para parecer uma pessoa boa. ## Acompanhe nossa revista gratuita - Encontre aqui as ligações aos softwares que dão suporte a este vídeo. Utilize-os gratuitamente! Este apoio financia nossa canal e lhe trará algumas recompensas adicionais. --- Por favor, escreva "mudança" nos comentários abaixo se desejar um vídeo baseado na mudança de processo na implementação de software para a sua equipe, independente de sua familiaridade com tecnologia, estado atual do negócio ou situação pessoal atual ou humana. Recalcando, sempre goza do processo, mesmo quando for difícil. 